คำตอบสั้นๆ
ควรเลิกใช้ Excel คุมสต๊อกเมื่อมีคนแก้ไฟล์เดียวกันมากกว่าหนึ่งคน หรือของเข้าออกหลายที่ สัญญาณชัดที่สุดคือมีคนถามว่าไฟล์ไหนคือไฟล์จริง ถ้าสินค้าหลักร้อยรายการ คลังเดียว คนคีย์คนเดียว Excel ยังพอ และถึงจะเปลี่ยนก็ไม่ต้องข้ามไปสั่งทำเลย ยังมีการปรับ Excel, AppSheet และโปรแกรมสำเร็จรูปอยู่ตรงกลาง
ประเด็นสำคัญ
- Excel ยังพอเมื่อสินค้าไม่เกินหลักร้อยรายการ มีคลังเดียว และมีคนคีย์สต๊อกคนเดียว
- ตัวชี้ขาดคือจำนวนคนที่แก้ไฟล์เดียวกันและจำนวนที่ที่ของเข้าออก ไม่ใช่จำนวนสินค้า
- คีย์ซ้ำและไล่หาตัวเลขวันละหนึ่งชั่วโมง เท่ากับราว 250 ชั่วโมงต่อปีต่อคน
- ระหว่าง Excel กับระบบสั่งทำมีสามขั้น คือปรับ Excel ใช้ AppSheet หรือ Access และโปรแกรมสต๊อกสำเร็จรูป
- ย้ายทีละคลัง ใช้คู่กับ Excel หนึ่งรอบเดือน แล้วเทียบยอดให้ตรงก่อนเลิกใช้ไฟล์เดิม
ยังใช้ Excel คุมสต๊อกได้ไหม
ได้ ถ้าสินค้าไม่เกินหลักร้อยรายการ มีคลังเดียว และมีคนคีย์สต๊อกคนเดียว กรณีนี้ไม่มีเหตุผลต้องรีบเปลี่ยน สิ่งที่ชี้ขาดแทบไม่เกี่ยวกับจำนวนสินค้า แต่คือจำนวนคนที่แก้ไฟล์เดียวกัน และจำนวนที่ที่ของเข้าออก
สัญญาณที่ชัดที่สุดคือเริ่มมีคนถามว่าไฟล์ไหนคือไฟล์จริง แปลว่าสเปรดชีตกำลังทำหน้าที่ฐานข้อมูลของหลายคนพร้อมกัน ซึ่ง Excel ไม่ได้ทำมาเพื่องานนี้ และไม่มีสูตรไหนแก้ได้
Excel คุมสต๊อกได้ดีอยู่แล้วตรงไหน
ดีที่ความยืดหยุ่นและต้นทุนที่เป็นศูนย์ อยากเพิ่มคอลัมน์ก็เพิ่มได้ทันที อยากคิดสูตรเฉพาะธุรกิจตัวเองก็ทำได้โดยไม่ต้องรอใคร ธุรกิจที่วิธีนับสต๊อกยังไม่นิ่ง ถ้ารีบล็อกเข้าระบบตายตัว งานกลับยากขึ้น
ทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว ไม่ต้องอบรม ไม่ต้องจ่ายค่าไลเซนส์เพิ่ม และเปิดดูได้จากเครื่องไหนก็ได้ ซึ่งมีค่ามากในช่วงที่เงินสดยังตึง
คำตอบที่ตรงที่สุดสำหรับหลายธุรกิจจึงเป็นว่ายังไม่ต้องเปลี่ยน ให้รู้ว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน แล้วเปลี่ยนตอนข้ามเส้นจริง ไม่ใช่เพราะรู้สึกว่าถึงเวลา
รู้ได้ยังไงว่า Excel คุมสต๊อกไม่ไหวแล้ว
ดูจากหกสัญญาณข้างล่าง ทุกข้อทำให้เสียเงินจริง แต่เป็นเงินที่ไม่เคยขึ้นเป็นบรรทัดค่าใช้จ่ายในงบ จึงมองไม่เห็นจนกว่าจะนั่งคิด
- มีไฟล์สต๊อกมากกว่าหนึ่งเวอร์ชันวิ่งอยู่ในไลน์กลุ่ม แล้วต้องถามกันว่าอันไหนล่าสุด
- ตัวเลขในไฟล์กับของจริงบนชั้นไม่ตรงกันเป็นประจำ และรู้ตัวตอนนับสต๊อกปลายเดือนเท่านั้น
- ต้องคีย์รายการเดิมซ้ำเข้าโปรแกรมบัญชีหรือระบบขายอีกรอบทุกวัน
- ของหมดโดยไม่มีใครรู้ล่วงหน้า เพราะไม่มีอะไรเตือนเมื่อยอดต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
