คำตอบสั้นๆ
ระบบบริหารหอพักรวมงานประจำเดือนไว้ที่เดียว ตั้งแต่สถานะห้อง สัญญา จดมิเตอร์น้ำไฟ ออกบิล รับชำระ แจ้งซ่อม ถึงคืนเงินประกัน อาคารเดียวค่าเช่าแบบมาตรฐาน ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปก็พอ ถ้ามีหลายอาคารหรือมีพื้นที่เช่าร้านค้าปน ทำระบบเองมักคุ้มกว่า และทั้งสองแบบต้องคิดบิลตามประกาศควบคุมสัญญาเช่า พ.ศ. 2568
ประเด็นสำคัญ
- ประกาศ พ.ศ. 2568 ใช้กับผู้ให้เช่าตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป แต่ไม่รวมหอพักตามกฎหมายว่าด้วยหอพัก
- เงินประกันรวมค่าเช่าล่วงหน้า เก็บได้ไม่เกิน 3 เดือน สำหรับสัญญาเช่าไม่เกิน 3 ปี
- ค่าน้ำค่าไฟห้ามเกินอัตราที่การไฟฟ้าและการประปาเรียกเก็บ และสัญญาต้องเขียนวิธีคิด
- ส่งบิลล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วัน คืนเงินประกันใน 7 วัน หรือ 14 วันถ้ามีหักค่าเสียหาย
- อาคารเดียวค่าเช่ามาตรฐาน ใช้สำเร็จรูปได้ หลายอาคารหรือมีพื้นที่เช่าร้านค้าปน ทำเองคุ้มกว่า
ระบบบริหารหอพัก ทำอะไรได้บ้าง
ระบบบริหารหอพักทำให้รอบงานประจำเดือน คือจดมิเตอร์ คิดบิล ส่งบิล และตามเงิน จบได้โดยไม่ต้องคีย์ตัวเลขเดียวกันซ้ำหลายที่ งานหลักที่ระบบหอพัก ห้องเช่า และอพาร์ทเม้นท์ควรมี คือ
- ผังห้องและสถานะห้อง ว่าง จองแล้ว มีผู้เช่า หรือแจ้งย้ายออก ดูได้ทุกอาคารในหน้าเดียว
- ทะเบียนผู้เช่าและสัญญาเช่า วันเริ่ม วันสิ้นสุด ค่าเช่า เงินประกัน และค่าเช่าล่วงหน้า
- จดมิเตอร์น้ำและไฟรายห้อง พร้อมรูปหน้าปัดมิเตอร์เป็นหลักฐาน
- ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จอัตโนมัติ จากค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการของแต่ละห้อง
- รับชำระและกระทบยอด รู้ทันทีว่าห้องไหนจ่ายแล้ว ห้องไหนค้าง
- แจ้งซ่อมจากผู้เช่า และติดตามว่าช่างรับงานหรือซ่อมเสร็จหรือยัง
- ย้ายออก ตรวจสภาพห้อง หักค่าเสียหาย และคืนเงินประกันตามกำหนด
- รายงานรายได้ อัตราห้องว่าง และยอดค้างชำระ แยกตามอาคารหรือตามเดือน
- จดมิเตอร์จดน้ำไฟรายห้องด้วยมือถือ พร้อมรูปหน้าปัด
- ออกบิลระบบคิดค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการตามสัญญาของแต่ละห้อง
- ส่งบิลส่งให้ผู้เช่าล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันก่อนครบกำหนด
- รับชำระกระทบยอด รู้ว่าห้องไหนจ่ายแล้ว ห้องไหนค้าง
- แจ้งซ่อมและย้ายออกติดตามงานซ่อม ตรวจห้อง และคืนเงินประกันตามกำหนด
ระบบหอพักต้องรองรับกติกาใหม่อะไรบ้าง
ระบบต้องคุมเพดานเงินประกัน คิดค่าน้ำไฟไม่เกินอัตราที่ถูกเรียกเก็บ ส่งบิลล่วงหน้า และนับวันคืนเงินประกัน ตามประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา เรื่อง ให้ธุรกิจการให้เช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยเป็นธุรกิจที่ควบคุมสัญญา พ.ศ. 2568 ประกาศนี้ลงราชกิจจานุเบกษาวันที่ 6 มิถุนายน 2568 ใช้บังคับเมื่อพ้น 90 วัน และใช้กับผู้ให้เช่าที่มีห้องตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป ไม่ว่าอยู่อาคารเดียวหรือหลายอาคาร รวมถึงการให้เช่าผ่านช่องทางออนไลน์ แต่ไม่รวมหอพักตามกฎหมายว่าด้วยหอพักและโรงแรม
