คำตอบสั้นๆ
ระบบบริหารหอพักคือโปรแกรมที่รวมงานประจำเดือนของหอพัก ห้องเช่า หรืออพาร์ทเม้นท์ไว้ที่เดียว ตั้งแต่สถานะห้อง สัญญาผู้เช่า จดมิเตอร์น้ำไฟ ออกใบแจ้งหนี้ รับชำระ แจ้งซ่อม ไปจนถึงคืนเงินประกันตอนย้ายออก ถ้ามีอาคารเดียวและเก็บค่าเช่าแบบตรงไปตรงมา โปรแกรมหอพักสำเร็จรูปมักพอ ถ้ามีหลายอาคาร มีห้องเช่าปนพื้นที่เช่าเชิงพาณิชย์ หรือต้องต่อกับบัญชีและ LINE ในแบบของตัวเอง การทำระบบเองมักคุ้มกว่า ไม่ว่าเลือกแบบไหน ระบบต้องคิดค่าน้ำค่าไฟและเงินประกันตามประกาศควบคุมสัญญาเช่าที่อยู่อาศัย พ.ศ. 2568 ซึ่งใช้กับผู้ให้เช่าตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป
ระบบบริหารหอพัก ทำอะไรได้บ้าง
งานของหอพักวนเป็นรอบเดือน จดมิเตอร์ คิดบิล ส่งบิล ตามเงิน แล้วเริ่มใหม่ ระบบที่ดีทำให้รอบนี้จบได้โดยไม่ต้องคีย์ตัวเลขเดียวกันซ้ำหลายที่ งานหลักที่ระบบหอพัก ห้องเช่า และอพาร์ทเม้นท์ควรมี คือ
- ผังห้องและสถานะห้อง ว่าง จองแล้ว มีผู้เช่า หรือแจ้งย้ายออก ดูได้ทุกอาคารในหน้าเดียว
- ทะเบียนผู้เช่าและสัญญาเช่า วันเริ่ม วันสิ้นสุด ค่าเช่า เงินประกัน และค่าเช่าล่วงหน้า
- จดมิเตอร์น้ำและไฟรายห้อง พร้อมรูปหน้าปัดมิเตอร์เป็นหลักฐาน
- ออกใบแจ้งหนี้และใบเสร็จอัตโนมัติ จากค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ และค่าบริการของแต่ละห้อง
- รับชำระและกระทบยอด รู้ทันทีว่าห้องไหนจ่ายแล้ว ห้องไหนค้าง
- แจ้งซ่อมจากผู้เช่า และติดตามว่าช่างรับงานหรือซ่อมเสร็จหรือยัง
- ย้ายออก ตรวจสภาพห้อง หักค่าเสียหาย และคืนเงินประกันตามกำหนด
- รายงานรายได้ อัตราห้องว่าง และยอดค้างชำระ แยกตามอาคารหรือตามเดือน
กติกาใหม่ที่ระบบหอพักต้องรองรับ
ประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา เรื่อง ให้ธุรกิจการให้เช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยเป็นธุรกิจที่ควบคุมสัญญา พ.ศ. 2568 ลงราชกิจจานุเบกษาวันที่ 6 มิถุนายน 2568 และใช้บังคับเมื่อพ้น 90 วัน ใช้กับผู้ให้เช่าที่มีห้องให้เช่าตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป ไม่ว่าอยู่อาคารเดียวหรือหลายอาคาร รวมถึงการให้เช่าผ่านช่องทางออนไลน์ แต่ไม่รวมหอพักตามกฎหมายว่าด้วยหอพักและโรงแรม
หลายข้อในประกาศกลายเป็นงานของระบบโดยตรง ถ้าโปรแกรมคิดบิลไม่ได้ตามนี้ เจ้าของต้องมาแก้ด้วยมือทุกเดือน ตารางข้างล่างสรุปเฉพาะข้อที่เกี่ยวกับระบบ คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าไม่แน่ใจว่ากิจการของคุณเข้าข่ายไหน ควรถามนักกฎหมายหรือสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองผู้บริโภค