- เปิดคลังที่สองหรือหน้าร้านเพิ่ม แล้วต้องแยกไฟล์กันคนละชุด รวมยอดข้ามคลังไม่ได้
- ไม่รู้ว่าใครแก้ตัวเลขไหนตอนไหน เวลาของขาดจึงหาต้นตอไม่เจอ
ระหว่าง Excel กับระบบสั่งทำ มีอะไรอยู่ตรงกลาง
มีสามขั้น คือปรับ Excel ให้ดีขึ้น ใช้เครื่องมือสร้างแอปแบบไม่ต้องเขียนโค้ด และใช้โปรแกรมสต๊อกสำเร็จรูป คนส่วนใหญ่คิดว่ามีแค่ทนใช้ Excel ต่อ หรือจ้างทำระบบเป็นล้าน ความจริงมีอย่างน้อยสี่ขั้น และควรเลือกขั้นที่ถูกที่สุดที่ยังแก้ปัญหาได้จริง
ปรับ Excel คือย้ายไฟล์ขึ้น Google Sheets หรือ OneDrive ให้แก้พร้อมกันได้และมีประวัติการแก้ ล็อกเซลล์ที่ไม่ควรแตะ และทำหน้าฟอร์มให้คนคีย์แทนการพิมพ์ลงตารางตรงๆ วิธีนี้ฟรีและแก้ปัญหาไฟล์หลายเวอร์ชันได้เกือบหมด
เครื่องมืออย่าง AppSheet หรือ Access ต่อยอดจากตารางเดิมได้เลยและใช้เวลาไม่กี่วัน เหมาะกับงานที่ขั้นตอนนิ่งแล้วและมีคนใช้ไม่กี่คน ข้อจำกัดคือพอคนใช้หรือข้อมูลโตขึ้น ค่าไลเซนส์ต่อคนกับความเร็วจะเริ่มบีบ และคนที่ทำระบบไว้มักเป็นพนักงานคนเดียว พอเขาลาออกก็ไม่มีใครแก้ต่อได้
โปรแกรมสต๊อกสำเร็จรูปจ่ายรายเดือนแล้วใช้ได้เลย เหมาะเมื่อวิธีทำงานของคุณไม่ต่างจากธุรกิจทั่วไปในหมวดเดียวกันมากนัก ส่วนการสั่งทำเฉพาะคุ้มก็ต่อเมื่อวิธีทำงานของคุณคือสิ่งที่ทำให้ได้เปรียบ และของสำเร็จรูปบังคับให้เลิกทำแบบนั้น
- ปรับ Excelขึ้นคลาวด์ ล็อกเซลล์ ทำหน้าฟอร์ม ฟรีและแก้ปัญหาไฟล์หลายเวอร์ชัน
- AppSheet หรือ Accessต่อยอดจากตารางเดิม เหมาะกับงานนิ่งและคนใช้ไม่กี่คน
- โปรแกรมสำเร็จรูปจ่ายรายเดือน ใช้ได้เลย เมื่องานคล้ายธุรกิจทั่วไปในหมวด
- สั่งทำเฉพาะคุ้มเมื่อวิธีทำงานของคุณคือข้อได้เปรียบที่ของสำเร็จรูปรองรับไม่ได้
AppSheet คืออะไร ราคาเท่าไหร่ และเมื่อไหร่ควรย้ายไปทำระบบจริง
Excel, AppSheet, โปรแกรมสำเร็จรูป และสั่งทำ ต่างกันยังไง
ต่างกันที่ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น เวลาเริ่มใช้ การใช้พร้อมกันหลายคน และใครดูแลต่อได้ ตารางนี้เทียบด้วยเกณฑ์ที่เจ้าของธุรกิจใช้ตัดสินใจจริง ไม่ใช่จำนวนฟีเจอร์ ให้ดูแถวสุดท้ายก่อน เพราะคำถามว่าใครดูแลต่อได้ คือข้อที่มองข้ามบ่อยที่สุดและเจ็บที่สุดตอนมีปัญหา
| Excel / Sheets | AppSheet, Access | โปรแกรมสำเร็จรูป | สั่งทำเฉพาะ | |
|---|---|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น | ไม่มี | ต่ำ คิดต่อผู้ใช้ | รายเดือน เริ่มหลักร้อยถึงหลักพัน | หลักแสนขึ้นไป |
| เริ่มใช้ได้เมื่อไหร่ | วันนี้ | ไม่กี่วัน | สมัครแล้วใช้เลย | หลายเดือน |
