เปลี่ยนจากโปรแกรมบัญชีเป็น ERP ต้องเตรียมอะไร ย้ายผังบัญชี ยอดยกมา และวันตัดระบบ

สัญญาณว่าโปรแกรมบัญชีเดิมไม่พอแล้ว

ถ้าทีมต้องคีย์ข้อมูลเดียวกันลงหลายที่ทุกวัน หรือเปิดสาขาใหม่แล้วรวมรายงานไม่ได้ นั่นคือจุดที่โปรแกรมบัญชีเริ่มเป็นคอขวด โปรแกรมบัญชีออกแบบมาให้ทำงานบัญชีได้ดี แต่ไม่ได้ออกแบบมาให้เป็นที่เก็บตัวเลขสต๊อก จัดซื้อ และงานขายของทั้งบริษัท

ก่อนเริ่มย้าย ให้ตอบให้ได้ก่อนว่าปัญหาจริงอยู่ที่ไหน บางธุรกิจไม่ต้องเปลี่ยนทั้งระบบ แค่เพิ่มระบบสต๊อกหรือระบบขายที่ต่อเข้ากับโปรแกรมบัญชีเดิมก็พอ ถ้ายังไม่แน่ใจ ให้อ่านความต่างระหว่างสองแบบก่อน

• คีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างโปรแกรมบัญชี Excel และระบบขายทุกวัน
• สต๊อกในระบบไม่ตรงกับของจริง หรือรู้ตัวเลขช้าไปหลายวัน
• แต่ละสาขาหรือแต่ละคลังมีไฟล์ของตัวเอง ต้องมีคนรวมมือทุกสิ้นเดือน
• ผู้บริหารต้องรอฝ่ายบัญชีรวมไฟล์ก่อนถึงจะเห็นต้นทุนหรือกำไรต่อสินค้า

ระบบ ERP บัญชี กับโปรแกรมบัญชี ต่างกันอย่างไร

เปลี่ยนระบบบัญชีเป็น ERP ต้องเตรียมอะไรบ้าง

การเปลี่ยนระบบไม่ได้สะดุดตรงการติดตั้ง แต่สะดุดตรงข้อมูลเดิมกับวันตัดเปลี่ยนต่างหาก ถ้าวางลำดับงานไว้ดี ช่วงเปลี่ยนก็ผ่านไปโดยงานประจำไม่ต้องหยุด

งานที่ต้องทำก่อนเพื่อนคือย้ายผังบัญชี เพราะ ERP ผูกผังบัญชีเข้ากับสต๊อก จัดซื้อ และงานขายทั้งหมด ผังที่วางไว้ตอนใช้โปรแกรมบัญชีมักออกแบบมาเพื่อออกงบการเงินอย่างเดียว พอยกเข้า ERP ตรงๆ ก็มักเจอว่าแยกต้นทุนตามสาขาหรือตามสายสินค้าไม่ได้

วิธีที่ปลอดภัยคือตัดเปลี่ยนที่รอบบัญชี ไม่ใช่กลางเดือน แล้วให้ระบบเก่ากับระบบใหม่เดินคู่กันสักรอบหนึ่งก่อนปิดระบบเก่า ตรงนี้แหละที่คนมักใจร้อน แล้วไปเจอปัญหาตอนปิดงบ

• ผังบัญชี ทบทวนก่อนย้ายว่าต้องเพิ่มมิติอะไรบ้าง เช่น ศูนย์ต้นทุน สาขา หรือสายสินค้า
• ยอดยกมา ยอดคงเหลือทุกบัญชี ณ วันตัดเปลี่ยน ต้องกระทบกับงบทดลองของระบบเดิมให้ตรงก่อน
• ข้อมูลหลัก รายชื่อลูกค้า ผู้ขาย และรายการสินค้า พร้อมรหัสที่จะใช้ต่อในระบบใหม่
• เอกสารค้าง ใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย ลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ยังไม่ปิด ย้ายเข้าไปเป็นรายการเปิด
• ข้อมูลย้อนหลัง ส่วนใหญ่ไม่ต้องย้ายทั้งหมด เก็บระบบเก่าไว้อ่านอย่างเดียวก็พอสำหรับการตรวจสอบ
• วันตัดเปลี่ยน เลือกวันแรกของรอบบัญชีใหม่ แล้วแจ้งล่วงหน้าว่าให้หยุดคีย์ในระบบเก่าเมื่อไหร่