ถ้าโปรแกรมคิดบิลตามนี้ไม่ได้ เจ้าของต้องแก้ด้วยมือทุกเดือน ตารางข้างล่างสรุปเฉพาะข้อที่เกี่ยวกับระบบ คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าไม่แน่ใจว่ากิจการเข้าข่ายไหน ควรถามนักกฎหมายหรือสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค
- ผู้ให้เช่าตั้งแต่จำนวนนี้ขึ้นไปเข้าข่าย
- 3 หน่วย
- เพดานเงินประกันรวมค่าเช่าล่วงหน้า
- 3 เดือน
- ส่งบิลล่วงหน้าอย่างน้อยก่อนครบกำหนด
- 3 วัน
- คืนเงินประกัน ไม่มีหัก / มีหักค่าเสียหาย
- 7 / 14 วัน
| เรื่อง | ประกาศกำหนดว่า | ระบบต้องทำอะไร |
|---|---|---|
| เงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้า | สัญญาเช่าไม่เกิน 3 ปี เรียกเก็บรวมกันได้ไม่เกิน 3 เดือนของค่าเช่ารายเดือน | เตือนตอนทำสัญญา ถ้ายอดรวมเกินเพดาน |
| ค่าน้ำและค่าไฟ | ห้ามคิดเกินอัตราที่การไฟฟ้าและการประปาเรียกเก็บจากผู้ให้เช่า และสัญญาต้องระบุวิธีคำนวณ | คิดจากหน่วยมิเตอร์ตามวิธีที่เขียนในสัญญา และแสดงวิธีคิดบนบิล |
| ค่าเช่าและค่าบริการ | ห้ามเปลี่ยนอัตราก่อนสัญญาสิ้นสุด | ล็อกอัตราตามสัญญาของแต่ละห้อง จนกว่าจะต่อสัญญาใหม่ |
| ใบแจ้งหนี้ | ส่งให้ผู้เช่าล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 3 วันก่อนวันครบกำหนดชำระ และผู้เช่าขอตรวจข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ | ตั้งวันส่งบิลอัตโนมัติ และเก็บรูปมิเตอร์ไว้ให้ผู้เช่าเปิดดู |
| สภาพห้องตอนเข้าอยู่ | ทำหลักฐานการตรวจรับสภาพห้องแนบท้ายสัญญา และมอบให้ผู้เช่าหนึ่งฉบับ | บันทึกรายการของใช้และรูปห้องตอนเข้าอยู่ ไว้เทียบตอนย้ายออก |
| คืนเงินประกัน | ไม่มีความเสียหาย คืนภายใน 7 วัน ถ้าหักค่าเสียหาย คืนส่วนที่เหลือภายใน 14 วัน นับจากสัญญาสิ้นสุดและได้ห้องคืน | นับวันครบกำหนดให้ และเตือนก่อนเลยกำหนด |
จดมิเตอร์และคิดค่าน้ำค่าไฟ ผิดบ่อยตรงไหน
ค่าน้ำค่าไฟผิดบ่อยที่สุดตอนจดเลขมิเตอร์ และเป็นบรรทัดที่ผู้เช่าสงสัยมากที่สุด ระบบที่ดีให้พนักงานจดมิเตอร์ด้วยมือถือทีละห้อง ถ่ายรูปหน้าปัดไว้ แล้วเตือนทันทีถ้าหน่วยเดือนนี้สูงหรือต่ำผิดปกติเมื่อเทียบกับเดือนก่อน เพราะส่วนใหญ่คือจดเลขผิด ไม่ใช่ผู้เช่าใช้ไฟมากขึ้นจริง
อัตราที่การไฟฟ้าและการประปาเรียกเก็บจากผู้ให้เช่าอาจไม่ใช่ตัวเลขเดียวคงที่ จึงต้องตกลงวิธีคำนวณให้ชัดในสัญญา แล้วให้ระบบคิดตามวิธีนั้นเหมือนกันทุกห้องทุกเดือน ค่าบริการอื่น เช่น ค่าส่วนกลางหรืออินเทอร์เน็ต ให้แยกเป็นบรรทัดของตัวเอง อย่ารวมไว้ในค่าไฟ
ส่งบิลและรับชำระค่าเช่าผ่าน LINE ได้ไหม
ได้ และเป็นส่วนที่ลดงานได้มากที่สุด ผู้เช่าผูกห้องของตัวเองกับ LINE ครั้งเดียว จากนั้นระบบส่งบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ของยอดนั้นให้ทุกเดือน ผู้เช่าส่งสลิปกลับมาในหน้าเดียวกัน แล้วพนักงานกดยืนยันยอด แทนการไล่เทียบสลิปในแชต แจ้งซ่อมก็ทำจากหน้าเดียวกันพร้อมแนบรูปได้
