คำตอบสั้นๆ
WMS คือระบบที่คุมว่าสินค้าแต่ละชิ้นอยู่ช่องไหนและควรหยิบจากช่องไหนก่อน ส่วน ERP รู้ว่ามีเท่าไหร่และมูลค่าเท่าไหร่ ธุรกิจควรมีเมื่อมีสินค้าหลายรายการ หลายคลังหรือหลายโซน ต้องคุมล็อตหรือวันหมดอายุ หรือหยิบของหลายร้อยรายการต่อวัน ถ้าคลังเดียวและของไม่กี่ร้อยรายการ สต๊อกใน ERP กับบาร์โค้ดมักพอ
ประเด็นสำคัญ
- ERP ตอบว่ามีของเท่าไหร่ WMS ตอบว่าของอยู่ช่องไหน และต้องหยิบจากช่องไหนก่อน
- FIFO และ FEFO ทำได้จริงก็ต่อเมื่อระบบรู้ว่าล็อตไหนอยู่ช่องไหน
- ไม่ต้องเริ่มจาก WMS เต็มรูปแบบ ลองเปิดใช้ตำแหน่งจัดเก็บในโมดูลคลังของ ERP ที่ใช้อยู่ก่อน
- ระบบคลังมักสะดุดตอนเริ่มเพราะข้อมูลตั้งต้นไม่ตรงของจริง ไม่ใช่เพราะซอฟต์แวร์
ระบบคลังสินค้า WMS คืออะไร
WMS ติดตามสินค้าตามตำแหน่งจริงในคลัง เช่น โซน A ชั้น 3 ช่อง 12 ทุกครั้งที่ของเข้า ย้าย หรือออก พนักงานสแกนบาร์โค้ดของสินค้าและของช่อง ระบบจึงรู้ว่าของอยู่ตรงไหน ไม่ใช่แค่รู้ว่ามีกี่ชิ้น
ระบบที่ดีบอกพนักงานว่าให้เก็บที่ไหนและหยิบจากช่องไหน แทนการให้คนจำเอง
- รับเข้ารับสินค้าและตรวจกับใบสั่งซื้อ
- จัดเก็บระบบบอกช่องที่ต้องวาง พนักงานสแกนช่องยืนยัน
- หยิบหยิบตามออเดอร์จากช่องที่ระบบกำหนด
- แพ็กและส่งแพ็กสินค้าตามออเดอร์แล้วส่งออก
- นับสต๊อกนับเป็นรอบ เทียบกับยอดในระบบ
ERP กับ WMS ต่างกันยังไง
ERP ตอบว่ามีของเท่าไหร่และมูลค่าเท่าไหร่ WMS ตอบว่าของอยู่ตรงไหนและต้องทำอะไรกับมันต่อ สองระบบทำงานคู่กันได้ โดย WMS ส่งยอดรับเข้าและจ่ายออกกลับไปให้ ERP ลงบัญชี
| สต๊อกใน ERP หรือโปรแกรมบัญชี | WMS | |
|---|---|---|
| ตอบคำถาม | มีสินค้าเท่าไหร่ มูลค่าเท่าไหร่ ต้นทุนขายเท่าไหร่ | สินค้าอยู่ตำแหน่งไหน ต้องเก็บที่ไหน หยิบจากช่องไหน |
| หน่วยที่ติดตาม | จำนวนต่อคลังหรือต่อสาขา | จำนวนต่อตำแหน่ง ล็อต และวันหมดอายุ |
| ผู้ใช้หลัก | บัญชี จัดซื้อ ฝ่ายขาย | พนักงานคลัง หัวหน้าคลัง |
| อุปกรณ์ | คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน | มือถือหรือเครื่องสแกนบาร์โค้ดหน้างาน |
| วัดผลที่ | งบการเงินถูกต้อง | หยิบถูก หยิบเร็ว สต๊อกนับตรง |
สัญญาณว่าธุรกิจต้องมีระบบคลังสินค้า
ถ้าตรงหลายข้อ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่จำนวนในระบบ แต่อยู่ที่ไม่มีใครรู้ตำแหน่งของจริง
- ระบบบอกว่ามีของ แต่พนักงานหาไม่เจอ
- หยิบผิดรุ่น ผิดสี ผิดขนาด จนลูกค้าส่งคืน
- นับสต๊อกประจำปีแล้วต่างจากระบบทุกครั้ง
- ต้องหยิบของล็อตเก่าหรือของใกล้หมดอายุออกก่อน แต่ทำตามจริงไม่ได้
- มีหลายคลังหรือหลายโซน และต้องโอนสินค้าระหว่างกันบ่อย
- พนักงานใหม่ใช้เวลานานกว่าจะจำตำแหน่งของได้
FIFO กับ FEFO ต่างกันยังไง
FIFO คือของที่เข้าก่อนออกก่อน เหมาะกับสินค้าทั่วไป FEFO คือของที่หมดอายุก่อนออกก่อน เหมาะกับอาหาร ยา เครื่องสำอาง และสินค้าที่มีวันหมดอายุ
ทั้งสองแบบทำได้จริงก็ต่อเมื่อระบบรู้ว่าล็อตไหนอยู่ช่องไหน ถ้าระบบรู้แค่ยอดรวม พนักงานก็หยิบช่องที่ใกล้มือที่สุด