ที่ปรึกษา ERP: วางแผนย้ายระบบให้ตัวเลขข้ามไปครบ

ย้ายผังบัญชีเข้า ERP ต้องทำยังไง

ย้ายผังบัญชีเข้า ERP คือการทำตารางจับคู่ว่าบัญชีเดิมแต่ละตัวไปอยู่ตรงไหนในผังใหม่ แล้วพิสูจน์ด้วยตัวเลขว่าจับคู่ถูก ไม่ใช่ก๊อปผังเดิมไปวางทั้งชุด ผังเดิมมักมีบัญชีที่เปิดแยกตามสาขาหรือตามสายสินค้า เพราะโปรแกรมบัญชีไม่มีทางแยกแบบอื่น ใน ERP ส่วนนี้ควรย้ายไปเป็นมิติ เช่น สาขาหรือศูนย์ต้นทุน ผังบัญชีจะเหลือเฉพาะบัญชีที่ใช้ออกงบการเงินจริง และสั้นลงกว่าเดิมมาก

ลำดับงานเริ่มจากส่งออกผังบัญชีกับงบทดลองของเดือนล่าสุดที่ปิดแล้ว ออกแบบผังใหม่พร้อมมิติที่ต้องการ แล้วทำตารางจับคู่ โดยเก็บรหัสบัญชีเดิมไว้ในช่องอ้างอิงของผังใหม่ด้วย เวลาย้อนไปดูตัวเลขปีก่อนจะได้ตามรอยได้

ตารางจับคู่ทดสอบได้ด้วยตัวเลขของคุณเอง ให้แปลงงบทดลองเดือนนั้นผ่านตาราง ถ้ายอดรวมเดบิตกับเครดิตยังเท่ากัน และยอดแต่ละบัญชีใหม่เท่ากับผลรวมของบัญชีเดิมที่จับคู่ไว้ ตารางนั้นก็ใช้ได้ บัญชีเดิมหลายตัวรวมเป็นบัญชีใหม่ตัวเดียวได้ไม่มีปัญหา ที่ต้องระวังคือบัญชีเดิมตัวเดียวที่ต้องแตกเป็นหลายบัญชีหรือหลายสาขา ตรงนั้นต้องมีคนแบ่งยอดเองและเก็บหลักฐานการแบ่งไว้

ก่อนเริ่มจับคู่ ให้เคลียร์ของค้างในระบบเดิมให้เรียบร้อย ยอดที่ผิดอยู่แล้วถ้ายกเข้าไปด้วย จะกลายเป็นยอดยกมาที่ไม่มีใครอธิบายได้ในระบบใหม่ และแก้ยากกว่าแก้ในระบบเดิมหลายเท่า

• บัญชีพักและบัญชีรอตรวจสอบ หาที่ลงให้ได้จนยอดเป็นศูนย์ อย่ายกยอดค้างข้ามระบบ
• เงินฝากธนาคาร กระทบยอดกับ statement ให้ครบถึงเดือนล่าสุด
• ลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างนาน ไล่ดูว่ายังค้างจริงไหม ยอดที่ผิดให้แก้ในระบบเดิม
• รายชื่อลูกค้าและผู้ขายที่ซ้ำกัน รวมให้เหลือรหัสเดียว และเติมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ครบ เพราะใช้ออกใบกำกับภาษีและหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
• รหัสสินค้า เลิกใช้รหัสที่ไม่ขายแล้ว และรวมสินค้าตัวเดียวที่มีหลายรหัส
• บัญชีที่เลิกใช้แล้ว ปิดไว้ในผังเดิม ไม่ต้องย้ายตามไป

ยอดยกมาใน ERP ต้องยกอะไรบ้าง และควรตัดเปลี่ยนวันไหน

ยอดยกมาคือยอดคงเหลือทุกบัญชี ณ สิ้นวันก่อนวันตัดเปลี่ยน ดึงมาจากงบทดลองของระบบเดิม แต่ใน ERP ยอดรวมอย่างเดียวไม่พอ บัญชีที่มีงานอื่นผูกอยู่ต้องยกเป็นรายตัว ไม่อย่างนั้นระบบใหม่จะรู้ยอดแต่ทำงานต่อไม่ได้ เช่น รู้ว่าลูกหนี้รวมเท่าไหร่ แต่ตัดรับชำระกับใบแจ้งหนี้ใบไหนไม่ได้