ข้อความที่ระบบส่งออกไปเองนับเป็นข้อความพุชของ LINE OA ถ้ามีหลายร้อยห้อง ควรคิดค่าข้อความต่อเดือนไว้ตั้งแต่ตอนออกแบบ
- ผูกห้องผู้เช่าผูกห้องของตัวเองกับ LINE ครั้งเดียว
- ส่งบิลระบบส่งบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ของยอดนั้นทุกเดือน
- ส่งสลิปผู้เช่าส่งสลิปกลับในหน้าเดียวกัน
- ยืนยันยอดพนักงานกดยืนยัน ไม่ต้องไล่เทียบสลิปในแชต
โปรแกรมหอพักสำเร็จรูป กับทำระบบเอง ต่างกันยังไง
โปรแกรมสำเร็จรูปเริ่มใช้ได้เร็วและเหมาะกับการเก็บค่าเช่าแบบมาตรฐาน ทำระบบเองเหมาะกับหลายอาคาร มีทั้งห้องพักและพื้นที่เช่า หรือมีกติกาเฉพาะ หอพักที่เพิ่งเริ่มหรือมีไม่กี่สิบห้องใช้ Excel ต่อได้ถ้ามีคนดูแลที่ละเอียด แต่พอห้องเยอะขึ้น การคัดลอกหน่วยมิเตอร์และเช็กสลิปจะกินเวลาทุกต้นเดือน
| โปรแกรมหอพักสำเร็จรูป | ทำระบบเอง | |
|---|---|---|
| เหมาะกับ | อาคารเดียวหรือไม่กี่อาคาร เก็บค่าเช่าแบบมาตรฐาน | หลายอาคาร มีทั้งห้องพักและพื้นที่เช่า หรือกติกาเฉพาะ |
| เริ่มใช้ได้ | เร็ว สมัครแล้วใส่ข้อมูลห้อง | หลังออกแบบและพัฒนา |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าเช่ารายเดือนหรือรายปี | ค่าทำครั้งเดียว บวกค่าดูแล |
| กติกาเฉพาะ | ได้เท่าที่โปรแกรมเปิดให้ตั้งค่า | ได้ตามที่ตกลงกันในขอบเขตงาน |
| ต่อกับบัญชีและ LINE | ตามที่ผู้ขายรองรับ | ออกแบบให้ตรงกับโปรแกรมบัญชีและ LINE OA ที่ใช้อยู่ |
| ข้อมูลอยู่ที่ไหน | ที่ผู้ให้บริการ | ที่ที่คุณเลือก |
ก่อนเลือกระบบหอพัก ต้องเช็กอะไรบ้าง
ให้ลองใช้ด้วยข้อมูลจริงของเดือนที่แล้วหนึ่งเดือน ตั้งแต่จดมิเตอร์จนออกบิลครบทุกห้อง จะเห็นปัญหาเร็วกว่าดูเดโม แล้วถามผู้ขายหรือทีมที่จะทำระบบให้ตามนี้
- คิดค่าน้ำค่าไฟตามวิธีที่เขียนในสัญญาของคุณได้ไหม และแสดงวิธีคิดบนบิลได้ไหม
- ออกบิลล่วงหน้าตามวันที่ตั้งไว้ และเก็บรูปมิเตอร์ให้ผู้เช่าเปิดดูได้ไหม
- รองรับหลายอาคาร หลายอัตราค่าเช่า และสัญญาระยะสั้นกับระยะยาวในระบบเดียวไหม
- แยกสิทธิ์ได้ไหม เช่น พนักงานจดมิเตอร์เห็นแค่หน่วย ไม่เห็นยอดเงิน
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้เช่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA เก็บที่ไหน ใครเปิดดูได้
- ส่งออกข้อมูลห้อง ผู้เช่า และประวัติการชำระทั้งหมดได้ไหม ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้
เมื่อไหร่ควรทำระบบหอพักเอง
ทำเองคุ้มเมื่อวิธีทำงานของคุณเป็นส่วนที่โปรแกรมสำเร็จรูปตั้งค่าไม่ได้ เช่น มีทั้งห้องพักรายเดือน สัญญาเช่าระยะยาว และพื้นที่เช่าร้านค้าในโครงการเดียว ต้องออกเอกสารให้ตรงกับโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ หรืออยากให้ผู้เช่าทำทุกอย่างผ่าน LINE OA ของตัวเอง ถ้าแค่อยากเลิกคิดบิลใน Excel ลองโปรแกรมสำเร็จรูปก่อน
ถ้าเลือกทำกับเรา วิศวกรของเราทำงานร่วมกับผู้ช่วย AI และรับผิดชอบผลงานเองทุกบรรทัด ขอบเขตงานเขียนเป็นรายการใช้งานที่ตกลงกันก่อนเริ่ม และคุณเห็นความคืบหน้าของงานอย่างต่อเนื่อง
เช็กลิสต์ก่อนเลือกระบบบริหารหอพัก
- เขียนวิธีคิดค่าน้ำค่าไฟไว้ในสัญญาแล้ว และระบบคิดตามนั้นได้?
