คำตอบสั้นๆ
ระบบคลังสินค้า หรือ WMS (Warehouse Management System) คุมงานในคลังจริง ว่าสินค้าแต่ละชิ้นอยู่ที่ตำแหน่งไหน รับเข้าแล้ววางตรงไหน หยิบจากช่องไหนก่อน และนับสต๊อกรอบไหนตรงหรือไม่ตรง ส่วน ERP หรือโปรแกรมบัญชีรู้ว่ามีสินค้าเท่าไหร่และมูลค่าเท่าไหร่ แต่ส่วนใหญ่ไม่ได้ลงรายละเอียดถึงตำแหน่งบนชั้น ธุรกิจที่ต้องมี WMS คือธุรกิจที่มีรายการสินค้าเยอะ หลายคลังหรือหลายโซน ต้องคุมล็อตหรือวันหมดอายุ หรือหยิบของหลายร้อยรายการต่อวัน ธุรกิจเล็กที่คลังเดียวและของไม่กี่ร้อยรายการ มักใช้สต๊อกใน ERP กับบาร์โค้ดก็พอ
ระบบคลังสินค้า WMS คืออะไร
WMS ติดตามสินค้าตามตำแหน่งจริงในคลัง เช่น โซน A ชั้น 3 ช่อง 12 ทุกครั้งที่ของเข้า ย้าย หรือออก พนักงานสแกนบาร์โค้ดของสินค้าและของตำแหน่ง ระบบจึงรู้ว่าของอยู่ตรงไหน ไม่ใช่แค่รู้ว่ามีกี่ชิ้น
งานหลักของ WMS มีห้าเรื่อง คือ รับสินค้าเข้าและตรวจกับใบสั่งซื้อ จัดเก็บเข้าตำแหน่ง หยิบสินค้าตามออเดอร์ แพ็กและส่ง และนับสต๊อกเป็นรอบ ระบบที่ดีจะบอกพนักงานว่าให้เก็บที่ไหนและหยิบจากช่องไหน แทนการให้คนจำเอง
ERP กับ WMS ต่างกันยังไง
สรุปสั้นๆ คือ ERP ตอบว่ามีของเท่าไหร่และมูลค่าเท่าไหร่ WMS ตอบว่าของอยู่ตรงไหนและต้องทำอะไรกับมันต่อ สองระบบนี้ทำงานคู่กันได้ โดย WMS ส่งยอดรับเข้าและจ่ายออกกลับไปให้ ERP ลงบัญชี
| สต๊อกใน ERP หรือโปรแกรมบัญชี | WMS | |
|---|---|---|
| ตอบคำถาม | มีสินค้าเท่าไหร่ มูลค่าเท่าไหร่ ต้นทุนขายเท่าไหร่ | สินค้าอยู่ตำแหน่งไหน ต้องเก็บที่ไหน หยิบจากช่องไหน |
| หน่วยที่ติดตาม | จำนวนต่อคลังหรือต่อสาขา | จำนวนต่อตำแหน่ง ล็อต และวันหมดอายุ |
| ผู้ใช้หลัก | บัญชี จัดซื้อ ฝ่ายขาย | พนักงานคลัง หัวหน้าคลัง |
| อุปกรณ์ | คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน | มือถือหรือเครื่องสแกนบาร์โค้ดหน้างาน |
| วัดผลที่ | งบการเงินถูกต้อง | หยิบถูก หยิบเร็ว สต๊อกนับตรง |
สัญญาณว่าธุรกิจต้องมีระบบคลังสินค้า
ถ้าตรงหลายข้อ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่จำนวนในระบบ แต่อยู่ที่ไม่มีใครรู้ตำแหน่งของจริง
- ระบบบอกว่ามีของ แต่พนักงานหาไม่เจอ
- หยิบผิดรุ่น ผิดสี ผิดขนาด จนลูกค้าส่งคืน
- นับสต๊อกประจำปีแล้วต่างจากระบบทุกครั้ง
- ต้องหยิบของล็อตเก่าหรือของใกล้หมดอายุออกก่อน แต่ทำตามจริงไม่ได้
- มีหลายคลังหรือหลายโซน และต้องโอนสินค้าระหว่างกันบ่อย
- พนักงานใหม่ใช้เวลานานกว่าจะจำตำแหน่งของได้
FIFO กับ FEFO ต่างกันยังไง