วันตัดเปลี่ยนที่ดีที่สุดคือวันแรกของรอบบัญชีใหม่ งบทั้งปีจะมาจากระบบเดียว ส่วนตัวเลขเปรียบเทียบของปีก่อนก็ดึงจากระบบเดิมที่ปิดงบไปแล้ว ถ้ารอถึงต้นปีไม่ได้ อย่างน้อยให้ตัดที่วันแรกของเดือน เพราะภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีหัก ณ ที่จ่ายยื่นเป็นรายเดือน ตัดกลางเดือนเมื่อไหร่ แบบยื่นเดือนนั้นก็ต้องรวมตัวเลขจากสองระบบทันที

ถ้าตั้งใจตัดเปลี่ยนต้นรอบบัญชี ให้นับถอยหลังจากวันนั้น ERP ระดับ SME ใช้เวลาวางระบบราว 4–6 เดือน ถ้าเริ่มช้าจนไม่ทันต้นปี การเลื่อนไปต้นเดือนถัดไปปลอดภัยกว่าการเร่งเปิดใช้ทั้งที่ยังทดสอบไม่ครบ

• วิธีตีราคาสินค้าคงเหลือ ใช้วิธีเดิมต่อไป เช่น ถัวเฉลี่ยหรือเข้าก่อนออกก่อน ถ้าอยากเปลี่ยนวิธีตอนย้ายระบบ ให้คุยกับผู้สอบบัญชีก่อน เพราะทางภาษีต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร
• เลขที่ใบกำกับภาษี ระบบใหม่ต้องไม่ออกเลขซ้ำกับที่ระบบเดิมออกไปแล้ว ตกลงชุดเลขใหม่ให้ชัดก่อนวันแรก
• ตรวจนับสต๊อก นับให้ใกล้วันตัดเปลี่ยนที่สุด แล้วปรับยอดในระบบเดิมให้ตรงก่อนยกมา
• เอกสารที่ออกคร่อมวัน เช่น ใบสั่งซื้อที่ของยังมาไม่ครบ ตกลงให้ชัดว่าเปิดต่อในระบบไหน

ควรรันระบบเก่ากับ ERP คู่กันนานแค่ไหน

อย่างน้อยหนึ่งรอบปิดเดือน เดินคู่กันแปลว่าคีย์รายการจริงลงทั้งสองระบบ แล้วปิดเดือนทั้งสองฝั่งมาเทียบกัน ถ้าตัวเลขตรงตามเกณฑ์ที่ตกลงไว้ ก็เลิกใช้ระบบเก่าได้ ถ้าไม่ตรง ให้หาสาเหตุให้เจอก่อน แล้วเดินคู่อีกรอบ

การเดินคู่มีต้นทุนจริง ทีมบัญชีต้องทำงานสองเท่าตลอดช่วงนั้น จึงไม่ควรลากยาวเกินจำเป็น สิ่งที่ช่วยให้จบเร็วคือตกลงเกณฑ์ผ่านไว้ก่อนเริ่ม ว่าต้องเทียบรายงานอะไรบ้าง และต่างกันได้แค่ไหน

พอผ่านเกณฑ์แล้ว ให้ล็อกระบบเก่าเป็นอ่านอย่างเดียว ไม่ต้องลบทิ้ง และไม่ต้องย้ายข้อมูลย้อนหลังทั้งหมดเข้า ERP พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ระบบเก่าที่ยังเปิดดูได้ก็ตอบคำถามผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่สรรพากรได้เลย ถ้าเป็นโปรแกรมแบบจ่ายรายเดือนที่จะเลิกต่ออายุ ให้ส่งออกรายงานหลักทุกเดือนเก็บเป็นไฟล์ไว้ก่อนสัญญาหมด เพราะพอหมดสัญญาแล้วอาจเข้าไปดูไม่ได้อีก

• งบทดลอง ยอดรายบัญชีต้องตรงกันหลังแปลงผ่านตารางจับคู่
• รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ ยอดค้างของลูกค้าและผู้ขายแต่ละรายต้องตรงกัน
• ยอดสต๊อกและมูลค่าสต๊อก เทียบแยกคลัง และเทียบกับการนับจริง
• รายงานภาษีซื้อภาษีขาย และยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือน ต้องได้แบบยื่นชุดเดียวกัน
• งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร ต้องทำจากระบบใหม่ได้ครบ

ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีเดิม ต้องส่งออกอะไรบ้าง

ส่งออกทุกอย่างที่ ERP ต้องใช้ทำงานต่อ และทุกอย่างที่ผู้สอบบัญชีอาจขอดูย้อนหลัง ก่อนวันที่สิทธิ์เข้าระบบเดิมจะหมด โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ส่งออกรายงานเป็น Excel หรือ CSV ได้ แต่แต่ละเจ้าส่งออกได้ไม่เท่ากัน บางรายงานออกได้แค่ PDF ซึ่งอ่านเก็บได้แต่นำเข้าระบบใหม่ไม่ได้

