ใช้ Excel จัดการคลินิก ถึงเมื่อไหร่ควรเปลี่ยน

คลินิกยังใช้ Excel ได้อยู่ไหม

Excel ยังพอไหวสำหรับคลินิกที่มีหมอคนเดียว คนไข้ไม่มาก และไม่มีพนักงานหลายคนแก้ไฟล์พร้อมกัน จุดที่ควรเปลี่ยนมาถึงก่อน Excel จะพัง คือตอนที่มีเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งใน 4 ข้อนี้ มีคนแก้ไฟล์เดียวกันมากกว่าหนึ่งคน เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง มีสาขาที่สอง หรือมีคนไข้ขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA

เหตุผลที่ต้องเปลี่ยนแทบไม่เกี่ยวกับความสามารถของ Excel เลย ข้อมูลคนไข้เป็นข้อมูลอ่อนไหวตามกฎหมาย และไฟล์สเปรดชีตพิสูจน์ได้ยากว่าใครเปิดดูอะไรไปบ้าง ความรับผิดชอบตรงนี้ไม่ได้อยู่ที่คนทำไฟล์ อยู่ที่คลินิกต่างหาก

Excel ทำได้ดีอยู่แล้วตรงไหน

ก่อนจะบอกว่าควรเปลี่ยน ต้องยอมรับก่อนว่าการเริ่มจาก Excel เป็นการตัดสินใจที่สมเหตุสมผล ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว แก้โครงสร้างได้ทันทีที่อยากเปลี่ยน และไม่ต้องรอใครมาติดตั้งอะไรให้

สำหรับคลินิกเปิดใหม่ที่ยังไม่รู้ว่าขั้นตอนการทำงานจริงจะออกมาหน้าตาแบบไหน การเริ่มจากสเปรดชีตแล้วค่อยย้ายทีหลัง มักเป็นทางที่ประหยัดกว่าการซื้อระบบใหญ่มาตั้งแต่วันแรกแล้วพบว่าใช้จริงไม่ตรงกับที่คิด

คู่มือนี้จึงไม่ได้เขียนเพื่อบอกว่า Excel ไม่ดี แต่เขียนเพื่อให้เห็นชัดว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน

ห้าสัญญาณว่าถึงเวลาเปลี่ยนแล้ว

หนึ่ง มีมากกว่าหนึ่งคนแก้ไฟล์เดียวกัน อาการที่เจอคือไฟล์ชื่อลงท้ายว่า “ล่าสุด” “ล่าสุดจริง” “ใช้อันนี้” พอถึงจุดนี้แปลว่าไม่มีใครตอบได้แน่ชัดว่าข้อมูลจริงอยู่ไฟล์ไหน

สอง เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง การคิดค่า DF ต้องดึงยอดที่ลูกค้าจ่ายจริง แยกตามหัตถการ คูณเปอร์เซ็นต์ตามข้อตกลงของหมอแต่ละคน แล้วหักภาษี ณ ที่จ่าย ทำในสเปรดชีตได้ แต่ทุกเดือนต้องทำใหม่ และผิดทีเดียวคือเรื่องเงินกับหมอ

สาม เปิดสาขาที่สอง สเปรดชีตสองไฟล์คือข้อมูลสองชุดที่ต้องรวมด้วยมือทุกครั้งที่อยากเห็นภาพรวม และรหัสคนไข้มักเริ่มชนกันตั้งแต่เดือนแรก

สี่ คนไข้เริ่มถามหาประวัติย้อนหลัง เมื่อคนไข้กลับมาอีกครั้งในรอบสองปี การค้นประวัติจากไฟล์ที่แยกตามปีหรือตามเดือน ใช้เวลานานกว่าที่คนไข้ยอมรอที่หน้าเคาน์เตอร์

ห้า มีคนขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA เช่น ขอดูข้อมูลตัวเอง ขอแก้ไข หรือขอให้ลบ คำขอเหล่านี้ต้องตอบได้ภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด และต้องตอบได้ว่าข้อมูลชุดนั้นอยู่ที่ไหนบ้าง ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบยากมากถ้าไฟล์ส่งต่อกันทางแชท

ใช้ Excel เก็บข้อมูลคนไข้ ผิด PDPA ไหม

PDPA ไม่ได้ห้ามใช้ Excel เก็บข้อมูลคนไข้ แต่กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลต้องมีมาตรการที่เหมาะสม และต้องพิสูจน์ได้ว่ามีจริง ตรงคำว่าพิสูจน์ได้นี่เองที่สเปรดชีตเสียเปรียบ

