คำตอบสั้นๆ
เปลี่ยนระบบบัญชีเป็น ERP มีหกขั้น คือ เคลียร์ข้อมูลค้าง ออกแบบผังบัญชีใหม่พร้อมตารางจับคู่ เตรียมข้อมูลหลัก ยกยอดยกมาเป็นรายตัว ตัดระบบที่วันแรกของรอบบัญชีหรือวันแรกของเดือน แล้วรันระบบเก่ากับ ERP คู่กันอย่างน้อยหนึ่งรอบปิดเดือน ที่มักทำให้ช้าคือข้อมูลเดิมที่ต้องเคลียร์ ไม่ใช่การติดตั้ง
ประเด็นสำคัญ
- อย่าก๊อปผังบัญชีเดิมทั้งชุด ทำตารางจับคู่ แล้วพิสูจน์ด้วยงบทดลองจริงว่ายอดตรง
- ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และสินทรัพย์ถาวร ต้องยกมาเป็นรายตัว ยอดรวมอย่างเดียวไม่พอ
- ตัดระบบกลางเดือน แบบ ภ.พ.30 และภาษีหัก ณ ที่จ่ายเดือนนั้นต้องรวมตัวเลขจากสองระบบ
- ไม่ต้องลบระบบเก่า ล็อกเป็นอ่านอย่างเดียว เพราะต้องเก็บบัญชีและเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี
สัญญาณว่าโปรแกรมบัญชีเดิมไม่พอแล้ว มีอะไรบ้าง
สัญญาณชัดที่สุดคือทีมต้องคีย์ข้อมูลเดียวกันลงหลายที่ทุกวัน หรือเปิดสาขาใหม่แล้วรวมรายงานไม่ได้ โปรแกรมบัญชีทำงานบัญชีได้ดี แต่ไม่ได้ทำมาเพื่อเก็บตัวเลขสต๊อก จัดซื้อ และงานขายของทั้งบริษัท
ก่อนย้าย ให้ตอบให้ได้ว่าปัญหาจริงอยู่ที่ไหน บางธุรกิจไม่ต้องเปลี่ยนทั้งระบบ แค่เพิ่มระบบสต๊อกหรือระบบขายที่ต่อเข้ากับโปรแกรมบัญชีเดิมก็พอ
- คีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างโปรแกรมบัญชี Excel และระบบขายทุกวัน
- สต๊อกในระบบไม่ตรงกับของจริง หรือรู้ตัวเลขช้าไปหลายวัน
- แต่ละสาขาหรือแต่ละคลังมีไฟล์ของตัวเอง ต้องมีคนรวมมือทุกสิ้นเดือน
- ผู้บริหารต้องรอฝ่ายบัญชีรวมไฟล์ก่อนถึงจะเห็นต้นทุนหรือกำไรต่อสินค้า
เปลี่ยนระบบบัญชีเป็น ERP ต้องเตรียมอะไรบ้าง
ต้องเตรียมหกเรื่อง คือ ผังบัญชี ยอดยกมา ข้อมูลหลัก เอกสารค้าง ข้อมูลย้อนหลัง และวันตัดเปลี่ยน การเปลี่ยนระบบไม่ได้สะดุดตรงการติดตั้ง แต่สะดุดตรงข้อมูลเดิมกับวันตัดเปลี่ยน วางลำดับไว้ดี งานประจำก็ไม่ต้องหยุด
งานแรกคือผังบัญชี เพราะ ERP ผูกผังบัญชีเข้ากับสต๊อก จัดซื้อ และงานขายทั้งหมด ผังที่วางไว้ตอนใช้โปรแกรมบัญชีมักทำมาเพื่อออกงบการเงินอย่างเดียว ยกเข้า ERP ตรงๆ ก็แยกต้นทุนตามสาขาหรือสายสินค้าไม่ได้
ตัดเปลี่ยนที่รอบบัญชี ไม่ใช่กลางเดือน แล้วให้ระบบเก่ากับระบบใหม่เดินคู่กันหนึ่งรอบก่อนปิดระบบเก่า ขั้นนี้คนมักใจร้อน แล้วไปเจอปัญหาตอนปิดงบ
- ผังบัญชี ทบทวนก่อนย้ายว่าต้องเพิ่มมิติอะไรบ้าง เช่น ศูนย์ต้นทุน สาขา หรือสายสินค้า
- ยอดยกมา ยอดคงเหลือทุกบัญชี ณ วันตัดเปลี่ยน ต้องกระทบกับงบทดลองของระบบเดิมให้ตรงก่อน
- ข้อมูลหลัก รายชื่อลูกค้า ผู้ขาย และรายการสินค้า พร้อมรหัสที่จะใช้ต่อในระบบใหม่
