สรุปสั้นๆ ก่อนตัดสินใจ
ถ้าสินค้าไม่เกินหลักร้อยรายการ มีคลังเดียว และมีคนคีย์สต๊อกคนเดียว Excel ยังทำงานได้ดีและไม่มีเหตุผลต้องรีบเปลี่ยน จุดที่ควรเปลี่ยนไม่ได้อยู่ที่จำนวนสินค้า แต่อยู่ที่จำนวนคนที่แก้ไฟล์เดียวกัน และจำนวนที่ทางที่ของเข้าออก
สัญญาณที่ชัดที่สุดคือเริ่มมีคนถามว่าไฟล์ไหนคือไฟล์จริง เมื่อคำถามนี้เกิดขึ้นแปลว่าสเปรดชีตทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลของหลายคนพร้อมกัน ซึ่งเป็นงานที่ Excel ไม่ได้ออกแบบมาให้ทำ และไม่มีสูตรไหนแก้ได้
Excel คุมสต๊อกได้ดีอยู่แล้วตรงไหน
ข้อดีที่ระบบสำเร็จรูปสู้ยากคือความยืดหยุ่น อยากเพิ่มคอลัมน์ก็เพิ่มได้เดี๋ยวนั้น อยากคิดสูตรแปลกๆ เฉพาะธุรกิจตัวเองก็ทำได้ทันทีโดยไม่ต้องรอใคร ธุรกิจที่วิธีนับสต๊อกยังไม่นิ่ง การล็อกเข้าระบบตายตัวเร็วเกินไปกลับทำให้ทำงานยากกว่าเดิม
อีกข้อคือทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว ไม่ต้องอบรม ไม่ต้องจ่ายค่าไลเซนส์เพิ่ม และเปิดดูได้จากเครื่องไหนก็ได้ สำหรับธุรกิจที่เพิ่งเริ่ม ต้นทุนตรงนี้เท่ากับศูนย์ ซึ่งมีค่ามากในช่วงที่เงินสดยังตึง
เพราะฉะนั้นคำตอบที่ซื่อสัตย์สำหรับหลายธุรกิจคือยังไม่ต้องเปลี่ยน สิ่งที่ควรทำคือรู้ว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน แล้วเปลี่ยนตอนข้ามเส้น ไม่ใช่เปลี่ยนเพราะรู้สึกว่าถึงเวลาแล้ว
หกสัญญาณว่าสเปรดชีตเริ่มเอาไม่อยู่
สัญญาณเหล่านี้มีจุดร่วมกันอย่างหนึ่ง คือทุกข้อทำให้เสียเงินจริง แต่เป็นเงินที่ไม่เคยปรากฏเป็นบรรทัดค่าใช้จ่ายในงบ จึงมองไม่เห็นจนกว่าจะนั่งคิด
- มีไฟล์สต๊อกมากกว่าหนึ่งเวอร์ชันวิ่งอยู่ในไลน์กลุ่ม แล้วต้องถามกันว่าอันไหนล่าสุด
- ตัวเลขในไฟล์กับของจริงบนชั้นไม่ตรงกันเป็นประจำ และรู้ตัวตอนนับสต๊อกปลายเดือนเท่านั้น
- ต้องคีย์รายการเดิมซ้ำเข้าโปรแกรมบัญชีหรือระบบขายอีกรอบทุกวัน
- ของหมดโดยไม่มีใครรู้ล่วงหน้า เพราะไม่มีอะไรเตือนเมื่อยอดต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
- เปิดคลังที่สองหรือหน้าร้านเพิ่ม แล้วต้องแยกไฟล์กันคนละชุด รวมยอดข้ามคลังไม่ได้
- ไม่รู้ว่าใครแก้ตัวเลขไหนตอนไหน เวลาของขาดจึงหาต้นตอไม่เจอ
ระหว่าง Excel กับระบบสั่งทำ มีอะไรอยู่ตรงกลาง
คนส่วนใหญ่คิดว่ามีแค่สองทางคือทนใช้ Excel ต่อ หรือจ้างทำระบบเป็นล้าน ความจริงมีอย่างน้อยสี่ขั้น และควรไล่จากขั้นที่ถูกที่สุดที่ยังแก้ปัญหาได้จริง