รู้แค่ยอดรวม
- รู้ว่ามีกี่ชิ้น แต่ไม่รู้ว่าล็อตไหนอยู่ช่องไหน
- พนักงานหยิบช่องที่ใกล้มือที่สุด
- ของเก่าหรือใกล้หมดอายุค้างอยู่หลังชั้น
รู้ล็อตต่อช่อง
- ระบบชี้ช่องของล็อตที่ต้องออกก่อน
- FIFO หรือ FEFO เกิดขึ้นทุกครั้งที่หยิบ
- พนักงานไม่ต้องจำเองว่าล็อตไหนอยู่ตรงไหน
ทางเลือกทำระบบคลังสินค้ามีอะไรบ้าง
ไม่จำเป็นต้องเริ่มจาก WMS เต็มรูปแบบ ERP หลายตัวมีโมดูลคลังที่แบ่งตำแหน่งจัดเก็บได้ เช่น โมดูล Inventory ของ Odoo ถ้าใช้ ERP ตัวนั้นอยู่แล้ว ลองเปิดใช้ส่วนนี้ก่อน
ถ้างานคลังมีขั้นตอนเฉพาะ เช่น รับของจากไลน์ผลิต ตัดล็อตตามสูตร หรือต่อกับระบบขนส่ง การทำระบบคลังเฉพาะที่เชื่อมกับ ERP เดิมมักตรงงานกว่า
- เปิดใช้ตำแหน่งจัดเก็บในโมดูลคลังของ ERP ที่ใช้อยู่
- เช่า WMS สำเร็จรูป แล้วเชื่อมกับ ERP หรือโปรแกรมบัญชี
- ทำระบบคลังเฉพาะงาน ใช้มือถือสแกนบาร์โค้ด แล้วส่งยอดให้ ERP
เริ่มทำระบบคลังสินค้ายังไงให้ไม่สะดุด
เริ่มจากข้อมูลตั้งต้นให้ตรงกับของจริง เพราะระบบคลังพังบ่อยที่สุดตอนเริ่ม และสาเหตุมักไม่ใช่ซอฟต์แวร์ ลำดับที่ได้ผลคือ
- รหัสตำแหน่งตั้งรหัสให้ทุกช่อง แล้วติดบาร์โค้ดที่ช่อง
- รหัสสินค้าล้างรหัสซ้ำ ให้หนึ่งสินค้ามีรหัสเดียว
- ยอดตั้งต้นนับของจริงทีละโซน แล้วบันทึกเป็นยอดเริ่มต้น
- เริ่มโซนเดียวใช้โซนเดียวก่อน จนพนักงานสแกนทุกครั้งเป็นนิสัย
- นับหมุนเวียนเลิกนับทั้งคลังปีละครั้ง เปลี่ยนเป็นนับทีละส่วนทุกสัปดาห์
เช็กลิสต์ก่อนลงทุนระบบคลังสินค้า
- ปัญหาคือจำนวนไม่ตรง หรือหาของไม่เจอ?
- ทุกช่องในคลังมีรหัสตำแหน่ง?
- สินค้าหนึ่งรายการมีรหัสเดียว?
- ต้องคุมล็อตหรือวันหมดอายุไหม?
- ERP ที่ใช้อยู่มีโมดูลคลังที่แบ่งตำแหน่งได้หรือยัง?
- ยอดจากคลังต้องส่งกลับไปที่ระบบบัญชียังไง?
คำถามที่พบบ่อย
ต้องมีทั้ง ERP และ WMS ไหม?
ไม่จำเป็นเสมอไป ธุรกิจที่คลังเดียวและสินค้าไม่มาก ใช้สต๊อกใน ERP กับบาร์โค้ดก็พอ WMS แยกคุ้มเมื่อคลังใหญ่ มีหลายโซน หยิบของจำนวนมากต่อวัน หรือต้องคุมล็อตและวันหมดอายุ ถ้ามีทั้งสองระบบ ต้องให้ WMS ส่งยอดกลับไปที่ ERP อัตโนมัติ
ระบบคลังสินค้า ฟรีมีไหม?
มีทั้งโปรแกรมสต๊อกฟรีและ ERP แบบโอเพนซอร์สที่มีโมดูลคลัง เช่น Odoo Community ที่ใช้ได้ฟรี แต่ค่าใช้จ่ายจริงของระบบคลังมักอยู่ที่การตั้งรหัสตำแหน่ง ติดบาร์โค้ด นับของตั้งต้น และฝึกพนักงาน ไม่ได้อยู่ที่ค่าโปรแกรม
ใช้ Excel ทำระบบคลังสินค้าได้ไหม?
ได้ในช่วงแรกที่สินค้าไม่มากและมีคนแก้ไฟล์คนเดียว พอมีหลายคนรับของและหยิบของพร้อมกัน ยอดใน Excel จะเริ่มไม่ตรงกับของจริง เพราะไม่มีการบันทึก ณ จุดที่ของขยับ
Odoo ใช้เป็นระบบคลังสินค้าได้ไหม?
ได้ในระดับหนึ่ง โมดูล Inventory ของ Odoo แบ่งตำแหน่งจัดเก็บในคลังได้ ถ้าธุรกิจใช้ Odoo อยู่แล้ว ควรเปิดใช้ส่วนนี้ก่อนซื้อ WMS แยก ถ้างานคลังมีขั้นตอนเฉพาะ เช่น รับของจากไลน์ผลิตหรือต่อกับระบบขนส่ง ระบบคลังเฉพาะที่เชื่อมกับ Odoo มักตรงงานกว่า