วิธีที่ปลอดภัยคือลองส่งออกจริงหนึ่งรอบตั้งแต่ช่วงวางแผน แล้วเปิดดูว่าไฟล์มีรหัสครบไหม เช่น รหัสลูกค้า รหัสสินค้า เลขที่เอกสารอ้างอิง ถ้าขาดรหัส การจับคู่ข้อมูลตอนนำเข้าจะต้องทำมือ ซึ่งกินเวลามากกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด ถ้าโปรแกรมเดิมเป็นแบบจ่ายรายเดือน ให้ถามผู้ให้บริการเป็นลายลักษณ์อักษรว่าหลังเลิกต่ออายุ จะยังเข้าไปดูหรือส่งออกข้อมูลได้อีกนานแค่ไหน

• ผังบัญชี และงบทดลองของเดือนล่าสุดที่ปิดแล้ว
• รายชื่อลูกค้าและผู้ขาย พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษี
• รายการสินค้า รหัส หน่วยนับ และต้นทุนต่อหน่วย แยกตามคลัง
• ใบแจ้งหนี้ลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ยังค้าง รายใบ พร้อมวันครบกำหนด
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร ราคาทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม และอายุที่เหลือ
• รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ย้อนหลังทุกเดือนที่ยังต้องเก็บ
• บัญชีแยกประเภททั้งปี เก็บเป็นไฟล์ไว้ตอบคำถามผู้สอบบัญชี

ความเสี่ยงที่ทำให้ย้ายระบบบัญชีแล้วพัง

ส่วนใหญ่พังเพราะเรื่องคนกับข้อมูล ไม่ใช่เพราะซอฟต์แวร์ ERP ที่ขายกันทั่วไปทำงานบัญชีพื้นฐานได้อยู่แล้ว สิ่งที่ต่างคือบริษัทเตรียมข้อมูล ตกลงเกณฑ์ และกันเวลาทีมไว้ได้แค่ไหน

• ไม่มีเจ้าภาพฝั่งบัญชี ทีมไอทีหรือผู้ขายตัดสินใจเรื่องผังบัญชีแทนคนที่ต้องปิดงบจริง
• ยกยอดที่ยังผิดอยู่ข้ามไป แล้วต้องมาไล่แก้ในระบบใหม่ที่ไม่มีประวัติรายการเดิม
• เปิดใช้กลางเดือนเพราะอยากให้ทันกำหนด แบบ ภ.พ.30 เดือนนั้นจึงต้องรวมตัวเลขจากสองระบบ
• ไม่ได้ตกลงเกณฑ์ผ่านของการรันคู่ไว้ก่อน การรันคู่จึงลากยาวจนทีมบัญชีหมดแรง
• อบรมผู้ใช้หลังเปิดระบบแล้ว แทนที่จะให้ลองคีย์เอกสารจริงก่อนวันตัดระบบ
• ปรับแต่งระบบให้เหมือนโปรแกรมเดิมทุกหน้าจอ จนเสียประโยชน์ของ ERP และอัปเกรดยาก

ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป หรือจ้างทำระบบเอง เลือกยังไง

ไม่อยากเปลี่ยนทั้งระบบ มีทางเลือกไหม

มี ถ้าปัญหาอยู่ที่งานส่วนเดียว เช่น สต๊อก งานขายหลายช่องทาง หรือต้นทุนงานผลิต การใช้โปรแกรมบัญชีต่อสำหรับงานบัญชีล้วนๆ แล้วเพิ่มระบบเฉพาะส่วนนั้นที่ส่งตัวเลขเข้าบัญชีให้เอง มักเร็วกว่าและเสี่ยงน้อยกว่าย้ายทั้งบริษัทไป ERP

ทางนี้เหมาะเมื่อทีมบัญชีพอใจกับโปรแกรมเดิม และงานที่ติดเป็นขั้นตอนเฉพาะของบริษัทที่ ERP สำเร็จรูปก็ต้องปรับแต่งอยู่ดี ข้อควรระวังคือต้องตกลงให้ชัดว่าระบบไหนเป็นต้นทางของตัวเลขไหน ไม่อย่างนั้นจะกลับไปคีย์ซ้ำแบบเดิม

รับเขียนโปรแกรมเฉพาะงาน ต่อเข้ากับโปรแกรมบัญชีเดิม