ขั้นแรกคือปรับ Excel ให้ดีขึ้นก่อน ย้ายไฟล์ขึ้น Google Sheets หรือ OneDrive ให้แก้พร้อมกันได้และมีประวัติการแก้ ล็อกเซลล์ที่ไม่ควรถูกแก้ ทำหน้าฟอร์มสำหรับคนคีย์แทนการพิมพ์ลงตารางตรงๆ วิธีนี้ฟรีและแก้ปัญหาเรื่องไฟล์หลายเวอร์ชันได้เกือบหมด
ขั้นที่สองคือเครื่องมือสร้างแอปแบบไม่ต้องเขียนโค้ด เช่น AppSheet หรือ Access ซึ่งต่อยอดจากตารางเดิมได้เลยและใช้เวลาไม่กี่วัน เหมาะกับงานที่ขั้นตอนนิ่งแล้วและมีคนใช้ไม่กี่คน ข้อจำกัดคือพอคนใช้เยอะขึ้นหรือข้อมูลโตขึ้น ค่าไลเซนส์ต่อคนกับข้อจำกัดด้านความเร็วจะเริ่มบีบ และคนที่ทำระบบไว้มักเป็นพนักงานคนเดียวในบริษัท พอเขาลาออกก็ไม่มีใครแก้ต่อได้
ขั้นที่สามคือโปรแกรมสต๊อกสำเร็จรูป จ่ายรายเดือนแล้วใช้ได้เลย เหมาะเมื่อวิธีทำงานของคุณไม่ต่างจากธุรกิจทั่วไปในหมวดเดียวกันมากนัก ขั้นที่สี่คือสั่งทำเฉพาะ ซึ่งคุ้มก็ต่อเมื่อวิธีทำงานของคุณคือสิ่งที่ทำให้ธุรกิจได้เปรียบ และของสำเร็จรูปบังคับให้คุณเลิกทำแบบนั้น
เทียบกันตรงๆ สี่ทางเลือก
ตารางนี้เทียบด้วยเกณฑ์ที่เจ้าของธุรกิจใช้ตัดสินใจจริง ไม่ใช่จำนวนฟีเจอร์ ให้ดูแถวสุดท้ายก่อน เพราะคำถามว่าใครดูแลต่อได้ คือข้อที่คนมองข้ามบ่อยที่สุดและเจ็บที่สุดตอนมีปัญหา
| Excel / Sheets | AppSheet, Access | โปรแกรมสำเร็จรูป | สั่งทำเฉพาะ | |
|---|---|---|---|---|
| ค่าใช้จ่ายเริ่มต้น | ไม่มี | ต่ำ คิดต่อผู้ใช้ | รายเดือน เริ่มหลักร้อยถึงหลักพัน | หลักแสนขึ้นไป |
| เริ่มใช้ได้เมื่อไหร่ | วันนี้ | ไม่กี่วัน | สมัครแล้วใช้เลย | หลายเดือน |
| หลายคนใช้พร้อมกัน | ชนกันเมื่อคนเยอะ | ได้ แต่ค่าไลเซนส์โตตามคน | ได้ | ได้ |
| ปรับตามวิธีทำงานเรา | ปรับได้เต็มที่ | ปรับได้ในกรอบเครื่องมือ | ปรับได้เท่าที่ผู้ขายเปิดให้ | ปรับได้ทั้งหมด |
| รู้ว่าใครแก้อะไรตอนไหน | มีบนคลาวด์ แต่ตามยาก | มีบางส่วน | มี | มี ตรวจย้อนหลังได้ |
| ใครดูแลต่อได้ถ้าคนทำลาออก | ใครก็ได้ | มักมีคนเดียวที่แก้เป็น | ผู้ขายดูแล | ตามสัญญา ระบุให้ชัดว่าโค้ดเป็นของใคร |
ต้นทุนที่ไม่ได้อยู่ในไฟล์
Excel ดูเหมือนฟรี เพราะต้นทุนของมันไม่ได้จ่ายเป็นเงิน แต่จ่ายเป็นเวลาและเป็นของที่หายไป ลองคิดเป็นตัวเลขดูสักครั้ง