- เอกสารค้าง ใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย ลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ยังไม่ปิด ย้ายเข้าไปเป็นรายการเปิด
- ข้อมูลย้อนหลัง ส่วนใหญ่ไม่ต้องย้ายทั้งหมด เก็บระบบเก่าไว้อ่านอย่างเดียวก็พอสำหรับการตรวจสอบ
- วันตัดเปลี่ยน เลือกวันแรกของรอบบัญชีใหม่ แล้วแจ้งล่วงหน้าว่าให้หยุดคีย์ในระบบเก่าเมื่อไหร่
- เคลียร์ของค้างบัญชีพัก เงินฝาก ลูกหนี้ค้าง ให้ตรงในระบบเดิมก่อน
- ผังบัญชีใหม่ออกแบบผังพร้อมมิติ และทำตารางจับคู่กับผังเดิม
- ข้อมูลหลักลูกค้า ผู้ขาย สินค้า พร้อมรหัสที่จะใช้ต่อ
- ยอดยกมายกเป็นรายตัว รวมแล้วต้องตรงงบทดลองเดิม
- วันตัดระบบวันแรกของรอบบัญชี หรืออย่างน้อยวันแรกของเดือน
- รันคู่กันอย่างน้อยหนึ่งรอบปิดเดือน แล้วล็อกระบบเก่าเป็นอ่านอย่างเดียว
ย้ายผังบัญชีเข้า ERP ต้องทำยังไง
ทำตารางจับคู่ว่าบัญชีเดิมแต่ละตัวไปอยู่ตรงไหนในผังใหม่ แล้วพิสูจน์ด้วยตัวเลขว่าจับคู่ถูก ไม่ใช่ก๊อปผังเดิมไปวางทั้งชุด ผังเดิมมักเปิดบัญชีแยกตามสาขาหรือสายสินค้า เพราะโปรแกรมบัญชีไม่มีทางแยกแบบอื่น ใน ERP ส่วนนี้ควรย้ายไปเป็นมิติ เช่น สาขาหรือศูนย์ต้นทุน ผังจะเหลือเฉพาะบัญชีที่ใช้ออกงบจริง และสั้นลงมาก
เริ่มจากส่งออกผังบัญชีกับงบทดลองของเดือนล่าสุดที่ปิดแล้ว ออกแบบผังใหม่พร้อมมิติ แล้วทำตารางจับคู่ โดยเก็บรหัสบัญชีเดิมไว้ในช่องอ้างอิงของผังใหม่ เวลาย้อนดูตัวเลขปีก่อนจะได้ตามรอยได้
ทดสอบตารางด้วยตัวเลขของคุณเอง แปลงงบทดลองเดือนนั้นผ่านตาราง ถ้าเดบิตกับเครดิตยังเท่ากัน และยอดบัญชีใหม่แต่ละตัวเท่ากับผลรวมของบัญชีเดิมที่จับคู่ไว้ ตารางนั้นใช้ได้ บัญชีเดิมหลายตัวรวมเป็นบัญชีใหม่ตัวเดียวได้ ที่ต้องระวังคือบัญชีเดิมตัวเดียวที่ต้องแตกเป็นหลายบัญชีหรือหลายสาขา ตรงนั้นต้องมีคนแบ่งยอดเองและเก็บหลักฐานการแบ่งไว้
ก่อนจับคู่ ให้เคลียร์ของค้างในระบบเดิมให้เรียบร้อย ยอดที่ผิดอยู่แล้วถ้ายกเข้าไปด้วย จะกลายเป็นยอดยกมาที่ไม่มีใครอธิบายได้ และแก้ในระบบใหม่ยากกว่าแก้ในระบบเดิมหลายเท่า
- บัญชีพักและบัญชีรอตรวจสอบ หาที่ลงให้ได้จนยอดเป็นศูนย์ อย่ายกยอดค้างข้ามระบบ
- เงินฝากธนาคาร กระทบยอดกับ statement ให้ครบถึงเดือนล่าสุด
- ลูกหนี้และเจ้าหนี้ค้างนาน ไล่ดูว่ายังค้างจริงไหม ยอดที่ผิดให้แก้ในระบบเดิม
- รายชื่อลูกค้าและผู้ขายที่ซ้ำกัน รวมให้เหลือรหัสเดียว และเติมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีให้ครบ เพราะใช้ออกใบกำกับภาษีและหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