| เรื่อง | ประกาศกำหนดว่า | ระบบต้องทำอะไร |
|---|---|---|
| เงินประกันและค่าเช่าล่วงหน้า | สัญญาเช่าไม่เกิน 3 ปี เรียกเก็บรวมกันได้ไม่เกิน 3 เดือนของค่าเช่ารายเดือน | เตือนตอนทำสัญญา ถ้ายอดรวมเกินเพดาน |
| ค่าน้ำและค่าไฟ | ห้ามคิดเกินอัตราที่การไฟฟ้าและการประปาเรียกเก็บจากผู้ให้เช่า และสัญญาต้องระบุวิธีคำนวณ | คิดจากหน่วยมิเตอร์ตามวิธีที่เขียนในสัญญา และแสดงวิธีคิดบนบิล |
| ค่าเช่าและค่าบริการ | ห้ามเปลี่ยนอัตราก่อนสัญญาสิ้นสุด | ล็อกอัตราตามสัญญาของแต่ละห้อง จนกว่าจะต่อสัญญาใหม่ |
| ใบแจ้งหนี้ | ส่งให้ผู้เช่าล่วงหน้าไม่น้อยกว่า 3 วันก่อนวันครบกำหนดชำระ และผู้เช่าขอตรวจข้อมูลค่าใช้จ่ายได้ | ตั้งวันส่งบิลอัตโนมัติ และเก็บรูปมิเตอร์ไว้ให้ผู้เช่าเปิดดู |
| สภาพห้องตอนเข้าอยู่ | ทำหลักฐานการตรวจรับสภาพห้องแนบท้ายสัญญา และมอบให้ผู้เช่าหนึ่งฉบับ | บันทึกรายการของใช้และรูปห้องตอนเข้าอยู่ ไว้เทียบตอนย้ายออก |
| คืนเงินประกัน | ไม่มีความเสียหาย คืนภายใน 7 วัน ถ้าหักค่าเสียหาย คืนส่วนที่เหลือภายใน 14 วัน นับจากสัญญาสิ้นสุดและได้ห้องคืน | นับวันครบกำหนดให้ และเตือนก่อนเลยกำหนด |
จดมิเตอร์และคิดค่าน้ำค่าไฟ จุดที่ผิดบ่อยที่สุด
ค่าน้ำค่าไฟเป็นบรรทัดที่ผู้เช่าสงสัยมากที่สุด และเป็นบรรทัดที่คีย์ผิดง่ายที่สุด ระบบที่ดีให้พนักงานจดมิเตอร์ด้วยมือถือทีละห้อง ถ่ายรูปหน้าปัดไว้ แล้วเตือนทันทีถ้าหน่วยที่ใช้เดือนนี้สูงหรือต่ำผิดปกติเมื่อเทียบกับเดือนก่อน เพราะส่วนใหญ่คือจดเลขผิด ไม่ใช่ผู้เช่าใช้ไฟมากขึ้นจริง
อัตราที่การไฟฟ้าและการประปาเรียกเก็บจากผู้ให้เช่าอาจไม่ใช่ตัวเลขเดียวคงที่ จึงต้องตกลงวิธีคำนวณให้ชัดตั้งแต่ในสัญญา แล้วให้ระบบคิดตามวิธีนั้นทุกเดือนเหมือนกันทุกห้อง ถ้ามีค่าบริการอื่น เช่น ค่าส่วนกลางหรืออินเทอร์เน็ต ให้แยกเป็นบรรทัดของตัวเอง อย่ารวมไว้ในค่าไฟ
ส่งบิลและรับชำระผ่าน LINE ได้ไหม
ได้ และเป็นส่วนที่ช่วยลดงานได้มากที่สุด ผู้เช่าผูกห้องของตัวเองกับ LINE ครั้งเดียว จากนั้นระบบส่งบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ของยอดนั้นให้ทุกเดือน ผู้เช่าส่งสลิปกลับมาในหน้าเดียวกัน แล้วพนักงานกดยืนยันยอดแทนการไล่เทียบสลิปในแชต แจ้งซ่อมก็ทำจากหน้าเดียวกันพร้อมแนบรูปได้
ข้อความที่ระบบส่งออกไปเองนับเป็นข้อความพุชของ LINE OA ถ้ามีหลายร้อยห้อง ควรคิดค่าข้อความต่อเดือนไว้ตั้งแต่ตอนออกแบบ