ถ้าคนคีย์สต๊อกใช้เวลาวันละหนึ่งชั่วโมงไปกับการคีย์ซ้ำและไล่หาว่าตัวเลขไหนถูก นั่นคือประมาณ 250 ชั่วโมงต่อปี ต่อคนหนึ่งคน ลองคูณด้วยค่าแรงต่อชั่วโมงของคนคนนั้น แล้วเทียบกับค่าระบบรายปีที่กำลังลังเลอยู่
ต้นทุนอีกก้อนที่คิดยากกว่าคือของที่ขาดตอนลูกค้าสั่ง กับของที่สั่งมาเกินแล้วค้างสต๊อก ทั้งสองอย่างเกิดจากการไม่เห็นยอดจริงตรงเวลา และมักเป็นเงินก้อนใหญ่กว่าค่าแรงที่เสียไปหลายเท่า
ถ้าจะย้าย ควรเริ่มยังไงให้งานไม่สะดุด
อย่าย้ายทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มจากคลังเดียวหรือกลุ่มสินค้าเดียวที่ปวดหัวที่สุด ให้ระบบใหม่กับ Excel เดิมทำงานคู่กันสักหนึ่งรอบเดือน แล้วเทียบยอดปลายเดือนว่าตรงกันไหม ถ้าตรงค่อยตัดของเก่าทิ้ง
ก่อนย้าย ให้ล้างข้อมูลใน Excel ก่อน รหัสสินค้าซ้ำ ชื่อสินค้าเขียนไม่เหมือนกันสามแบบ หน่วยนับปนกันระหว่างชิ้นกับกล่อง สามเรื่องนี้คือสาเหตุที่การย้ายข้อมูลบานปลายบ่อยที่สุด และเป็นงานที่ทีมคุณทำเองได้ ถูกกว่าจ้างคนอื่นทำให้มาก
สุดท้าย เก็บไฟล์ Excel ตัวสุดท้ายไว้แบบอ่านอย่างเดียว อย่าลบ ปีแรกหลังเปลี่ยนระบบจะมีคำถามย้อนหลังเสมอ และไฟล์นั้นคือหลักฐานเดียวที่ตอบได้ว่าตอนนั้นตัวเลขเป็นเท่าไหร่
เช็กว่าธุรกิจคุณข้ามเส้นหรือยัง
- มีคนแก้ไฟล์สต๊อกมากกว่าหนึ่งคนในวันเดียวกันหรือไม่?
- เคยถามกันไหมว่าไฟล์ไหนคือไฟล์ล่าสุด?
- ตัวเลขในไฟล์กับของบนชั้นตรงกันครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่?
- ต้องคีย์รายการเดิมซ้ำเข้าระบบอื่นอีกรอบหรือเปล่า?
- มีอะไรเตือนก่อนของหมดหรือยัง หรือรู้ตอนลูกค้าสั่งแล้วไม่มีของ?
- มีมากกว่าหนึ่งคลังหรือหน้าร้าน แล้วรวมยอดข้ามที่ไม่ได้?
- ถ้าตัวเลขผิด ตามได้ไหมว่าใครแก้ตอนไหน?
- คนที่ทำไฟล์นี้ลาออกพรุ่งนี้ มีใครแก้สูตรต่อได้?
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมสต๊อกสินค้าฟรี ใช้ได้จริงไหม?
ใช้ได้จริงสำหรับธุรกิจเล็ก และเป็นจุดเริ่มที่สมเหตุสมผลก่อนจ่ายเงิน ข้อจำกัดที่เจอเหมือนกันเกือบทุกเจ้าคือจำกัดจำนวนผู้ใช้ จำกัดจำนวนรายการสินค้า และไม่มีการสำรองข้อมูลที่คุณควบคุมเอง สิ่งที่ควรถามก่อนเริ่มใช้คือถ้าวันหนึ่งอยากย้ายออก ดึงข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ได้ไหม ถ้าคำตอบคือไม่ได้ ให้ถือว่าไม่ฟรี เพราะต้นทุนคือการติดอยู่กับระบบนั้น
โปรแกรมสต๊อกสินค้า อันไหนดี?
