ใช้ Excel จัดการคลินิก ถึงเมื่อไหร่ควรเปลี่ยน

สรุปสั้นๆ ก่อนตัดสินใจ

Excel ยังพอไหวสำหรับคลินิกที่มีหมอคนเดียว คนไข้ไม่มาก และไม่มีพนักงานหลายคนแก้ไฟล์พร้อมกัน จุดที่ควรเปลี่ยนไม่ใช่ตอนที่ Excel พัง แต่คือตอนที่มีเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งใน 4 ข้อนี้ — มีคนแก้ไฟล์เดียวกันมากกว่าหนึ่งคน, เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง, มีสาขาที่สอง หรือมีคนไข้ขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA

เหตุผลที่ต้องเปลี่ยนไม่ใช่เพราะ Excel ทำงานไม่ได้ แต่เพราะข้อมูลคนไข้เป็นข้อมูลอ่อนไหวตามกฎหมาย และไฟล์สเปรดชีตพิสูจน์ได้ยากว่าใครเปิดดูอะไรไปบ้าง ความรับผิดชอบตรงนี้อยู่ที่คลินิก ไม่ได้อยู่ที่คนทำไฟล์

Excel ทำได้ดีอยู่แล้วตรงไหน

ก่อนจะบอกว่าควรเปลี่ยน ต้องยอมรับก่อนว่าการเริ่มจาก Excel เป็นการตัดสินใจที่สมเหตุสมผล ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว แก้โครงสร้างได้ทันทีที่อยากเปลี่ยน และไม่ต้องรอใครมาติดตั้งอะไรให้

สำหรับคลินิกเปิดใหม่ที่ยังไม่รู้ว่าขั้นตอนการทำงานจริงจะออกมาหน้าตาแบบไหน การเริ่มจากสเปรดชีตแล้วค่อยย้ายทีหลัง มักเป็นทางที่ประหยัดกว่าการซื้อระบบใหญ่มาตั้งแต่วันแรกแล้วพบว่าใช้จริงไม่ตรงกับที่คิด

คู่มือนี้จึงไม่ได้เขียนเพื่อบอกว่า Excel ไม่ดี แต่เขียนเพื่อให้เห็นชัดว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน

ห้าสัญญาณว่าถึงเวลาเปลี่ยนแล้ว

หนึ่ง มีมากกว่าหนึ่งคนแก้ไฟล์เดียวกัน อาการที่เจอคือไฟล์ชื่อลงท้ายด้วย ล่าสุด, ล่าสุดจริง, ใช้อันนี้ พอถึงจุดนี้แปลว่าไม่มีใครตอบได้แน่ชัดว่าข้อมูลจริงอยู่ไฟล์ไหน

สอง เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง การคิดค่า DF ต้องดึงยอดที่ลูกค้าจ่ายจริง แยกตามหัตถการ คูณเปอร์เซ็นต์ตามข้อตกลงของหมอแต่ละคน แล้วหักภาษี ณ ที่จ่าย ทำในสเปรดชีตได้ แต่ทุกเดือนต้องทำใหม่ และผิดทีเดียวคือเรื่องเงินกับหมอ

สาม เปิดสาขาที่สอง สเปรดชีตสองไฟล์ไม่ได้แปลว่ามีสองสาขา แต่แปลว่ามีข้อมูลสองชุดที่ต้องรวมด้วยมือทุกครั้งที่อยากเห็นภาพรวม และรหัสคนไข้มักเริ่มชนกันตั้งแต่เดือนแรก

สี่ คนไข้เริ่มถามหาประวัติย้อนหลัง เมื่อคนไข้กลับมาอีกครั้งในรอบสองปี การค้นประวัติจากไฟล์ที่แยกตามปีหรือตามเดือน ใช้เวลานานกว่าที่คนไข้ยอมรอที่หน้าเคาน์เตอร์

ห้า มีคนขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA เช่น ขอดูข้อมูลตัวเอง ขอแก้ไข หรือขอให้ลบ คำขอเหล่านี้ต้องตอบได้ภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด และต้องตอบได้ว่าข้อมูลชุดนั้นอยู่ที่ไหนบ้าง ซึ่งเป็นคำถามที่ตอบยากมากถ้าไฟล์ถูกส่งต่อกันทางแชท

เรื่อง PDPA ที่สเปรดชีตพิสูจน์ได้ยาก

PDPA ไม่ได้ห้ามใช้ Excel เก็บข้อมูลคนไข้ แต่กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลต้องมีมาตรการที่เหมาะสม และต้องพิสูจน์ได้ว่ามีจริง ตรงคำว่าพิสูจน์ได้นี่เองที่สเปรดชีตเสียเปรียบ