โปรแกรมหอพักสำเร็จรูป กับทำระบบเอง ต่างกันยังไง
หอพักที่เพิ่งเริ่มหรือมีไม่กี่สิบห้อง ใช้ Excel ต่อไปได้ถ้ามีคนดูแลที่ละเอียด แต่เมื่อห้องเยอะขึ้น การคัดลอกหน่วยมิเตอร์และเช็กสลิปจะกินเวลาทุกต้นเดือน ถึงตอนนั้นทางเลือกหลักมีสองทาง
| โปรแกรมหอพักสำเร็จรูป | ทำระบบเอง | |
|---|---|---|
| เหมาะกับ | อาคารเดียวหรือไม่กี่อาคาร เก็บค่าเช่าแบบมาตรฐาน | หลายอาคาร มีทั้งห้องพักและพื้นที่เช่า หรือกติกาเฉพาะ |
| เริ่มใช้ได้ | เร็ว สมัครแล้วใส่ข้อมูลห้อง | หลังออกแบบและพัฒนา |
| ค่าใช้จ่าย | ค่าเช่ารายเดือนหรือรายปี | ค่าทำครั้งเดียว บวกค่าดูแล |
| กติกาเฉพาะ | ได้เท่าที่โปรแกรมเปิดให้ตั้งค่า | ได้ตามที่ตกลงกันในขอบเขตงาน |
| ต่อกับบัญชีและ LINE | ตามที่ผู้ขายรองรับ | ออกแบบให้ตรงกับโปรแกรมบัญชีและ LINE OA ที่ใช้อยู่ |
| ข้อมูลอยู่ที่ไหน | ที่ผู้ให้บริการ | ที่ที่คุณเลือก |
ก่อนเลือกระบบหอพัก ต้องเช็กอะไรบ้าง
ลองใช้ด้วยข้อมูลจริงของเดือนที่แล้วหนึ่งเดือน ตั้งแต่จดมิเตอร์จนออกบิลครบทุกห้อง จะเห็นปัญหาเร็วกว่าดูเดโม แล้วถามผู้ขายหรือทีมที่จะทำระบบให้ตามนี้
- คิดค่าน้ำค่าไฟตามวิธีที่เขียนในสัญญาของคุณได้ไหม และแสดงวิธีคิดบนบิลได้ไหม
- ออกบิลล่วงหน้าตามวันที่ตั้งไว้ และเก็บรูปมิเตอร์ให้ผู้เช่าเปิดดูได้ไหม
- รองรับหลายอาคาร หลายอัตราค่าเช่า และสัญญาระยะสั้นกับระยะยาวในระบบเดียวไหม
- แยกสิทธิ์ได้ไหม เช่น พนักงานจดมิเตอร์เห็นแค่หน่วย ไม่เห็นยอดเงิน
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้เช่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลตาม PDPA เก็บที่ไหน ใครเปิดดูได้
- ส่งออกข้อมูลห้อง ผู้เช่า และประวัติการชำระทั้งหมดได้ไหม ถ้าวันหนึ่งเลิกใช้
เมื่อไหร่ควรทำระบบหอพักเอง
ทำเองคุ้มเมื่อวิธีทำงานของคุณเป็นส่วนที่โปรแกรมสำเร็จรูปตั้งค่าไม่ได้ เช่น มีทั้งห้องพักรายเดือน สัญญาเช่าระยะยาว และพื้นที่เช่าร้านค้าในโครงการเดียว ต้องออกเอกสารให้ตรงกับโปรแกรมบัญชีที่ใช้อยู่ หรืออยากให้ผู้เช่าทำทุกอย่างผ่าน LINE OA ของตัวเอง ถ้าแค่ต้องการเลิกคิดบิลใน Excel ลองโปรแกรมสำเร็จรูปก่อน
ถ้าเลือกทำเอง วิศวกรของเราทำงานร่วมกับผู้ช่วย AI และรับผิดชอบผลงานเองทุกบรรทัด ขอบเขตงานเขียนเป็นรายการใช้งานที่ตกลงกันก่อนเริ่ม ราคาเหมาจ่ายผูกกับงานส่งมอบ และซอร์สโค้ดเป็นของคุณ
เช็กลิสต์ก่อนเลือกระบบบริหารหอพัก
- เขียนวิธีคิดค่าน้ำค่าไฟไว้ในสัญญาแล้ว และระบบคิดตามนั้นได้?
