ใช้ Excel หรือ Google Sheet จัดการคลินิก ถึงเมื่อไหร่ควรเปลี่ยน

01

คลินิกยังใช้ Excel ได้อยู่ไหม

ได้ ถ้าคลินิกมีหมอคนเดียว คนไข้ไม่มาก และไม่มีคนอื่นแก้ไฟล์ด้วย จุดที่ควรเปลี่ยนมาถึงก่อน Excel จะพัง คือตอนที่มีคนแก้ไฟล์เดียวกันมากกว่าหนึ่งคน เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง มีสาขาที่สอง หรือมีคนไข้ขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA

เหตุผลที่ต้องเปลี่ยนแทบไม่เกี่ยวกับความสามารถของ Excel ข้อมูลคนไข้เป็นข้อมูลอ่อนไหวตามกฎหมาย และไฟล์สเปรดชีตพิสูจน์ได้ยากว่าใครเปิดดูอะไรไปบ้าง ความรับผิดชอบตรงนี้อยู่ที่คลินิก ไม่ใช่คนทำไฟล์

02

Excel ทำได้ดีอยู่แล้วตรงไหน

การเริ่มจาก Excel เป็นการตัดสินใจที่สมเหตุสมผล ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ทุกคนใช้เป็นอยู่แล้ว แก้โครงสร้างได้ทันทีที่อยากเปลี่ยน และไม่ต้องรอใครมาติดตั้งให้

คลินิกเปิดใหม่ที่ยังไม่รู้ว่าขั้นตอนงานจริงจะออกมาแบบไหน เริ่มจากสเปรดชีตแล้วค่อยย้ายทีหลัง มักประหยัดกว่าซื้อระบบใหญ่ตั้งแต่วันแรกแล้วพบว่าใช้จริงไม่ตรงกับที่คิด คู่มือนี้จึงไม่ได้บอกว่า Excel ไม่ดี แต่ชี้ว่าเส้นแบ่งอยู่ตรงไหน

03

สัญญาณอะไรบอกว่าคลินิกควรเลิกใช้ Excel

หนึ่ง มีมากกว่าหนึ่งคนแก้ไฟล์เดียวกัน อาการคือไฟล์ชื่อลงท้ายว่า “ล่าสุด” “ล่าสุดจริง” “ใช้อันนี้” และไม่มีใครตอบได้แน่ว่าข้อมูลจริงอยู่ไฟล์ไหน

สอง เริ่มจ่ายค่า DF ให้หมอลูกจ้าง ต้องดึงยอดที่คนไข้จ่ายจริง แยกตามหัตถการ คูณเปอร์เซ็นต์ตามข้อตกลงของหมอแต่ละคน แล้วหักภาษี ณ ที่จ่าย ทำในสเปรดชีตได้ แต่ต้องทำใหม่ทุกเดือน และผิดทีเดียวคือเรื่องเงินกับหมอ

สาม เปิดสาขาที่สอง สเปรดชีตสองไฟล์คือข้อมูลสองชุดที่ต้องรวมด้วยมือทุกครั้งที่อยากเห็นภาพรวม และรหัสคนไข้มักเริ่มชนกันตั้งแต่เดือนแรก

สี่ คนไข้เริ่มถามหาประวัติย้อนหลัง คนไข้ที่กลับมาในรอบสองปี ถ้าต้องค้นจากไฟล์ที่แยกตามปีหรือตามเดือน จะใช้เวลานานกว่าที่คนไข้ยอมรอหน้าเคาน์เตอร์

ห้า มีคนขอใช้สิทธิ์ตาม PDPA เช่น ขอดู ขอแก้ หรือขอให้ลบข้อมูล ต้องตอบภายในกรอบเวลาที่กฎหมายกำหนด และต้องรู้ว่าข้อมูลชุดนั้นอยู่ที่ไหนบ้าง ซึ่งตอบยากมากถ้าไฟล์ส่งต่อกันทางแชต

