ระบบ ERP ราคาคิดจากอะไร และจะเทียบใบเสนอราคายังไงให้เห็นของจริง

ตอบก่อน ราคา ERP คิดจากอะไร

ราคา ERP คิดจากจำนวน man-day ที่งานต้องใช้ คูณด้วยอัตราต่อวันของทีมที่ทำ ไม่ใช่ราคาต่อผู้ใช้ต่อเดือนแบบโปรแกรมสำเร็จรูป ถ้าคุณจับสองตัวเลขนี้ได้ คุณเทียบผู้ขายได้ทุกเจ้า ถ้าจับไม่ได้ ราคารวมก้อนเดียวที่เขายื่นมาจะเทียบกับอะไรไม่ได้เลย

อัตราต่อวันมีฐานอ้างอิงสาธารณะให้ยึด หลักเกณฑ์ราคากลางการจ้างที่ปรึกษาของกระทรวงการคลังกำหนดอัตราสำหรับงาน ICT ไว้ที่ประมาณ 6,048 บาทต่อวันสำหรับวิศวกรระดับ 7 ปี และ 7,573 บาทต่อวันสำหรับระดับ 10 ปี ตัวเลขนี้ไม่ใช่ราคาของเรา แต่เป็นเกณฑ์ที่หน่วยงานรัฐใช้ตั้งราคากลาง และคุณดาวน์โหลดมาตรวจเองได้

ส่วนจำนวนวันขึ้นกับขอบเขตงานของคุณโดยตรง หน้านี้จึงไม่ประกาศราคาเหมารวม เพราะตัวเลขที่ไม่ได้มาจากขอบเขตงานจริงของคุณจะทำให้คุณเทียบผิดมากกว่าช่วยให้ตัดสินใจถูก สิ่งที่ให้ได้และมีประโยชน์กว่าคือกรอบจำนวนวันตามขนาดงาน แล้วคุณคูณเอง

อัตราต่อวันมาจากไหน

ฐานที่ใช้คือหลักเกณฑ์ราคากลางการจ้างที่ปรึกษาของกระทรวงการคลัง ซึ่งเป็นเกณฑ์ที่หน่วยงานรัฐใช้ตั้งราคากลางงานไอที และเป็นเอกสารสาธารณะที่ดาวน์โหลดมาตรวจได้ ตารางอัตราสำหรับสาขา ICT กำหนดเงินเดือนพื้นฐานตามวุฒิและอายุงาน แล้วคูณด้วยตัวคูณที่ประกาศไว้ เพื่อให้ได้อัตราเรียกเก็บต่อเดือน

หนึ่ง man-month เท่ากับ 22 วันทำงานตามเกณฑ์เดียวกัน หารกลับจึงได้อัตราต่อวัน ที่เหลือคือเลขคณิตล้วนๆ ที่คุณทำเองได้

งานแต่ละขนาดใช้กี่วัน

นี่คือครึ่งที่สองของสมการ ระยะเวลาในตารางอ้างจากกรอบที่เราใช้อยู่จริง คือ ERP ระดับ SME ใช้เวลาราว 4–6 เดือนตั้งแต่สรุปขอบเขตงานจนเปิดใช้ ส่วนขนาดทีมคือ 2–3 คนทำเต็มเวลา ซึ่งเป็นขนาดทีมที่งานระดับนี้ต้องการจริง

เอาจำนวน man-day ในตารางคูณกับอัตราต่อวันในหัวข้อก่อนหน้า แล้วคุณจะได้กรอบราคาของงานขนาดนั้น ทำแบบเดียวกันกับใบเสนอราคาที่ได้รับมา ถ้าตัวเลขสองฝั่งห่างกันมาก คำถามถัดไปคือห่างเพราะจำนวนวันหรือเพราะอัตราต่อวัน

• ถ้าผู้ขายเสนอจำนวนวันต่ำกว่ากรอบนี้มาก ให้ถามว่าตัดอะไรออก ไม่ใช่สรุปว่าเขาเก่งกว่า
• ถ้าสูงกว่ากรอบนี้มาก ให้ขอดูว่าเวลาที่เพิ่มมาใช้ไปกับงานส่วนไหน
• ถ้าผู้ขายไม่ยอมแตกเป็น man-day ให้ถือว่ายังเทียบราคาไม่ได้