- เงินประกันรวมค่าเช่าล่วงหน้าไม่เกิน 3 เดือนสำหรับสัญญาไม่เกิน 3 ปี?
- บิลออกล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันก่อนครบกำหนดชำระ?
- มีรูปมิเตอร์และรูปสภาพห้องตอนเข้าอยู่เก็บไว้เป็นหลักฐาน?
- ระบบนับวันคืนเงินประกัน 7 วันและ 14 วันให้?
- ส่งออกข้อมูลทั้งหมดได้ ถ้าวันหนึ่งเปลี่ยนระบบ?
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมหอพักฟรีมีไหม?
มี ทั้ง Excel แบบฟอร์มสำเร็จรูป และโปรแกรมที่ให้ใช้ฟรีตามจำนวนห้องที่จำกัด เหมาะกับหอพักที่มีห้องไม่มาก ก่อนใช้ให้เช็กว่าคิดค่าน้ำค่าไฟตามวิธีที่เขียนในสัญญาได้ แสดงวิธีคิดบนบิลได้ และส่งออกข้อมูลห้อง ผู้เช่า และประวัติการชำระได้ ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายระบบ
ระบบบริหารห้องเช่ากับระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ ต่างกันไหม?
งานหลักเหมือนกัน คือสถานะห้อง สัญญา มิเตอร์ บิล และการชำระ ที่ต่างคือขนาดและกติกา อพาร์ทเม้นท์มักมีหลายชั้นหลายอาคาร มีสัญญาหลายแบบ และมีค่าบริการเพิ่ม เช่น ที่จอดรถหรืออินเทอร์เน็ต ระบบที่เลือกจึงต้องรองรับความหลากหลายนี้โดยไม่ต้องแก้บิลด้วยมือ
เจ้าของหอพักคิดค่าไฟหน่วยละเท่าไหร่ได้?
ประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา พ.ศ. 2568 ไม่ได้กำหนดเป็นตัวเลข แต่ห้ามคิดเกินอัตราที่การไฟฟ้าเรียกเก็บจากผู้ให้เช่า และสัญญาต้องระบุวิธีคำนวณ ใช้กับผู้ให้เช่าตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป ไม่รวมหอพักตามกฎหมายว่าด้วยหอพัก กรณีของคุณเข้าข่ายหรือไม่ ควรถามนักกฎหมายหรือ สคบ.
คืนเงินประกันห้องเช่าภายในกี่วัน?
ตามประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา พ.ศ. 2568 ถ้าห้องไม่มีความเสียหาย ต้องคืนภายใน 7 วัน ถ้าหักค่าเสียหาย ต้องคืนส่วนที่เหลือภายใน 14 วัน นับจากสัญญาสิ้นสุดและได้ห้องคืน ระบบที่ดีนับวันครบกำหนดให้ และเตือนก่อนเลยกำหนด ประกาศนี้ใช้กับผู้ให้เช่าตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป
ระบบบริหารพื้นที่เช่าร้านค้าหรือสำนักงาน ใช้ระบบเดียวกับหอพักได้ไหม?
ใช้โครงเดียวกันได้ แต่พื้นที่เช่าเชิงพาณิชย์มักมีเงื่อนไขอื่น เช่น ค่าเช่าตามยอดขาย สัญญาหลายปีที่ปรับค่าเช่าเป็นขั้น และภาษีที่ต่างจากห้องพักอาศัย โปรแกรมหอพักสำเร็จรูปมักไม่รองรับส่วนนี้ ถ้ามีทั้งสองแบบในโครงการเดียว การทำระบบเองมักคุ้มกว่า