- รหัสสินค้า เลิกใช้รหัสที่ไม่ขายแล้ว และรวมสินค้าตัวเดียวที่มีหลายรหัส
- บัญชีที่เลิกใช้แล้ว ปิดไว้ในผังเดิม ไม่ต้องย้ายตามไป
ก๊อปผังเดิมทั้งชุด
- บัญชีแยกตามสาขาและสายสินค้าตามมาด้วย
- ยอดที่ผิดอยู่แล้วกลายเป็นยอดยกมา
- ไม่มีอะไรพิสูจน์ว่ายอดข้ามมาครบ
ตารางจับคู่พร้อมมิติ
- สาขาและศูนย์ต้นทุนย้ายไปเป็นมิติ
- ผังเหลือเฉพาะบัญชีที่ใช้ออกงบ
- รหัสเดิมอยู่ในช่องอ้างอิง ตามรอยปีก่อนได้
- แปลงงบทดลองจริงผ่านตาราง ยอดต้องตรง
ยอดยกมาใน ERP ต้องยกอะไรบ้าง และควรตัดเปลี่ยนวันไหน
ยอดยกมาคือยอดคงเหลือทุกบัญชี ณ สิ้นวันก่อนวันตัดเปลี่ยน ดึงจากงบทดลองของระบบเดิม แต่บัญชีที่มีงานอื่นผูกอยู่ต้องยกเป็นรายตัว ไม่อย่างนั้นระบบใหม่รู้ยอดแต่ทำงานต่อไม่ได้ เช่น รู้ว่าลูกหนี้รวมเท่าไหร่ แต่ตัดรับชำระกับใบแจ้งหนี้ใบไหนไม่ได้
วันตัดเปลี่ยนที่ดีที่สุดคือวันแรกของรอบบัญชีใหม่ งบทั้งปีจะมาจากระบบเดียว ส่วนตัวเลขเปรียบเทียบปีก่อนดึงจากระบบเดิมที่ปิดงบแล้ว ถ้ารอต้นปีไม่ได้ อย่างน้อยให้ตัดที่วันแรกของเดือน เพราะภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) และภาษีหัก ณ ที่จ่ายยื่นเป็นรายเดือน ตัดกลางเดือนเมื่อไหร่ แบบยื่นเดือนนั้นต้องรวมตัวเลขจากสองระบบทันที
ถ้าตั้งใจตัดที่ต้นรอบบัญชี ให้นับถอยหลังจากวันนั้น ERP ระดับ SME โดยทั่วไปใช้เวลาวางระบบราว 4–6 เดือน ถ้าไม่ทันต้นปี เลื่อนไปต้นเดือนถัดไปปลอดภัยกว่าเร่งเปิดใช้ทั้งที่ยังทดสอบไม่ครบ
- วิธีตีราคาสินค้าคงเหลือ ใช้วิธีเดิมต่อไป เช่น ถัวเฉลี่ยหรือเข้าก่อนออกก่อน ถ้าอยากเปลี่ยนวิธีตอนย้ายระบบ ให้คุยกับผู้สอบบัญชีก่อน เพราะทางภาษีต้องได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร
- เลขที่ใบกำกับภาษี ระบบใหม่ต้องไม่ออกเลขซ้ำกับที่ระบบเดิมออกไปแล้ว ตกลงชุดเลขใหม่ให้ชัดก่อนวันแรก
- ตรวจนับสต๊อก นับให้ใกล้วันตัดเปลี่ยนที่สุด แล้วปรับยอดในระบบเดิมให้ตรงก่อนยกมา
- เอกสารที่ออกคร่อมวัน เช่น ใบสั่งซื้อที่ของยังมาไม่ครบ ตกลงให้ชัดว่าเปิดต่อในระบบไหน
| บัญชี | ยกมาแบบไหน | ต้องตรงกับอะไร |
|---|---|---|
| ลูกหนี้การค้า | รายใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้รับชำระ พร้อมวันครบกำหนด | ยอดลูกหนี้ในงบทดลองเดิม |
| เจ้าหนี้การค้า | รายใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้จ่าย พร้อมวันครบกำหนด | ยอดเจ้าหนี้ในงบทดลองเดิม |
| สินค้าคงเหลือ | จำนวนและต้นทุนต่อหน่วย แยกตามรายการสินค้าและคลัง | ยอดสินค้าคงเหลือในบัญชี และผลตรวจนับจริงใกล้วันตัดเปลี่ยน |
