ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ใบขอซื้อ ใบลา เบิกเงิน ทำแบบไหนดี ฟรีหรือทำระบบเอง

คำตอบสั้นๆ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์คือระบบที่รับคำขอ เช่น ใบขอซื้อ ใบลา หรือใบเบิกค่าใช้จ่าย ส่งไปให้ผู้อนุมัติตามกติกาของบริษัทโดยอัตโนมัติ แล้วเก็บประวัติว่าใครอนุมัติอะไร เมื่อไหร่ ถ้าเอกสารมีไม่กี่แบบและสายอนุมัติสั้น ฟอร์มออนไลน์หรือฟีเจอร์อนุมัติในโปรแกรมที่ใช้อยู่ก็พอ ถ้ากติกาขึ้นกับวงเงิน แผนก หรือโครงการ และต้องต่อกับระบบจัดซื้อหรือบัญชี การทำระบบเองมักคุ้มกว่า ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ การอนุมัติทางอิเล็กทรอนิกส์ใช้แทนการลงลายมือชื่อได้ ถ้าวิธีที่ใช้ระบุตัวผู้อนุมัติได้และเชื่อถือได้

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ คืออะไร

ระบบนี้แทนการเดินเอกสารกระดาษ หรือการส่งรูปเอกสารในแชตแล้วรอคำว่าโอเค พนักงานกรอกคำขอในระบบ ระบบดูกติกาแล้วส่งให้ผู้อนุมัติที่ถูกคน ผู้อนุมัติกดอนุมัติ ส่งกลับให้แก้ หรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล ทุกขั้นตอนมีบันทึกเวลาและชื่อคนทำ

ประโยชน์ที่เห็นชัดที่สุดไม่ใช่ความเร็วอย่างเดียว แต่คือหาย้อนหลังได้ ตอนตรวจสอบบัญชี ตอนมีข้อสงสัยว่าใครอนุมัติการซื้อครั้งนี้ หรือตอนผู้บริหารอยากรู้ว่าคำขอค้างอยู่ที่ใคร

เอกสารที่นิยมทำเป็นระบบอนุมัติ

เริ่มจากเอกสารที่มีจำนวนมากที่สุด หรือเอกสารที่ค้างบ่อยที่สุด ไม่จำเป็นต้องทำทุกแบบพร้อมกัน

ใบขอซื้อ (PR) ที่อนุมัติแล้วกลายเป็นใบสั่งซื้อ (PO) ส่งให้ผู้ขาย
ใบลา ที่ต้องเช็กวันลาคงเหลือก่อนส่งให้หัวหน้า
ใบเบิกค่าใช้จ่ายและเงินทดรองจ่าย พร้อมแนบรูปใบเสร็จ
ขออนุมัติส่วนลดหรือราคาพิเศษ ก่อนออกใบเสนอราคาให้ลูกค้า
ขออนุมัติสัญญา หรือเอกสารที่ต้องผ่านหลายแผนก

กติกาอนุมัติที่ต้องตกลงกันก่อนทำระบบ

ส่วนที่ยากที่สุดไม่ใช่ตัวซอฟต์แวร์ แต่คือการเขียนกติกาที่ทุกคนใช้อยู่ในหัวออกมาเป็นตาราง ถ้ายังตอบไม่ได้ว่าใบขอซื้อยอดนี้ของแผนกนี้ต้องผ่านใคร ระบบก็ตอบไม่ได้เหมือนกัน ตารางข้างล่างเป็นตัวอย่างรูปแบบ ตัวเลขวงเงินเป็นตัวอย่างเท่านั้น

ผู้อนุมัติไม่อยู่ ใครอนุมัติแทน และนานแค่ไหนถึงส่งต่ออัตโนมัติ
แก้ไขเอกสารหลังอนุมัติแล้ว ต้องอนุมัติใหม่ไหม
ผู้ขอกับผู้อนุมัติเป็นคนเดียวกันได้ไหม
ใครเห็นเอกสารอะไรได้บ้าง เช่น ใบเบิกเงินเดือนหรือข้อมูลส่วนตัว