04

ใช้ Excel เก็บข้อมูลคนไข้ ผิด PDPA ไหม

ไม่ผิด PDPA ไม่ได้ห้ามใช้ Excel แต่กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลต้องมีมาตรการที่เหมาะสม และพิสูจน์ได้ว่ามีจริง ตรงคำว่าพิสูจน์ได้นี่เองที่สเปรดชีตเสียเปรียบ

ลองตอบคำถามเหล่านี้กับไฟล์ที่ใช้อยู่ ใครเปิดไฟล์นี้บ้างในเดือนที่ผ่านมา ใครแก้ตัวเลขช่องนี้และแก้เมื่อไหร่ ไฟล์นี้มีสำเนาอยู่ในเครื่องใครอีก พนักงานที่ลาออกวันนี้ยังเปิดไฟล์ที่ส่งไปทางแชตได้ไหม และถ้าคนไข้ขอให้ลบ จะมั่นใจได้อย่างไรว่าลบครบทุกสำเนา

คำถามชุดนี้ตอบยากด้วยสเปรดชีต ไม่ว่าคนทำงานจะรอบคอบแค่ไหน เพราะไฟล์ไม่ได้สร้างมาเพื่อบันทึกว่าใครทำอะไรกับมัน ระบบที่ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลคนไข้จะบันทึกทุกการเข้าถึงและการแก้ไขเอง กำหนดสิทธิ์ได้รายคน และปิดสิทธิ์แล้วก็ปิดได้จริงทันที

05

เทียบกันตรงๆ Excel กับโปรแกรมคลินิก

Excel ยังชนะเรื่องความยืดหยุ่นและค่าใช้จ่าย ส่วนโปรแกรมคลินิกชนะเรื่องที่หลายคนต้องใช้ข้อมูลชุดเดียวกัน ต้องตรวจสอบย้อนหลังได้ และต้องทำซ้ำทุกเดือนโดยไม่ผิด

อ่านตารางนี้โดยดูว่าแถวไหนคือปัญหาที่คลินิกเจออยู่ตอนนี้ ถ้ายังไม่เจอสักแถว แปลว่ายังไม่ถึงเวลา

06

Google Sheet ใช้แทนโปรแกรมคลินิกได้ถึงเมื่อไหร่

Google Sheet เริ่มไม่พอเมื่อมีคนเข้าถึงไฟล์มากขึ้น เมื่อต้องตอบเรื่อง PDPA ว่าใครดูข้อมูลคนไข้คนไหน และเมื่อสูตรคิดค่า DF หรือตัดสต๊อกเริ่มคลาดเคลื่อนโดยไม่มีใครเห็น ส่วนที่ Google Sheet แก้ได้จริงคือหลายคนแก้พร้อมกันได้ และไฟล์ไม่หายไปพร้อมเครื่อง

เรื่องแรกคือการแชร์ คลินิกมักแชร์ชีตเดียวให้ทุกคน ตั้งแต่หมอจนถึงพนักงานพาร์ทไทม์ และทุกคนเห็นทั้งไฟล์ ถ้าแชร์แบบใครมีลิงก์ก็เปิดได้ วันที่ลิงก์หลุดไปในแชต ข้อมูลคนไข้ทั้งหมดก็หลุดไปด้วย ส่วนพนักงานที่ลาออกไปแล้วอาจยังมีไฟล์ที่ดาวน์โหลดเก็บไว้

เรื่องที่สองคือบันทึกการใช้งาน ประวัติเวอร์ชันบอกได้ว่าใครแก้ช่องไหนเมื่อไหร่ แต่ไม่ได้บอกว่าใครเปิดดูคนไข้คนไหน และชีตเดียวกำหนดให้แต่ละคนเห็นคนไข้ไม่เท่ากันไม่ได้ ทั้งที่มาตรา 37 (1) ของ PDPA ให้คลินิกมีมาตรการป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่มีสิทธิ์