| สินทรัพย์ถาวร | รายตัว ทั้งราคาทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม และอายุการใช้งานที่เหลือ | ทะเบียนสินทรัพย์เดิม และยอดในงบทดลอง |
| เงินสด เงินฝาก และบัญชีอื่น | ยอดรวมรายบัญชี | งบทดลองเดิม และ statement ธนาคาร ณ วันเดียวกัน |
ควรรันระบบเก่ากับ ERP คู่กันนานแค่ไหน
อย่างน้อยหนึ่งรอบปิดเดือน เดินคู่แปลว่าคีย์รายการจริงลงทั้งสองระบบ แล้วปิดเดือนทั้งสองฝั่งมาเทียบกัน ตัวเลขตรงตามเกณฑ์ที่ตกลงไว้ก็เลิกใช้ระบบเก่าได้ ถ้าไม่ตรง หาสาเหตุให้เจอก่อน แล้วเดินคู่อีกรอบ
การเดินคู่มีต้นทุนจริง ทีมบัญชีทำงานสองเท่าตลอดช่วงนั้น จึงไม่ควรลากยาว ตกลงเกณฑ์ผ่านไว้ก่อนเริ่ม ว่าเทียบรายงานอะไรบ้าง และต่างกันได้แค่ไหน
ผ่านเกณฑ์แล้ว ให้ล็อกระบบเก่าเป็นอ่านอย่างเดียว ไม่ต้องลบ และไม่ต้องย้ายข้อมูลย้อนหลังทั้งหมดเข้า ERP พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนดให้เก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ระบบเก่าที่ยังเปิดดูได้ตอบคำถามผู้สอบบัญชีหรือเจ้าหน้าที่สรรพากรได้เลย ถ้าเป็นโปรแกรมรายเดือนที่จะเลิกต่ออายุ ให้ส่งออกรายงานหลักทุกเดือนเก็บไว้ก่อนสัญญาหมด เพราะหลังจากนั้นอาจเข้าไปดูไม่ได้อีก
- งบทดลอง ยอดรายบัญชีต้องตรงกันหลังแปลงผ่านตารางจับคู่
- รายงานอายุลูกหนี้และเจ้าหนี้ ยอดค้างของลูกค้าและผู้ขายแต่ละรายต้องตรงกัน
- ยอดสต๊อกและมูลค่าสต๊อก เทียบแยกคลัง และเทียบกับการนับจริง
- รายงานภาษีซื้อภาษีขาย และยอดภาษีหัก ณ ที่จ่ายของเดือน ต้องได้แบบยื่นชุดเดียวกัน
- งบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร ต้องทำจากระบบใหม่ได้ครบ
- ขั้นต่ำที่ระบบเก่ากับ ERP ต้องรันคู่กัน
- 1 รอบปิดเดือน
- ที่ต้องเทียบให้ตรงก่อนเลิกระบบเก่า
- 5 รายงาน
- ที่ต้องเก็บบัญชีและเอกสารตาม พ.ร.บ.การบัญชี
- 5 ปี
ข้อมูลจากโปรแกรมบัญชีเดิม ต้องส่งออกอะไรบ้าง
ส่งออกทุกอย่างที่ ERP ต้องใช้ทำงานต่อ และทุกอย่างที่ผู้สอบบัญชีอาจขอดูย้อนหลัง ก่อนสิทธิ์เข้าระบบเดิมจะหมด โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ส่งออกเป็น Excel หรือ CSV ได้ แต่แต่ละเจ้าได้ไม่เท่ากัน บางรายงานออกได้แค่ PDF ซึ่งเก็บอ่านได้แต่นำเข้าระบบใหม่ไม่ได้
ลองส่งออกจริงหนึ่งรอบตั้งแต่ช่วงวางแผน แล้วดูว่าไฟล์มีรหัสครบไหม เช่น รหัสลูกค้า รหัสสินค้า เลขที่เอกสารอ้างอิง ถ้าขาดรหัส การจับคู่ตอนนำเข้าต้องทำมือ ซึ่งกินเวลามากกว่าที่คิด ถ้าโปรแกรมเดิมเป็นแบบรายเดือน ให้ถามผู้ให้บริการเป็นลายลักษณ์อักษรว่าหลังเลิกต่ออายุ ยังเข้าไปดูหรือส่งออกข้อมูลได้อีกนานแค่ไหน
