คำตอบสั้นๆ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ส่งคำขอ เช่น ใบขอซื้อ ใบลา หรือใบเบิกเงิน ไปหาผู้อนุมัติตามกติกาบริษัท และเก็บประวัติว่าใครอนุมัติอะไร เมื่อไหร่ เอกสารไม่กี่แบบที่สายอนุมัติสั้น ใช้ฟอร์มออนไลน์หรือโปรแกรมที่มีอยู่ก็พอ ถ้ากติกาขึ้นกับวงเงินหรือแผนก และต้องต่อกับจัดซื้อหรือบัญชี ทำระบบเองมักคุ้มกว่า
ประเด็นสำคัญ
- พ.ร.บ.ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ มาตรา 9: อนุมัติออนไลน์ใช้แทนลายมือชื่อได้ ถ้าระบุตัวผู้อนุมัติได้และวิธีเชื่อถือได้
- ส่วนที่ยากที่สุดคือเขียนตารางวงเงินและผู้อนุมัติของแต่ละแผนก ไม่ใช่ตัวซอฟต์แวร์
- มีสี่ทางเลือก: ฟอร์มออนไลน์กับชีต ฟีเจอร์ในโปรแกรมเดิม บริการแบบเช่า และทำระบบเอง
- ผู้อนุมัติทุกคนต้องมีบัญชีของตัวเอง และประวัติการอนุมัติต้องแก้ย้อนหลังไม่ได้
- แจ้งเตือนผู้อนุมัติผ่าน LINE ได้ แต่ข้อความที่ระบบส่งเองนับเป็นข้อความพุชของ LINE OA
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร
คือระบบที่แทนการเดินเอกสารกระดาษ หรือการส่งรูปเอกสารในแชตแล้วรอคำว่าโอเค พนักงานกรอกคำขอ ระบบดูกติกาแล้วส่งให้ผู้อนุมัติที่ถูกคน ผู้อนุมัติกดอนุมัติ ส่งกลับให้แก้ หรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล ทุกขั้นมีบันทึกเวลาและชื่อคนทำ
ประโยชน์ที่เห็นชัดที่สุดไม่ใช่แค่ความเร็ว แต่คือหาย้อนหลังได้ ทั้งตอนตรวจสอบบัญชี ตอนสงสัยว่าใครอนุมัติการซื้อครั้งนี้ และตอนผู้บริหารอยากรู้ว่าคำขอค้างอยู่ที่ใคร
- กรอกคำขอพนักงานกรอกใบขอซื้อ ใบลา หรือใบเบิกในระบบ
- ส่งตามกติการะบบดูวงเงินและแผนก แล้วส่งให้ผู้อนุมัติที่ถูกคน
- ตัดสินผู้อนุมัติกดอนุมัติ ส่งกลับให้แก้ หรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล
- บันทึกประวัติระบบเก็บชื่อและเวลาของทุกขั้น ค้นย้อนหลังได้
- ไปต่อเอกสารที่อนุมัติแล้วไหลต่อ เช่น ใบขอซื้อกลายเป็นใบสั่งซื้อ
เอกสารแบบไหนควรทำเป็นระบบอนุมัติก่อน
เริ่มจากเอกสารที่มีจำนวนมากที่สุด หรือค้างบ่อยที่สุด ไม่ต้องทำทุกแบบพร้อมกัน
- ใบขอซื้อ (PR) ที่อนุมัติแล้วกลายเป็นใบสั่งซื้อ (PO) ส่งให้ผู้ขาย
- ใบลา ที่ต้องเช็กวันลาคงเหลือก่อนส่งให้หัวหน้า
- ใบเบิกค่าใช้จ่ายและเงินทดรองจ่าย พร้อมแนบรูปใบเสร็จ
- ขออนุมัติส่วนลดหรือราคาพิเศษ ก่อนออกใบเสนอราคาให้ลูกค้า
- ขออนุมัติสัญญา หรือเอกสารที่ต้องผ่านหลายแผนก
กติกาอนุมัติที่ต้องตกลงกันก่อนทำระบบ
ต้องเขียนกติกาที่ทุกคนใช้อยู่ในหัวออกมาเป็นตาราง ซึ่งยากกว่าตัวซอฟต์แวร์ ถ้ายังตอบไม่ได้ว่าใบขอซื้อยอดนี้ของแผนกนี้ต้องผ่านใคร ระบบก็ตอบไม่ได้เหมือนกัน ตารางข้างล่างเป็นตัวอย่างรูปแบบ ตัวเลขวงเงินเป็นตัวอย่างเท่านั้น