- เงินประกันรวมค่าเช่าล่วงหน้าไม่เกิน 3 เดือนสำหรับสัญญาไม่เกิน 3 ปี?
- บิลออกล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วันก่อนครบกำหนดชำระ?
- มีรูปมิเตอร์และรูปสภาพห้องตอนเข้าอยู่เก็บไว้เป็นหลักฐาน?
- ระบบนับวันคืนเงินประกัน 7 วันและ 14 วันให้?
- ส่งออกข้อมูลทั้งหมดได้ ถ้าวันหนึ่งเปลี่ยนระบบ?
คำถามที่พบบ่อย
โปรแกรมหอพักฟรีมีไหม?
มีทั้ง Excel แบบฟอร์มสำเร็จรูป และโปรแกรมที่ให้ใช้ฟรีตามจำนวนห้องที่จำกัด เหมาะกับหอพักที่มีห้องไม่มาก ก่อนใช้ให้เช็กว่าคิดค่าน้ำค่าไฟตามวิธีในสัญญาได้ และส่งออกข้อมูลได้ถ้าวันหนึ่งต้องย้ายระบบ
ระบบบริหารห้องเช่ากับระบบบริหารอพาร์ทเม้นท์ ต่างกันไหม?
งานหลักเหมือนกัน คือสถานะห้อง สัญญา มิเตอร์ บิล และการชำระ ที่ต่างคือขนาดและกติกา อพาร์ทเม้นท์มักมีหลายชั้นหลายอาคาร มีสัญญาหลายแบบ และมีค่าบริการเพิ่ม เช่น ที่จอดรถหรืออินเทอร์เน็ต ระบบที่เลือกจึงต้องรองรับความหลากหลายนี้โดยไม่ต้องแก้บิลด้วยมือ
เจ้าของหอพักคิดค่าไฟหน่วยละเท่าไหร่ได้?
ประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา พ.ศ. 2568 ไม่ได้กำหนดเป็นตัวเลข แต่ห้ามคิดเกินอัตราที่การไฟฟ้าเรียกเก็บจากผู้ให้เช่า และสัญญาต้องระบุวิธีคำนวณ ใช้กับผู้ให้เช่าที่มีตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป ไม่รวมหอพักตามกฎหมายว่าด้วยหอพัก เรื่องที่เข้าข่ายหรือไม่ ควรถามนักกฎหมายหรือ สคบ.
ระบบบริหารพื้นที่เช่าร้านค้าหรือสำนักงาน ใช้ระบบเดียวกับหอพักได้ไหม?
ใช้โครงเดียวกันได้ แต่พื้นที่เช่าเชิงพาณิชย์มักมีเงื่อนไขอื่น เช่น ค่าเช่าตามยอดขาย สัญญาหลายปีที่ปรับค่าเช่าเป็นขั้น และภาษีที่ต่างจากห้องพักอาศัย โปรแกรมหอพักสำเร็จรูปมักไม่รองรับส่วนนี้ ถ้ามีทั้งสองแบบในโครงการเดียว การทำระบบเองมักคุ้มกว่า