- ผังบัญชี และงบทดลองของเดือนล่าสุดที่ปิดแล้ว
- รายชื่อลูกค้าและผู้ขาย พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษีและที่อยู่สำหรับออกใบกำกับภาษี
- รายการสินค้า รหัส หน่วยนับ และต้นทุนต่อหน่วย แยกตามคลัง
- ใบแจ้งหนี้ลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ยังค้าง รายใบ พร้อมวันครบกำหนด
- ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร ราคาทุน ค่าเสื่อมราคาสะสม และอายุที่เหลือ
- รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย และภาษีหัก ณ ที่จ่าย ย้อนหลังทุกเดือนที่ยังต้องเก็บ
- บัญชีแยกประเภททั้งปี เก็บเป็นไฟล์ไว้ตอบคำถามผู้สอบบัญชี
ความเสี่ยงที่ทำให้ย้ายระบบบัญชีแล้วพัง
ส่วนใหญ่พังเพราะคนกับข้อมูล ไม่ใช่ซอฟต์แวร์ ERP ทั่วไปทำงานบัญชีพื้นฐานได้อยู่แล้ว ที่ต่างคือบริษัทเตรียมข้อมูล ตกลงเกณฑ์ และกันเวลาทีมไว้ได้แค่ไหน
- ไม่มีเจ้าภาพฝั่งบัญชี ทีมไอทีหรือผู้ขายตัดสินใจเรื่องผังบัญชีแทนคนที่ต้องปิดงบจริง
- ยกยอดที่ยังผิดอยู่ข้ามไป แล้วต้องมาไล่แก้ในระบบใหม่ที่ไม่มีประวัติรายการเดิม
- เปิดใช้กลางเดือนเพราะอยากให้ทันกำหนด แบบ ภ.พ.30 เดือนนั้นจึงต้องรวมตัวเลขจากสองระบบ
- ไม่ได้ตกลงเกณฑ์ผ่านของการรันคู่ไว้ก่อน การรันคู่จึงลากยาวจนทีมบัญชีหมดแรง
- อบรมผู้ใช้หลังเปิดระบบแล้ว แทนที่จะให้ลองคีย์เอกสารจริงก่อนวันตัดระบบ
- ปรับแต่งระบบให้เหมือนโปรแกรมเดิมทุกหน้าจอ จนเสียประโยชน์ของ ERP และอัปเกรดยาก
ไม่อยากเปลี่ยนทั้งระบบ มีทางเลือกไหม
มี ถ้าปัญหาอยู่ที่งานส่วนเดียว เช่น สต๊อก งานขายหลายช่องทาง หรือต้นทุนงานผลิต ใช้โปรแกรมบัญชีต่อสำหรับงานบัญชีล้วนๆ แล้วเพิ่มระบบเฉพาะส่วนนั้นที่ส่งตัวเลขเข้าบัญชีให้เอง มักเร็วกว่าและเสี่ยงน้อยกว่าย้ายทั้งบริษัทไป ERP
ทางนี้เหมาะเมื่อทีมบัญชีพอใจกับโปรแกรมเดิม และงานที่ติดเป็นขั้นตอนเฉพาะของบริษัทที่ ERP สำเร็จรูปก็ต้องปรับแต่งอยู่ดี ต้องตกลงให้ชัดว่าระบบไหนเป็นต้นทางของตัวเลขไหน ไม่อย่างนั้นจะกลับไปคีย์ซ้ำแบบเดิม
เช็กลิสต์ก่อนวันตัดระบบ
- บัญชีพัก บัญชีรอตรวจสอบ และเงินฝากธนาคาร เคลียร์และกระทบยอดถึงเดือนล่าสุดแล้ว?
- ตารางจับคู่ผังบัญชีผ่านการทดสอบด้วยงบทดลองจริงแล้ว?
- ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สต๊อก และสินทรัพย์ ยกเป็นรายตัวแล้วรวมตรงกับงบทดลอง?
- วันตัดระบบตรงกับวันแรกของเดือนหรือรอบบัญชี และทุกคนรู้ว่าหยุดคีย์ระบบเก่าเมื่อไหร่?
- ตกลงเลขที่ใบกำกับภาษีชุดใหม่แล้ว ไม่ซ้ำกับที่ระบบเดิมออกไป?
- เขียนเกณฑ์ผ่านของการรันคู่ไว้แล้ว ว่าเทียบรายงานอะไร ต่างกันได้แค่ไหน?