ตัวอย่างตารางวงเงินอนุมัติใบขอซื้อ (ตัวเลขสมมติ ให้ใช้วงเงินของบริษัทคุณเอง)
ยอดใบขอซื้อ	ผู้อนุมัติขั้นแรก	ผู้อนุมัติขั้นถัดไป
ไม่เกิน 10,000 บาท	หัวหน้าแผนก	ไม่มี
10,001 ถึง 100,000 บาท	หัวหน้าแผนก	ผู้จัดการฝ่าย
เกิน 100,000 บาท	ผู้จัดการฝ่าย	กรรมการผู้จัดการ

อนุมัติออนไลน์ ใช้แทนลายเซ็นได้ไหม

พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 มาตรา 9 วางหลักว่า ถ้ากฎหมายกำหนดให้ต้องลงลายมือชื่อ ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ใช้แทนได้ เมื่อใช้วิธีที่ระบุตัวเจ้าของลายมือชื่อได้ และแสดงได้ว่าเจ้าของรับรองข้อความนั้น และวิธีนั้นเชื่อถือได้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ ระบบอนุมัติที่ผู้ใช้ต้องล็อกอินด้วยบัญชีของตัวเอง และเก็บประวัติว่าใครกดอนุมัติเอกสารฉบับไหนเมื่อไหร่ ช่วยให้พิสูจน์สองข้อนี้ได้ง่ายกว่าข้อความ "โอเค" ในแชต

เอกสารทางภาษี เช่น ใบกำกับภาษี มีกติกาของกรมสรรพากรแยกต่างหาก และเอกสารบางประเภทกฎหมายยังกำหนดวิธีเฉพาะไว้ คู่มือนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย ถ้าจะเลิกใช้ลายเซ็นบนกระดาษกับเอกสารสำคัญ ควรถามนักกฎหมายหรือผู้สอบบัญชีก่อน

ทางเลือกทำระบบอนุมัติ ตั้งแต่ของฟรีถึงทำระบบเอง

เลือกจากจำนวนแบบเอกสาร ความซับซ้อนของกติกา และระบบที่ต้องต่อด้วย ไม่ต้องเริ่มจากทางที่แพงที่สุด

สี่ทางในการทำระบบอนุมัติเอกสาร
	ฟอร์มออนไลน์กับชีต	ฟีเจอร์ในโปรแกรมที่ใช้อยู่	บริการอนุมัติเอกสารแบบเช่า	ทำระบบเอง
เหมาะกับ	เอกสารแบบเดียว สายอนุมัติสั้น	งานที่อยู่ในโปรแกรมนั้นอยู่แล้ว เช่น ใบลาในโปรแกรม HR	หลายแบบเอกสาร กติกามาตรฐาน	กติกาเฉพาะ ต้องต่อกับจัดซื้อ บัญชี หรือ LINE
ค่าใช้จ่าย	ฟรีหรือรวมในบริการที่มีอยู่	รวมในค่าโปรแกรม หรือเป็นส่วนเสริม	ค่าเช่าต่อผู้ใช้ต่อเดือน	ค่าทำครั้งเดียว บวกค่าดูแล
กติกาตามวงเงินและแผนก	ทำได้น้อย	ตามที่โปรแกรมรองรับ	ส่วนใหญ่ทำได้	ได้ทุกแบบที่กำหนด
ประวัติการอนุมัติ	มีเท่าที่ชีตเก็บ แก้ย้อนหลังได้	มี	มี	มี และออกแบบรายงานเองได้
ข้อมูลอยู่ที่ไหน	ในบัญชีของคนที่สร้าง	ที่ผู้ขายโปรแกรม	ที่ผู้ให้บริการ	ที่ที่คุณเลือก