| หลายคนใช้พร้อมกัน | ชนกันเมื่อคนเยอะ | ได้ แต่ค่าไลเซนส์โตตามคน | ได้ | ได้ |
| ปรับตามวิธีทำงานเรา | ปรับได้เต็มที่ | ปรับได้ในกรอบเครื่องมือ | ปรับได้เท่าที่ผู้ขายเปิดให้ | ปรับได้ทั้งหมด |
| รู้ว่าใครแก้อะไรตอนไหน | มีบนคลาวด์ แต่ตามยาก | มีบางส่วน | มี | มี ตรวจย้อนหลังได้ |
| ใครดูแลต่อได้ถ้าคนทำลาออก | ใครก็ได้ | มักมีคนเดียวที่แก้เป็น | ผู้ขายดูแล | ตามสัญญา ระบุให้ชัดว่าโค้ดเป็นของใคร |
ใช้ Excel คุมสต๊อกฟรีจริงไหม
ไม่ฟรีอย่างที่เห็น ต้นทุนของ Excel ไม่ได้จ่ายเป็นเงิน แต่จ่ายเป็นเวลาและของที่หายไป ลองคิดเป็นตัวเลขสักครั้ง
ถ้าคนคีย์สต๊อกเสียเวลาวันละหนึ่งชั่วโมงไปกับการคีย์ซ้ำและไล่หาว่าตัวเลขไหนถูก นั่นคือราว 250 ชั่วโมงต่อปี ต่อคนหนึ่งคน คูณด้วยค่าแรงต่อชั่วโมงของคนคนนั้น แล้วเทียบกับค่าระบบรายปีที่กำลังลังเลอยู่
ต้นทุนก้อนที่คิดยากกว่าคือของที่ขาดตอนลูกค้าสั่ง กับของที่สั่งมาเกินแล้วค้างสต๊อก ทั้งสองอย่างเกิดจากไม่เห็นยอดจริงตรงเวลา และมักเป็นเงินมากกว่าค่าแรงที่เสียไปหลายเท่า
- ต่อวัน กับการคีย์ซ้ำและไล่หาตัวเลขที่ถูก
- 1 ชั่วโมง
- ต่อปี ต่อคนหนึ่งคน ก่อนนับของขาดและของค้าง
- ราว 250 ชั่วโมง
ถ้าจะย้ายออกจาก Excel ควรเริ่มยังไงให้งานไม่สะดุด
ย้ายทีละส่วน เริ่มจากคลังเดียวหรือกลุ่มสินค้าเดียวที่ปวดหัวที่สุด ให้ระบบใหม่กับ Excel เดิมทำงานคู่กันหนึ่งรอบเดือน แล้วเทียบยอดปลายเดือน ถ้าตรงกันค่อยเลิกใช้ของเก่า
ก่อนย้าย ให้ล้างข้อมูลใน Excel ก่อน รหัสสินค้าซ้ำ ชื่อสินค้าเขียนไม่เหมือนกันสามแบบ และหน่วยนับปนกันระหว่างชิ้นกับกล่อง คือสามสาเหตุที่การย้ายข้อมูลบานปลายบ่อยที่สุด และเป็นงานที่ทีมคุณทำเองได้ ถูกกว่าจ้างคนอื่นทำมาก
สุดท้าย เก็บไฟล์ Excel ตัวสุดท้ายไว้แบบอ่านอย่างเดียว อย่าลบ ปีแรกหลังเปลี่ยนระบบจะมีคำถามย้อนหลังเสมอ และไฟล์นั้นคือหลักฐานเดียวที่ตอบได้ว่าตอนนั้นตัวเลขเป็นเท่าไหร่
- ล้างข้อมูลรวมรหัสซ้ำ แก้ชื่อสินค้าให้ตรงกัน แยกหน่วยชิ้นกับกล่อง
- เริ่มที่เดียวคลังหรือกลุ่มสินค้าที่ปวดหัวที่สุดก่อน
- ใช้คู่กันระบบใหม่กับ Excel เดิมทำงานพร้อมกันหนึ่งรอบเดือน
- เทียบยอดยอดปลายเดือนตรงกันแล้ว จึงเลิกใช้ไฟล์เดิม
- เก็บไฟล์สุดท้ายไฟล์ Excel ตัวสุดท้ายเก็บแบบอ่านอย่างเดียว ไว้ตอบคำถามย้อนหลัง
เช็กว่าธุรกิจคุณข้ามเส้นหรือยัง
- มีคนแก้ไฟล์สต๊อกมากกว่าหนึ่งคนในวันเดียวกันหรือไม่?
- เคยถามกันไหมว่าไฟล์ไหนคือไฟล์ล่าสุด?
- ตัวเลขในไฟล์กับของบนชั้นตรงกันครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่?
- ต้องคีย์รายการเดิมซ้ำเข้าระบบอื่นอีกรอบหรือเปล่า?