- ส่งออกรายงานย้อนหลังที่ต้องเก็บ 5 ปีครบ ก่อนสิทธิ์เข้าระบบเดิมจะหมด?
คำถามที่พบบ่อย
ย้ายผังบัญชีจากโปรแกรมบัญชีเดิมเข้า ERP ทำยังไง?
ทำตารางจับคู่ว่าบัญชีเดิมแต่ละตัวไปอยู่ตรงไหนในผังใหม่ แล้วเพิ่มมิติ เช่น ศูนย์ต้นทุน สาขา หรือสายสินค้า เพราะ ERP ใช้ผังชุดนี้ลงรายการอัตโนมัติเวลารับของหรือตัดสต๊อกขาย จับคู่เสร็จแล้วแปลงงบทดลองเดือนล่าสุดผ่านตาราง ยอดต้องตรง จึงค่อยยกยอดคงเหลือ ณ วันตัดเปลี่ยนเข้าไป
เปลี่ยนระบบบัญชีเป็น ERP กลางปีได้ไหม?
ได้ แต่ทำให้งานปิดงบปีนั้นยุ่งขึ้น เพราะต้องรวมตัวเลขจากสองระบบเข้าด้วยกัน ถ้าเลือกได้ ตัดเปลี่ยนที่วันแรกของรอบบัญชีใหม่จะง่ายกว่ามาก ถ้าจำเป็นต้องเปลี่ยนกลางปีจริงๆ ให้ยกยอดเข้ามาที่วันตัดเปลี่ยน แล้วเก็บระบบเก่าไว้อ่านอย่างเดียวจนกว่าจะปิดงบปีนั้นเสร็จ
เปลี่ยนระบบบัญชีเป็น ERP ใช้เวลานานไหม?
ERP ระดับ SME โดยทั่วไปใช้เวลาราว 4–6 เดือนตั้งแต่สรุปขอบเขตงานจนเปิดใช้จริง แล้วเผื่อรันระบบเก่ากับใหม่คู่กันอีกอย่างน้อยหนึ่งรอบปิดเดือน ที่มักทำให้ช้าคือข้อมูลเดิมที่ต้องเคลียร์ เช่น บัญชีพักที่ไม่มีใครอธิบายได้ ลูกหนี้ที่ยอดไม่ตรง หรือรหัสสินค้าซ้ำ งานติดตั้งไม่ค่อยเป็นปัญหา
ยอดยกมาใน ERP ต้องยกอะไรบ้าง?
ยกยอดคงเหลือทุกบัญชี ณ วันตัดเปลี่ยนจากงบทดลองเดิม และยกเป็นรายตัวสำหรับบัญชีที่มีงานผูกอยู่ คือ ลูกหนี้และเจ้าหนี้รายใบแจ้งหนี้ที่ยังค้าง สินค้าคงเหลือเป็นจำนวนและต้นทุนต่อหน่วยแยกคลัง และสินทรัพย์ถาวรรายตัวพร้อมค่าเสื่อมราคาสะสม ยอดรายตัวต้องรวมแล้วตรงงบทดลองก่อนคีย์รายการแรก
เปลี่ยนเป็น ERP แล้ว ต้องเก็บโปรแกรมบัญชีเดิมไว้นานแค่ไหน?
อย่างน้อย 5 ปีนับจากวันปิดบัญชี ตามที่พระราชบัญญัติการบัญชีกำหนด วิธีง่ายที่สุดคือล็อกระบบเดิมเป็นอ่านอย่างเดียว ไม่ต้องย้ายประวัติทั้งหมดเข้า ERP ถ้าเป็นโปรแกรมรายเดือนที่จะเลิกต่ออายุ ให้ส่งออกงบทดลอง บัญชีแยกประเภท และรายงานภาษีของทุกเดือนเก็บเป็นไฟล์ก่อนสัญญาหมด
ต้องย้ายข้อมูลย้อนหลังทั้งหมดเข้า ERP ไหม?
ไม่ต้อง ย้ายเฉพาะสิ่งที่ ERP ต้องใช้ทำงานต่อ คือ ผังบัญชี ยอดยกมา ข้อมูลหลัก และเอกสารที่ยังเปิดอยู่ ประวัติรายการย้อนหลังเก็บไว้ในระบบเดิมแบบอ่านอย่างเดียว หรือส่งออกเป็นไฟล์ ถ้าต้องการตัวเลขเปรียบเทียบปีก่อนในรายงาน ให้ยกยอดรายเดือนระดับบัญชีเข้าไป ไม่ต้องยกทุกรายการ