- ผู้อนุมัติไม่อยู่ ใครอนุมัติแทน และนานแค่ไหนถึงส่งต่ออัตโนมัติ
- แก้ไขเอกสารหลังอนุมัติแล้ว ต้องอนุมัติใหม่ไหม
- ผู้ขอกับผู้อนุมัติเป็นคนเดียวกันได้ไหม
- ใครเห็นเอกสารอะไรได้บ้าง เช่น ใบเบิกเงินเดือนหรือข้อมูลส่วนตัว
| ยอดใบขอซื้อ | ผู้อนุมัติขั้นแรก | ผู้อนุมัติขั้นถัดไป |
|---|---|---|
| ไม่เกิน 10,000 บาท | หัวหน้าแผนก | ไม่มี |
| 10,001 ถึง 100,000 บาท | หัวหน้าแผนก | ผู้จัดการฝ่าย |
| เกิน 100,000 บาท | ผู้จัดการฝ่าย | กรรมการผู้จัดการ |
อนุมัติออนไลน์ ใช้แทนลายเซ็นได้ไหม
ใช้แทนได้ในหลักการ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 9 วางหลักว่า ถ้ากฎหมายกำหนดให้ต้องลงลายมือชื่อ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้แทนได้ เมื่อใช้วิธีที่ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ แสดงได้ว่าเจ้าของรับรองข้อความนั้น และวิธีนั้นเชื่อถือได้เหมาะกับวัตถุประสงค์ ระบบที่ผู้ใช้ล็อกอินด้วยบัญชีของตัวเอง และเก็บประวัติว่าใครกดอนุมัติเอกสารฉบับไหนเมื่อไหร่ ช่วยพิสูจน์เรื่องเหล่านี้ได้ง่ายกว่าข้อความ "โอเค" ในแชต
เอกสารทางภาษี เช่น ใบกำกับภาษี มีกติกาของกรมสรรพากรแยกต่างหาก และเอกสารบางประเภทกฎหมายยังกำหนดวิธีเฉพาะไว้ คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าจะเลิกใช้ลายเซ็นบนกระดาษกับเอกสารสำคัญ ควรถามนักกฎหมายหรือผู้สอบบัญชีก่อน
พิมพ์ "โอเค" ในแชต LINE
- ต้องพิสูจน์ว่าคำว่าโอเคหมายถึงเอกสารฉบับไหน
- พิสูจน์ยากว่าเอกสารไม่ได้แก้หลังอนุมัติ
- หาย้อนหลังยากเมื่อแชตยาว
กดอนุมัติในระบบ
- ผู้อนุมัติล็อกอินด้วยบัญชีของตัวเอง
- การอนุมัติผูกกับเอกสารฉบับนั้น
- เก็บประวัติว่าใครอนุมัติ เมื่อไหร่
ทางเลือกทำระบบอนุมัติ ตั้งแต่ของฟรีถึงทำระบบเอง
มีสี่ทาง เลือกจากจำนวนแบบเอกสาร ความซับซ้อนของกติกา และระบบที่ต้องต่อ ไม่ต้องเริ่มจากทางที่แพงที่สุด
| ฟอร์มออนไลน์กับชีต | ฟีเจอร์ในโปรแกรมที่ใช้อยู่ | บริการอนุมัติเอกสารแบบเช่า | ทำระบบเอง | |
|---|---|---|---|---|
| เหมาะกับ | เอกสารแบบเดียว สายอนุมัติสั้น | งานที่อยู่ในโปรแกรมนั้นอยู่แล้ว เช่น ใบลาในโปรแกรม HR | หลายแบบเอกสาร กติกามาตรฐาน | กติกาเฉพาะ ต้องต่อกับจัดซื้อ บัญชี หรือ LINE |
| ค่าใช้จ่าย | ฟรีหรือรวมในบริการที่มีอยู่ | รวมในค่าโปรแกรม หรือเป็นส่วนเสริม | ค่าเช่าต่อผู้ใช้ต่อเดือน | ค่าทำครั้งเดียว บวกค่าดูแล |
| กติกาตามวงเงินและแผนก | ทำได้น้อย | ตามที่โปรแกรมรองรับ | ส่วนใหญ่ทำได้ | ได้ทุกแบบที่กำหนด |
| ประวัติการอนุมัติ | มีเท่าที่ชีตเก็บ แก้ย้อนหลังได้ | มี | มี | มี และออกแบบรายงานเองได้ |
| ข้อมูลอยู่ที่ไหน | ในบัญชีของคนที่สร้าง | ที่ผู้ขายโปรแกรม | ที่ผู้ให้บริการ | ที่ที่คุณเลือก |