ระบบ ERP ราคาถูก ได้แค่ไหน และแลกกับอะไร

คำว่าราคาถูกในงาน ERP แทบไม่เคยแปลว่าประหยัดกว่า แต่แปลว่ามีอะไรบางอย่างหายไปจากใบเสนอราคา ที่พบบ่อยคือขอบเขตงานที่แคบกว่าที่คุยกันไว้ จำนวนวันที่ตั้งไว้ต่ำเกินจริง หรือทีมที่เข้ามาทำไม่ใช่ระดับที่เสนอในเอกสาร

มีเส้นหนึ่งที่ควรรู้ไว้ ต้นทุนเงินเดือนวิศวกรอาวุโสในกรุงเทพฯ อยู่ราว 80,000–160,000 บาทต่อเดือน เมื่อบวกต้นทุนนายจ้างอีกประมาณ 1.3–1.45 เท่า แล้วหารเป็นรายวัน อัตราเรียกเก็บที่ต่ำกว่าราว 5,000 บาทต่อวันจะอยู่ที่หรือต่ำกว่าต้นทุนคนระดับนั้นแล้ว งานที่เสนอต่ำกว่าเส้นนี้จึงต้องมาจากทีมที่ประสบการณ์น้อยกว่า จากการทำหลายโปรเจกต์พร้อมกัน หรือจากการตั้งจำนวนวันไว้ต่ำแล้วเก็บเพิ่มทีหลังเป็น change request

ทางเลือกที่ประหยัดจริงและตรงไปตรงมากว่าคือลดขอบเขตงาน ไม่ใช่ลดอัตราต่อวัน ทำเฉพาะส่วนที่เจ็บที่สุดก่อน เช่น สต๊อกกับบัญชี แล้วค่อยต่อยอดงานบุคคลในเฟสถัดไป งบก้อนแรกเล็กลงจริง และคุณได้เห็นฝีมือทีมก่อนตัดสินใจเฟสต่อไป

• ERP โอเพนซอร์สไม่มีค่าลิขสิทธิ์ แต่ค่าวางระบบ ย้ายข้อมูล และปรับให้ตรงงานยังอยู่ครบ
• แพ็กเกจสำเร็จรูปราคาต่อเดือนถูกกว่า แต่คิดค่าปรับแต่งแยก และบางอย่างปรับไม่ได้เลย
• การลดขอบเขตงานลดงบได้จริง การลดอัตราต่อวันมักย้ายค่าใช้จ่ายไปโผล่ทีหลัง

ค่าใช้จ่ายที่ไม่อยู่ในใบเสนอราคาแรก

ค่าพัฒนาเป็นก้อนที่ใหญ่ที่สุด แต่ไม่ใช่ก้อนเดียว รายการด้านล่างคือส่วนที่มักโผล่มาทีหลังและทำให้ค่าใช้จ่ายรวมสามปีต่างจากที่คิดไว้ตอนเซ็น ควรถามให้ครบตั้งแต่ใบเสนอราคาแรก

วิธีเทียบผู้ขายที่ยุติธรรมที่สุดคือเทียบค่าใช้จ่ายรวมสามปี ไม่ใช่เทียบราคาก้อนแรกอย่างเดียว ผู้ขายที่ราคาเริ่มต้นต่ำกว่าอาจแพงกว่าเมื่อรวมค่าดูแลรายปีและค่าปรับแก้