แจ้งเตือนผู้อนุมัติผ่าน LINE ได้ไหม

ได้ และเป็นเหตุผลที่คำขอไม่ค้าง ผู้อนุมัติได้ข้อความใน LINE กดเข้าไปดูรายละเอียดแล้วอนุมัติได้เลย โดยล็อกอินผ่าน LINE Login ให้ระบบรู้ว่าเป็นใคร ข้อควรรู้คือข้อความแจ้งเตือนที่ระบบส่งออกไปเองนับเป็นข้อความพุชของ LINE OA ถ้าคำขอเยอะ ควรสรุปรวมรอบละครั้งแทนส่งทีละรายการ

ทำระบบบน LINE OA ลางาน แจ้งเตือน และค่าข้อความ

ระบบการจัดซื้อของบริษัท มีอะไรบ้างนอกจากอนุมัติใบขอซื้อ

การอนุมัติใบขอซื้อเป็นแค่ขั้นแรก ระบบการจัดซื้อของบริษัทครอบคลุมตั้งแต่ขอซื้อ เลือกผู้ขาย สั่งซื้อ รับของ จนถึงตั้งหนี้และจ่ายเงิน ถ้าแต่ละขั้นอยู่คนละไฟล์ คำถามที่ตอบยากที่สุดคือของที่สั่งมาครบไหม และจ่ายเงินถูกยอดไหม

ระบบจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐ (e-GP) ที่มักขึ้นมาเมื่อค้นคำว่าระบบจัดซื้อ เป็นระบบของกรมบัญชีกลางสำหรับการซื้อของหน่วยงานรัฐ ไม่ใช่ระบบจัดซื้อภายในของบริษัทเอกชน ตารางข้างล่างคือขั้นตอนการจัดซื้อของบริษัททั่วไป

ทะเบียนผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี บัญชีธนาคาร และเงื่อนไขการชำระเงิน
ราคาที่ตกลงไว้กับผู้ขายประจำ เพื่อให้ใบสั่งซื้อใช้ราคาเดียวกันทุกครั้ง
จัดซื้อวัตถุดิบตามจุดสั่งซื้อ ระบบเตือนเมื่อสต๊อกต่ำกว่าที่กำหนด
ร้านอาหารหรือธุรกิจหลายสาขา รวมรายการสั่งวัตถุดิบของทุกสาขาก่อนส่งให้ผู้ขาย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อจ่ายค่าจ้างหรือค่าบริการ

ขั้นตอนการจัดซื้อของบริษัท เอกสารที่ใช้ และสิ่งที่ระบบช่วยได้
ขั้นตอน	เอกสาร	ระบบช่วยอะไร
ขอซื้อ	ใบขอซื้อ (PR)	ส่งอนุมัติตามวงเงินและแผนก
เทียบราคาและเลือกผู้ขาย	ใบเสนอราคาจากผู้ขาย	เก็บใบเสนอราคาไว้กับใบขอซื้อ และเห็นราคาที่เคยซื้อครั้งก่อน
สั่งซื้อ	ใบสั่งซื้อ (PO)	สร้างจากใบขอซื้อที่อนุมัติแล้ว ไม่ต้องคีย์ใหม่
รับของ	ใบรับสินค้า	เทียบจำนวนที่รับกับที่สั่ง แล้วเพิ่มเข้าสต๊อก
ตั้งหนี้และจ่ายเงิน	ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษีของผู้ขาย	เทียบใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ให้ตรงกันก่อนจ่าย
รายงาน	สรุปยอดซื้อ	ยอดซื้อแยกตามผู้ขาย แผนก และโครงการ

ระบบ ERP ที่รวมจัดซื้อ สต๊อก และบัญชีไว้ด้วยกัน

เมื่อไหร่ควรทำระบบอนุมัติเอง

ทำเองคุ้มเมื่อกติกาอนุมัติเป็นเรื่องเฉพาะของบริษัท และเอกสารต้องไหลต่อไปที่ระบบอื่น เช่น ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วต้องออกเป็นใบสั่งซื้อ ตัดงบประมาณของโครงการ และตั้งเจ้าหนี้ในระบบบัญชีโดยไม่ต้องคีย์ซ้ำ ถ้าแค่ต้องการให้ใบลาไม่หาย ใช้ของที่มีอยู่ก่อนดีกว่า