FIFO คือของที่เข้าก่อนออกก่อน เหมาะกับสินค้าทั่วไป FEFO คือของที่หมดอายุก่อนออกก่อน เหมาะกับอาหาร ยา เครื่องสำอาง และสินค้าที่มีวันหมดอายุ สองแบบนี้จะทำได้จริงก็ต่อเมื่อระบบรู้ว่าล็อตไหนอยู่ช่องไหน ถ้าระบบรู้แค่ยอดรวม พนักงานก็หยิบช่องที่ใกล้มือที่สุด
ทางเลือกทำระบบคลังสินค้า
ไม่จำเป็นต้องเริ่มจาก WMS เต็มรูปแบบ ERP หลายตัวมีโมดูลคลังที่แบ่งตำแหน่งจัดเก็บได้ เช่น โมดูล Inventory ของ Odoo ถ้าธุรกิจใช้ ERP ตัวนั้นอยู่แล้ว ลองเปิดใช้ส่วนนี้ก่อน ถ้างานคลังมีขั้นตอนเฉพาะ เช่น รับของจากไลน์ผลิต ตัดล็อตตามสูตร หรือต่อกับระบบขนส่ง การทำระบบคลังเฉพาะที่เชื่อมกับ ERP เดิมมักตรงงานกว่า
- เปิดใช้ตำแหน่งจัดเก็บในโมดูลคลังของ ERP ที่ใช้อยู่
- เช่า WMS สำเร็จรูป แล้วเชื่อมกับ ERP หรือโปรแกรมบัญชี
- ทำระบบคลังเฉพาะงาน ใช้มือถือสแกนบาร์โค้ด แล้วส่งยอดให้ ERP
เริ่มทำระบบคลังสินค้ายังไงให้ไม่สะดุด
ระบบคลังพังบ่อยที่สุดตอนเริ่ม ไม่ใช่เพราะซอฟต์แวร์ แต่เพราะข้อมูลตั้งต้นไม่ตรงกับของจริง ลำดับที่ได้ผลคือ
- ตั้งรหัสตำแหน่งให้ทุกช่อง แล้วติดบาร์โค้ดที่ช่อง
- ทำความสะอาดรหัสสินค้า ให้หนึ่งสินค้ามีรหัสเดียว
- นับของจริงทีละโซน แล้วบันทึกเป็นยอดตั้งต้น
- เริ่มใช้โซนเดียวก่อน จนพนักงานสแกนทุกครั้งเป็นนิสัย
- เปลี่ยนจากนับทั้งคลังปีละครั้ง เป็นนับหมุนเวียนทีละส่วนทุกสัปดาห์
เช็กลิสต์ก่อนลงทุนระบบคลังสินค้า
- รู้แล้วว่าปัญหาคือจำนวนไม่ตรง หรือหาของไม่เจอ?
- ทุกช่องในคลังมีรหัสตำแหน่ง?
- สินค้าหนึ่งรายการมีรหัสเดียว?
- ต้องคุมล็อตหรือวันหมดอายุไหม?
- เช็กแล้วว่า ERP ที่ใช้อยู่มีโมดูลคลังที่แบ่งตำแหน่งได้?
- รู้ว่ายอดจากคลังต้องส่งกลับไปที่ระบบบัญชียังไง?
คำถามที่พบบ่อย
ต้องมีทั้ง ERP และ WMS ไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป ธุรกิจที่คลังเดียวและสินค้าไม่มาก ใช้สต๊อกใน ERP กับบาร์โค้ดก็พอ WMS แยกคุ้มเมื่อคลังใหญ่ มีหลายโซน หยิบของจำนวนมากต่อวัน หรือต้องคุมล็อตและวันหมดอายุ ถ้ามีทั้งสองระบบ ต้องให้ WMS ส่งยอดกลับไปที่ ERP อัตโนมัติ
ระบบคลังสินค้า ฟรีมีไหม?
มีทั้งโปรแกรมสต๊อกฟรีและ ERP แบบโอเพนซอร์สที่มีโมดูลคลัง เช่น Odoo Community ที่ใช้ได้ฟรี แต่ค่าใช้จ่ายจริงของระบบคลังมักอยู่ที่การตั้งรหัสตำแหน่ง ติดบาร์โค้ด นับของตั้งต้น และฝึกพนักงาน ไม่ได้อยู่ที่ค่าโปรแกรม
ใช้ Excel ทำระบบคลังสินค้าได้ไหม?
ได้ในช่วงแรกที่สินค้าไม่มากและคนแก้ไฟล์มีคนเดียว พอมีหลายคนรับของและหยิบของพร้อมกัน ยอดใน Excel จะเริ่มไม่ตรงกับของจริง เพราะไม่มีการบันทึก ณ จุดที่ของขยับ