• ย้ายข้อมูลจากระบบเดิม ยิ่งข้อมูลเก่าไม่สะอาด ยิ่งใช้เวลามาก และเป็นงานที่ประเมินต่ำกันบ่อยที่สุด
• ค่าดูแลรักษารายปีหลังเปิดใช้ ถามว่าคิดเป็นสัดส่วนของมูลค่างานหรือคิดตามชั่วโมงที่ใช้จริง
• อบรมผู้ใช้ และเวลาที่ทีมคุณต้องเสียไปกับการเรียนรู้ระบบใหม่ในช่วงเปลี่ยน
• เชื่อมต่อกับระบบอื่นที่ใช้อยู่ ทั้งระบบขายหน้าร้าน ธนาคาร และช่องทางออนไลน์
• ค่าเซิร์ฟเวอร์หรือคลาวด์รายเดือน และค่า licence ของซอฟต์แวร์ที่ระบบต้องพึ่ง
• change request หลังเปิดใช้ ถามอัตราต่อวันไว้ตั้งแต่ต้น ก่อนที่จะอยู่ในสถานะที่ต่อรองไม่ได้

SAP Oracle Microsoft เทียบกับ ERP ที่สั่งทำ

คำถามที่เจอบ่อยคือควรใช้ ERP ค่ายใหญ่อย่าง SAP Oracle หรือ Microsoft หรือสั่งทำเฉพาะทาง คำตอบไม่ได้อยู่ที่ค่ายไหนดีกว่า แต่อยู่ที่โครงสร้างค่าใช้จ่ายสองแบบนี้ต่างกันคนละทาง

ERP ค่ายใหญ่คิดค่า licence ต่อผู้ใช้ต่อปีต่อเนื่องไปตลอด บวกค่าวางระบบที่จ่ายให้พาร์ตเนอร์ผู้ติดตั้ง จุดแข็งคือระบบผ่านการใช้งานมาแล้วทั่วโลก มีมาตรฐานรองรับ และหาคนที่เคยใช้ได้ง่าย จุดที่ต้องระวังคือคุณต้องปรับกระบวนการทำงานให้เข้ากับระบบ ไม่ใช่ให้ระบบเข้ากับงานคุณ และค่า licence เป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีวันจบ

ERP สั่งทำจ่ายก้อนใหญ่ตอนพัฒนา แล้วค่าใช้จ่ายต่อเนื่องเหลือแค่ค่าดูแลกับค่าโครงสร้างพื้นฐาน ระบบตรงกับวิธีทำงานจริงเพราะออกแบบจากงานคุณ แต่คุณต้องมีคนดูแลระยะยาว และคุณภาพขึ้นอยู่กับทีมที่ทำโดยตรง

เส้นแบ่งที่ใช้ได้จริง ถ้ากระบวนการทำงานของคุณเหมือนธุรกิจทั่วไปในอุตสาหกรรมเดียวกัน ระบบสำเร็จรูปคุ้มกว่า ถ้าสิ่งที่ทำให้ธุรกิจคุณแข่งขันได้คือวิธีทำงานที่ไม่เหมือนใคร การบังคับให้มันเข้ากรอบระบบสำเร็จรูปคือการทิ้งข้อได้เปรียบนั้นไป

โปรแกรมบัญชีกับ ERP ราคาต่างกันเพราะอะไร

โปรแกรมบัญชีคิดราคาต่อผู้ใช้ต่อเดือน เพราะขอบเขตงานแคบและเป็นระบบสำเร็จรูปอยู่แล้ว ราคาจึงคาดเดาง่ายและเริ่มได้เร็ว ส่วน ERP คิดเป็นโปรเจกต์ เพราะต้องสรุปขอบเขตงานตามธุรกิจจริง วางระบบ และย้ายข้อมูลจากของเดิม

ความต่างของราคาสะท้อนความต่างของงาน ไม่ใช่ส่วนต่างกำไร โปรแกรมบัญชีตอบว่าเดือนนี้กำไรขาดทุนเท่าไหร่ ERP ตอบว่าสต๊อกเหลือเท่าไหร่ในคลังไหน พนักงานลาไปกี่วัน และตัวเลขทุกอย่างเชื่อมกับบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ

ก่อนตัดสินใจจ่ายส่วนต่างนี้ ควรแน่ใจก่อนว่าธุรกิจโตเกินโปรแกรมบัญชีจริงแล้ว สัญญาณที่ชัดที่สุดคือฝ่ายบัญชีต้องคีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างหลายระบบทุกวัน และผู้บริหารต้องรอรวมไฟล์หลายชุดกว่าจะเห็นภาพรวม