คำถามที่ควรลองตอบดูกับไฟล์ที่ใช้อยู่ตอนนี้ — ใครเปิดไฟล์นี้ไปแล้วบ้างในเดือนที่ผ่านมา, ใครแก้ตัวเลขในช่องนี้และแก้เมื่อไหร่, ไฟล์นี้ถูกก๊อปไปอยู่ในเครื่องใครอีกบ้าง, ถ้าพนักงานคนหนึ่งลาออกวันนี้ เขายังเปิดไฟล์ที่ส่งไปทางแชทได้อยู่ไหม และถ้าคนไข้ขอให้ลบข้อมูล จะมั่นใจได้อย่างไรว่าลบครบทุกสำเนา

คำถามชุดนี้ตอบได้ยากด้วยสเปรดชีต ไม่ใช่เพราะคนทำงานไม่รอบคอบ แต่เพราะไฟล์ไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อบันทึกว่าใครทำอะไรกับมัน ระบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลคนไข้จะบันทึกทุกการเข้าถึงและการแก้ไขไว้เอง กำหนดสิทธิ์ได้เป็นรายคน และเมื่อปิดสิทธิ์แล้วก็ปิดได้จริงทันที

เทียบกันตรงๆ Excel กับโปรแกรมคลินิก

ตารางนี้ไม่ได้บอกว่าอีกฝั่งไร้ประโยชน์ Excel ยังชนะเรื่องความยืดหยุ่นและค่าใช้จ่าย ส่วนโปรแกรมคลินิกชนะเรื่องที่ต้องมีหลายคนใช้ ต้องตรวจสอบย้อนหลังได้ และต้องทำซ้ำทุกเดือนโดยไม่ผิด

วิธีอ่านตารางให้เป็นประโยชน์คือ ดูว่าแถวไหนคือปัญหาที่คลินิกของคุณเจอจริงอยู่ตอนนี้ ถ้ายังไม่เจอสักแถว แปลว่ายังไม่ถึงเวลา

ต้นทุนที่ไม่ได้อยู่ในไฟล์

ค่าใช้จ่ายของ Excel ที่เห็นคือศูนย์ แต่ต้นทุนจริงคือเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ต้องทำซ้ำทุกเดือน และความเสี่ยงที่ประเมินเป็นตัวเงินได้ยากจนกว่าจะเกิดขึ้นจริง

ลองจับเวลาจริงสักเดือนแล้วเทียบดู — เวลาที่ใช้สรุปยอดสิ้นวัน, เวลาที่ใช้คิดค่า DF ให้หมอแต่ละคน, เวลาที่ใช้ค้นประวัติคนไข้เก่า, เวลาที่ใช้รวมไฟล์จากหลายเครื่อง และเวลาที่ใช้ทำใหม่เมื่อไฟล์เสียหรือทับกัน

เอาจำนวนชั่วโมงที่ได้คูณค่าแรงต่อชั่วโมงของคนที่ทำงานนั้น แล้วค่อยเทียบกับค่าโปรแกรมรายเดือน คลินิกจำนวนไม่น้อยพบว่าตัวเลขสองฝั่งใกล้กันกว่าที่คิด และนั่นยังไม่นับความเสี่ยงเรื่องข้อมูลคนไข้ที่ยังไม่ได้ตีราคา

ถ้าจะย้ายจาก Excel ควรเริ่มยังไง

อย่าย้ายทุกอย่างพร้อมกัน เริ่มจากข้อมูลคนไข้และการนัดหมายก่อน เพราะเป็นสองอย่างที่ใช้ทุกวันและเห็นผลเร็วที่สุด ส่วนรายงานย้อนหลังค่อยตามมาทีหลังได้

เก็บไฟล์ Excel เดิมไว้อ่านอย่างเดียวสักสามเดือน อย่าเพิ่งลบ ระหว่างนั้นให้ทุกคนบันทึกงานใหม่ในระบบใหม่เท่านั้น ถ้าย้อนกลับไปแก้ไฟล์เก่าด้วย จะได้ข้อมูลสองชุดที่ไม่ตรงกันอีกครั้ง

จัดคนหนึ่งคนเป็นเจ้าของเรื่องนี้ และเลือกช่วงที่คนไข้ไม่แน่นเป็นสัปดาห์แรกของการเปลี่ยน สำหรับ SyncEdge Clinic แพ็กเกจ Solo และ Starter ติดตั้งให้ฟรี และทดลองใช้ได้ 14 วันโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ลองย้ายข้อมูลจริงสักร้อยรายเข้าไปทดสอบก่อนตัดสินใจได้เลย