ลองตอบคำถามเหล่านี้กับไฟล์ที่ใช้อยู่ตอนนี้ ใครเปิดไฟล์นี้ไปแล้วบ้างในเดือนที่ผ่านมา ใครแก้ตัวเลขในช่องนี้และแก้เมื่อไหร่ ไฟล์นี้มีสำเนาอยู่ในเครื่องใครอีกบ้าง ถ้าพนักงานคนหนึ่งลาออกวันนี้ เขายังเปิดไฟล์ที่ส่งไปทางแชทได้อยู่ไหม และถ้าคนไข้ขอให้ลบข้อมูล จะมั่นใจได้อย่างไรว่าลบครบทุกสำเนา

คำถามชุดนี้ตอบได้ยากด้วยสเปรดชีต และไม่เกี่ยวกับความรอบคอบของคนทำงาน เพราะไฟล์ไม่ได้สร้างมาเพื่อบันทึกว่าใครทำอะไรกับมัน ระบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลคนไข้จะบันทึกทุกการเข้าถึงและการแก้ไขไว้เอง กำหนดสิทธิ์ได้เป็นรายคน และเมื่อปิดสิทธิ์แล้วก็ปิดได้จริงทันที

เทียบกันตรงๆ Excel กับโปรแกรมคลินิก

ตารางนี้ไม่ได้บอกว่าอีกฝั่งไร้ประโยชน์ Excel ยังชนะเรื่องความยืดหยุ่นและค่าใช้จ่าย ส่วนโปรแกรมคลินิกชนะเรื่องที่ต้องมีหลายคนใช้ ต้องตรวจสอบย้อนหลังได้ และต้องทำซ้ำทุกเดือนโดยไม่ผิด

วิธีอ่านตารางให้เป็นประโยชน์คือ ดูว่าแถวไหนคือปัญหาที่คลินิกของคุณเจอจริงอยู่ตอนนี้ ถ้ายังไม่เจอสักแถว แปลว่ายังไม่ถึงเวลา

ใช้ Excel ในคลินิก ต้นทุนจริงคืออะไร

ค่าใช้จ่ายของ Excel ที่เห็นคือศูนย์ แต่ต้นทุนจริงคือเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ต้องทำซ้ำทุกเดือน และความเสี่ยงที่ประเมินเป็นตัวเงินได้ยากจนกว่าจะเกิดขึ้นจริง

ลองจับเวลาจริงสักเดือนแล้วเทียบดู ทั้งเวลาที่ใช้สรุปยอดสิ้นวัน เวลาที่ใช้คิดค่า DF ให้หมอแต่ละคน เวลาที่ใช้ค้นประวัติคนไข้เก่า เวลาที่ใช้รวมไฟล์จากหลายเครื่อง และเวลาที่ใช้ทำใหม่เมื่อไฟล์เสียหรือทับกัน

เอาจำนวนชั่วโมงที่ได้คูณค่าแรงต่อชั่วโมงของคนที่ทำงานนั้น แล้วค่อยเทียบกับค่าโปรแกรมรายเดือน คลินิกจำนวนไม่น้อยพบว่าตัวเลขสองฝั่งใกล้กันกว่าที่คิด และนั่นยังไม่นับความเสี่ยงเรื่องข้อมูลคนไข้ที่ยังไม่ได้ตีราคา

ถ้าจะย้ายจาก Excel ควรเริ่มยังไง

อย่าย้ายทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มจากข้อมูลคนไข้และการนัดหมายก่อน เพราะเป็นสองอย่างที่ใช้ทุกวันและเห็นผลเร็วที่สุด ส่วนรายงานย้อนหลังค่อยตามมาทีหลังได้

เก็บไฟล์ Excel เดิมไว้อ่านอย่างเดียวสักสามเดือน อย่าเพิ่งลบ ระหว่างนั้นให้ทุกคนบันทึกงานใหม่ในระบบใหม่เท่านั้น ถ้าย้อนกลับไปแก้ไฟล์เก่าด้วย จะได้ข้อมูลสองชุดที่ไม่ตรงกันอีกครั้ง

จัดคนหนึ่งคนเป็นเจ้าของเรื่องนี้ และเลือกช่วงที่คนไข้ไม่แน่นเป็นสัปดาห์แรกของการเปลี่ยน สำหรับ SyncEdge Clinic ทุกแพ็กเกจไม่มีค่าติดตั้ง และทดลองใช้ได้ 2 เดือนโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ลองย้ายข้อมูลจริงสักร้อยรายเข้าไปทดสอบก่อนตัดสินใจได้เลย