- มีอะไรเตือนก่อนของหมดหรือยัง หรือรู้ตอนลูกค้าสั่งแล้วไม่มีของ?
- มีมากกว่าหนึ่งคลังหรือหน้าร้าน แล้วรวมยอดข้ามที่ไม่ได้?
- ถ้าตัวเลขผิด ตามได้ไหมว่าใครแก้ตอนไหน?
- คนที่ทำไฟล์นี้ลาออกพรุ่งนี้ มีใครแก้สูตรต่อได้?
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมสต๊อกสินค้าฟรี ใช้ได้จริงไหม?
ใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจเล็ก และเป็นจุดเริ่มที่สมเหตุสมผลก่อนจ่ายเงิน ข้อจำกัดที่เจอเกือบทุกเจ้าคือจำกัดจำนวนผู้ใช้ จำกัดจำนวนรายการสินค้า และไม่มีการสำรองข้อมูลที่คุณควบคุมเอง ก่อนเริ่มให้ถามว่าถ้าวันหนึ่งอยากย้ายออก ดึงข้อมูลออกเป็นไฟล์ได้ไหม ถ้าไม่ได้ ให้ถือว่าไม่ฟรี เพราะต้นทุนคือการติดอยู่กับระบบนั้น
โปรแกรมสต๊อกสินค้า อันไหนดี?
ไม่มีอันไหนดีที่สุดสำหรับทุกธุรกิจ เพราะตัวตัดสินคือวิธีนับของของคุณเอง ให้เทียบสามข้อก่อนดูฟีเจอร์ หนึ่ง รองรับหน่วยนับซ้อนกันไหม เช่น ขายเป็นชิ้นแต่ซื้อเป็นลัง สอง รองรับหลายคลังและโอนของระหว่างคลังไหม สาม ดึงข้อมูลออกเป็นไฟล์เองได้ไหมโดยไม่ต้องขอผู้ขาย สามข้อนี้เปลี่ยนทีหลังยากที่สุด
คุมสต๊อกต้องใช้บาร์โค้ดด้วยไหม?
ต้องใช้เมื่อของเข้าออกต่อวันมากพอที่การพิมพ์รหัสด้วยมือจะเริ่มผิด โดยทั่วไปคือหลักสิบครั้งต่อวันขึ้นไป ต่ำกว่านั้นบาร์โค้ดยังไม่คุ้มค่าอุปกรณ์และเวลาติดสติกเกอร์ ถ้าจะเริ่ม ใช้เครื่องอ่านต่อ USB ธรรมดาซึ่งราคาไม่แพงและทำงานเหมือนคีย์บอร์ด ยังไม่ต้องลงทุนเครื่องยิงแบบพกพาตั้งแต่แรก
โรงงานใช้โปรแกรมสต๊อกทั่วไปได้ไหม?
ได้ถ้าเป็นแค่การรับเข้าและเบิกออก แต่ไม่พอถ้าต้องคิดต้นทุนการผลิต โรงงานต้องการเพิ่มอีกสองอย่าง คือสูตรการผลิตที่บอกว่าสินค้าหนึ่งชิ้นใช้วัตถุดิบอะไรเท่าไหร่ และการวางแผนสั่งซื้อวัตถุดิบตามแผนผลิต โปรแกรมสต๊อกทั่วไปไม่มีสองอย่างนี้ สิ่งที่ตอบโจทย์คือ ERP สายผลิตหรือระบบสั่งทำ
ย้ายจาก Excel ไปเป็นระบบ ใช้เวลานานแค่ไหน?
ขึ้นกับจำนวนคลังและความสะอาดของข้อมูลเดิม เวลาส่วนใหญ่หมดไปกับการล้างข้อมูลและตกลงกันว่าแต่ละตัวเลขหมายถึงอะไร ซึ่งเกิดก่อนเริ่มเขียนระบบเสียอีก ถ้าทีมคุณล้างรหัสสินค้าซ้ำ ชื่อสินค้า และหน่วยนับเองได้ก่อน ส่วนนี้จะสั้นลงมาก
ทำเป็น AppSheet เองไปก่อนได้ไหม?
ได้ และควรลองก่อนจ่ายเงินก้อนใหญ่ ถ้าขั้นตอนงานนิ่งแล้วและมีคนใช้ไม่กี่คน ข้อควรระวังมีสองข้อ ค่าไลเซนส์คิดต่อผู้ใช้ พอทีมโตขึ้นค่าใช้จ่ายจะไล่ทันระบบสั่งทำเร็วกว่าที่คิด และระบบแบบนี้มักมีพนักงานคนเดียวที่แก้เป็น ถ้าเขาลาออกโดยไม่ได้เขียนอะไรไว้ ธุรกิจจะเหลือระบบที่ไม่มีใครแตะได้