แจ้งเตือนผู้อนุมัติผ่าน LINE ได้ไหม
ได้ และเป็นเหตุผลที่คำขอไม่ค้าง ผู้อนุมัติได้ข้อความใน LINE กดเข้าไปดูรายละเอียดแล้วอนุมัติได้เลย โดยล็อกอินผ่าน LINE Login ให้ระบบรู้ว่าเป็นใคร ข้อควรรู้คือข้อความแจ้งเตือนที่ระบบส่งออกไปเองนับเป็นข้อความพุชของ LINE OA ถ้าคำขอเยอะ ควรสรุปรวมรอบละครั้งแทนส่งทีละรายการ
ระบบการจัดซื้อของบริษัท มีอะไรบ้างนอกจากอนุมัติใบขอซื้อ
ครอบคลุมตั้งแต่ขอซื้อ เลือกผู้ขาย สั่งซื้อ รับของ จนถึงตั้งหนี้และจ่ายเงิน การอนุมัติใบขอซื้อเป็นแค่ขั้นแรก ถ้าแต่ละขั้นอยู่คนละไฟล์ คำถามที่ตอบยากที่สุดคือของที่สั่งมาครบไหม และจ่ายเงินถูกยอดไหม
ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) ที่มักขึ้นมาเมื่อค้นคำว่าระบบจัดซื้อ เป็นระบบของกรมบัญชีกลางสำหรับหน่วยงานรัฐ ไม่ใช่ระบบจัดซื้อภายในของบริษัทเอกชน ตารางข้างล่างคือขั้นตอนการจัดซื้อของบริษัททั่วไป
- ทะเบียนผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี บัญชีธนาคาร และเงื่อนไขการชำระเงิน
- ราคาที่ตกลงไว้กับผู้ขายประจำ เพื่อให้ใบสั่งซื้อใช้ราคาเดียวกันทุกครั้ง
- จัดซื้อวัตถุดิบตามจุดสั่งซื้อ ระบบเตือนเมื่อสต๊อกต่ำกว่าที่กำหนด
- ร้านอาหารหรือธุรกิจหลายสาขา รวมรายการสั่งวัตถุดิบของทุกสาขาก่อนส่งให้ผู้ขาย
- หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อจ่ายค่าจ้างหรือค่าบริการ
| ขั้นตอน | เอกสาร | ระบบช่วยอะไร |
|---|---|---|
| ขอซื้อ | ใบขอซื้อ (PR) | ส่งอนุมัติตามวงเงินและแผนก |
| เทียบราคาและเลือกผู้ขาย | ใบเสนอราคาจากผู้ขาย | เก็บใบเสนอราคาไว้กับใบขอซื้อ และเห็นราคาที่เคยซื้อครั้งก่อน |
| สั่งซื้อ | ใบสั่งซื้อ (PO) | สร้างจากใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว ไม่ต้องคีย์ใหม่ |
| รับของ | ใบรับสินค้า | เทียบจำนวนที่รับกับที่สั่ง แล้วเพิ่มเข้าสต๊อก |
| ตั้งหนี้และจ่ายเงิน | ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีของผู้ขาย | เทียบใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ให้ตรงกันก่อนจ่าย |
| รายงาน | สรุปยอดซื้อ | ยอดซื้อแยกตามผู้ขาย แผนก และโครงการ |
เมื่อไหร่ควรทำระบบอนุมัติเอง
ทำเองคุ้มเมื่อกติกาอนุมัติเป็นเรื่องเฉพาะของบริษัท และเอกสารต้องไหลต่อไปที่ระบบอื่น เช่น ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วต้องออกเป็นใบสั่งซื้อ ตัดงบของโครงการ และตั้งเจ้าหนี้ในระบบบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ ถ้าแค่ต้องการให้ใบลาไม่หาย ใช้ของที่มีอยู่ก่อนดีกว่า
เช็กลิสต์ก่อนทำระบบอนุมัติเอกสาร
- เขียนตารางวงเงินและผู้อนุมัติของแต่ละแผนกได้ครบ?