รับเขียนโปรแกรมและทำระบบเฉพาะงาน ซอร์สโค้ดเป็นของคุณ

เช็กลิสต์ก่อนทำระบบอนุมัติเอกสาร

เขียนตารางวงเงินและผู้อนุมัติของแต่ละแผนกได้ครบ?
ตกลงแล้วว่าใครอนุมัติแทนเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่?
รู้ว่าเอกสารที่อนุมัติแล้วต้องไปต่อที่ระบบไหน?
ผู้อนุมัติทุกคนมีบัญชีของตัวเอง ไม่ใช้บัญชีร่วม?
มีประวัติว่าใครอนุมัติฉบับไหน เมื่อไหร่ และแก้ย้อนหลังไม่ได้?
ถามผู้สอบบัญชีแล้วว่าเอกสารไหนยังต้องใช้ลายเซ็นบนกระดาษ?

คำถามที่พบบ่อย

ระบบจัดซื้อ มีอะไรบ้าง?

ระบบจัดซื้อของบริษัทมักมีใบขอซื้อพร้อมสายอนุมัติ ทะเบียนผู้ขาย การเก็บใบเสนอราคาเพื่อเทียบราคา ใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า การเทียบใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า และใบแจ้งหนี้ก่อนจ่ายเงิน และรายงานยอดซื้อ ถ้ามีสต๊อก ระบบจะเพิ่มสต๊อกตอนรับของ และเตือนเมื่อวัตถุดิบต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ

ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ ฟรีมีไหม?

มี แบบง่ายที่สุดคือฟอร์มออนไลน์ส่งข้อมูลเข้าชีต แล้วให้ผู้อนุมัติแก้สถานะ หรือใช้ฟีเจอร์อนุมัติที่มีในชุดโปรแกรมสำนักงานที่บริษัทใช้อยู่ เหมาะกับเอกสารแบบเดียวที่สายอนุมัติสั้น ข้อจำกัดคือกติกาตามวงเงินทำได้น้อย และประวัติในชีตแก้ย้อนหลังได้

ใบขอซื้อ (PR) กับใบสั่งซื้อ (PO) ต่างกันยังไง?

ใบขอซื้อเป็นเอกสารภายใน ให้แผนกที่ต้องการของขออนุมัติซื้อ ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารที่ส่งให้ผู้ขายหลังจากใบขอซื้อได้รับอนุมัติแล้ว ในระบบที่ดี ใบขอซื้อที่อนุมัติแล้วจะสร้างเป็นใบสั่งซื้อได้เลยโดยไม่ต้องคีย์ใหม่

อนุมัติในแชต LINE ถือว่าอนุมัติแล้วไหม?

อาจใช้เป็นหลักฐานได้ แต่พิสูจน์ยากกว่า เพราะต้องแสดงว่าข้อความนั้นหมายถึงเอกสารฉบับไหน และเอกสารไม่ได้แก้หลังจากนั้น ระบบอนุมัติที่ผูกการกดอนุมัติกับเอกสารฉบับนั้นและเก็บประวัติไว้ ทำให้ตรวจย้อนหลังได้ชัดกว่า เรื่องผลทางกฎหมายของเอกสารสำคัญ ควรถามนักกฎหมาย

ทำระบบอนุมัติเอกสารใช้เวลานานแค่ไหน?

ขึ้นกับจำนวนแบบเอกสาร จำนวนขั้นอนุมัติ และระบบที่ต้องต่อ ส่วนที่มักใช้เวลามากที่สุดคือการตกลงกติกาให้ครบก่อนเริ่ม ถ้าตารางวงเงินและผู้อนุมัติชัดตั้งแต่แรก งานพัฒนาจะประเมินเวลาได้แม่นขึ้นมาก