ไม่มีอันไหนดีที่สุดสำหรับทุกธุรกิจ เพราะเกณฑ์ที่ตัดสินจริงคือวิธีนับของของคุณเอง ให้เทียบสามข้อนี้ก่อนดูฟีเจอร์ หนึ่ง รองรับหน่วยนับซ้อนกันไหม เช่น ขายเป็นชิ้นแต่ซื้อเป็นลัง สอง รองรับหลายคลังและโอนของระหว่างคลังไหม สาม ดึงข้อมูลออกเป็นไฟล์เองได้ไหมโดยไม่ต้องขอผู้ขาย สามข้อนี้เปลี่ยนทีหลังยากที่สุด ส่วนฟีเจอร์ที่เหลือค่อยดูทีหลังได้
ต้องใช้บาร์โค้ดด้วยไหม?
ต้องใช้เมื่อจำนวนครั้งที่ของเข้าออกต่อวันมากพอที่การพิมพ์รหัสด้วยมือจะเริ่มผิด โดยทั่วไปคือหลักสิบครั้งต่อวันขึ้นไป ต่ำกว่านั้นบาร์โค้ดยังไม่คุ้มค่าอุปกรณ์และเวลาติดสติกเกอร์ ถ้าจะเริ่ม ให้เริ่มจากเครื่องอ่านต่อ USB ธรรมดาซึ่งราคาไม่แพงและทำงานเหมือนคีย์บอร์ด ยังไม่ต้องลงทุนเครื่องยิงแบบพกพาตั้งแต่แรก
โรงงานใช้โปรแกรมสต๊อกทั่วไปได้ไหม?
ได้ถ้าเป็นแค่การรับเข้าและเบิกออก แต่ไม่พอถ้าต้องคิดต้นทุนการผลิต โรงงานต้องการเพิ่มอีกสองอย่างคือสูตรการผลิตที่บอกว่าสินค้าหนึ่งชิ้นใช้วัตถุดิบอะไรเท่าไหร่ และการวางแผนสั่งซื้อวัตถุดิบตามแผนผลิต โปรแกรมสต๊อกทั่วไปไม่มีสองอย่างนี้ สิ่งที่ตอบโจทย์คือ ERP สายผลิตหรือระบบสั่งทำ
ย้ายจาก Excel ไปเป็นระบบ ใช้เวลานานแค่ไหน?
งานสต๊อกคลังเดียวที่ข้อมูลสะอาดพอสมควร ปกติใช้เวลาราวหนึ่งถึงสามเดือนตั้งแต่สรุปขอบเขตงานจนเปิดใช้จริง เวลาส่วนใหญ่ไม่ได้หมดไปกับการเขียนระบบ แต่หมดไปกับการล้างข้อมูลเดิมและตกลงกันว่านิยามของแต่ละตัวเลขคืออะไร ถ้าทีมคุณล้างข้อมูลเองได้ก่อน เวลาส่วนนี้จะสั้นลงมาก
ทำเป็น AppSheet เองไปก่อนได้ไหม?
ได้ และเป็นทางที่ควรลองก่อนจ่ายเงินก้อนใหญ่ ถ้าขั้นตอนงานนิ่งแล้วและมีคนใช้ไม่กี่คน ข้อควรระวังมีสองข้อ ข้อแรกคือค่าไลเซนส์คิดต่อผู้ใช้ พอทีมโตขึ้นค่าใช้จ่ายจะไล่ทันระบบสั่งทำเร็วกว่าที่คิด ข้อที่สองสำคัญกว่า คือระบบแบบนี้มักมีพนักงานคนเดียวที่แก้เป็น ถ้าเขาลาออกโดยไม่ได้เขียนอะไรไว้ ธุรกิจจะเหลือระบบที่ไม่มีใครแตะได้