- ตกลงแล้วว่าใครอนุมัติแทนเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่?
- รู้ว่าเอกสารที่อนุมัติแล้วต้องไปต่อที่ระบบไหน?
- ผู้อนุมัติทุกคนมีบัญชีของตัวเอง ไม่ใช้บัญชีร่วม?
- มีประวัติว่าใครอนุมัติฉบับไหน เมื่อไหร่ และแก้ย้อนหลังไม่ได้?
- ถามผู้สอบบัญชีแล้วว่าเอกสารไหนยังต้องใช้ลายเซ็นบนกระดาษ?
คำถามที่พบบ่อย
ระบบจัดซื้อ มีอะไรบ้าง?
ระบบจัดซื้อของบริษัทมักมีใบขอซื้อพร้อมสายอนุมัติ ทะเบียนผู้ขาย การเก็บใบเสนอราคาเพื่อเทียบราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า การเทียบใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ก่อนจ่ายเงิน และรายงานยอดซื้อ ถ้ามีสต๊อก ระบบจะเพิ่มสต๊อกตอนรับของ และเตือนเมื่อวัตถุดิบต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ
ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ฟรีมีไหม?
มี แบบง่ายที่สุดคือฟอร์มออนไลน์ส่งข้อมูลเข้าชีต แล้วให้ผู้อนุมัติแก้สถานะ หรือใช้ฟีเจอร์อนุมัติที่มีในชุดโปรแกรมสำนักงานที่บริษัทใช้อยู่ เหมาะกับเอกสารแบบเดียวที่สายอนุมัติสั้น ข้อจำกัดคือกติกาตามวงเงินทำได้น้อย และประวัติในชีตแก้ย้อนหลังได้
ใบขอซื้อ (PR) กับใบสั่งซื้อ (PO) ต่างกันยังไง?
ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายใน ให้แผนกที่ต้องการของขออนุมัติซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ส่งให้ผู้ขายหลังจากใบขอซื้อได้รับอนุมัติแล้ว ในระบบที่ดี ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วจะสร้างเป็นใบสั่งซื้อได้เลยโดยไม่ต้องคีย์ใหม่
อนุมัติในแชต LINE ถือว่าอนุมัติแล้วไหม?
อาจใช้เป็นหลักฐานได้ แต่พิสูจน์ยากกว่า เพราะต้องแสดงว่าข้อความนั้นหมายถึงเอกสารฉบับไหน และเอกสารไม่ได้แก้หลังจากนั้น ระบบอนุมัติที่ผูกการกดอนุมัติกับเอกสารฉบับนั้นและเก็บประวัติไว้ ทำให้ตรวจย้อนหลังได้ชัดกว่า เรื่องผลทางกฎหมายของเอกสารสำคัญ ควรถามนักกฎหมาย
ทำระบบอนุมัติเอกสารใช้เวลานานแค่ไหน?
ขึ้นกับจำนวนแบบเอกสาร จำนวนขั้นอนุมัติ และระบบที่ต้องต่อ ส่วนที่มักใช้เวลามากที่สุดคือการตกลงกติกาให้ครบก่อนเริ่ม ถ้าตารางวงเงินและผู้อนุมัติชัดตั้งแต่แรก งานพัฒนาจะประเมินเวลาได้แม่นขึ้นมาก