เรื่องที่สามคือสูตร ค่า DF ที่คิดในชีตพึ่งสูตรที่อ้างช่วงข้อมูลถูกต้อง พอมีคนแทรกแถว ลากสูตรไม่สุด หรือพิมพ์ทับช่องสูตร ยอดก็ผิดเงียบๆ โดยไม่มีอะไรเตือน สต๊อกยาก็เหมือนกัน ยอดคงเหลือจากสูตรจะไม่ตรงกับของบนชั้นทันทีที่มีคนลืมบันทึกการจ่ายยาสักครั้ง และกว่าจะรู้ก็ตอนนับสต๊อกสิ้นเดือน

ถ้ามีคนแก้ชีตแค่หนึ่งหรือสองคน ไม่มีหมอลูกจ้างที่ต้องคิดค่า DF และแชร์ชีตเฉพาะบัญชีที่ระบุชื่อ ไม่ได้แชร์ผ่านลิงก์ Google Sheet ก็ยังพาคลินิกเล็กไปได้ พอเกินจากนั้น โปรแกรมคลินิกที่แยกสิทธิ์รายคนและคิดค่า DF กับตัดสต๊อกให้เอง คุ้มกว่าเวลาที่เสียไปกับการไล่หาสูตรผิด

ดูราคา SyncEdge Clinic ทุกแพ็กเกจ

07

ใช้ Excel ในคลินิก ต้นทุนจริงคืออะไร

ค่าใช้จ่ายของ Excel ที่เห็นคือศูนย์ แต่ต้นทุนจริงคือเวลาที่ใช้กับงานที่ต้องทำซ้ำทุกเดือน และความเสี่ยงที่ตีเป็นตัวเงินยากจนกว่าจะเกิดขึ้นจริง

ลองจับเวลาจริงสักเดือน ทั้งเวลาสรุปยอดสิ้นวัน คิดค่า DF ให้หมอแต่ละคน ค้นประวัติคนไข้เก่า รวมไฟล์จากหลายเครื่อง และทำใหม่เมื่อไฟล์เสียหรือทับกัน

เอาชั่วโมงที่ได้คูณค่าแรงต่อชั่วโมงของคนที่ทำ แล้วเทียบกับค่าโปรแกรมรายเดือน คลินิกจำนวนไม่น้อยพบว่าสองฝั่งใกล้กันกว่าที่คิด และนั่นยังไม่นับความเสี่ยงเรื่องข้อมูลคนไข้ที่ยังไม่ได้ตีราคา

08

ถ้าจะย้ายจาก Excel ควรเริ่มยังไง

เริ่มจากข้อมูลคนไข้และการนัดหมายก่อน อย่าย้ายทุกอย่างพร้อมกัน เพราะสองอย่างนี้ใช้ทุกวันและเห็นผลเร็วที่สุด รายงานย้อนหลังค่อยตามมาทีหลังได้

เก็บไฟล์ Excel เดิมไว้อ่านอย่างเดียวราวสามเดือน อย่าเพิ่งลบ ระหว่างนั้นให้ทุกคนบันทึกงานใหม่ในระบบใหม่เท่านั้น ถ้ายังย้อนไปแก้ไฟล์เก่าด้วย จะได้ข้อมูลสองชุดที่ไม่ตรงกันอีกครั้ง

ให้คนหนึ่งคนเป็นเจ้าของเรื่องนี้ และเลือกช่วงที่คนไข้ไม่แน่นเป็นสัปดาห์แรกของการเปลี่ยน SyncEdge Clinic ไม่มีค่าติดตั้งทุกแพ็กเกจ และทดลองใช้ได้ 2 เดือนโดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิต ลองย้ายข้อมูลจริงสักร้อยรายเข้าไปทดสอบก่อนตัดสินใจได้

วิธีย้ายบัตรคนไข้และเวชระเบียนเก่าเข้าโปรแกรม