ระบบ POS คลินิก ต่างจาก POS ร้านค้ายังไง และต้องทำอะไรได้บ้าง

01

ระบบ POS คลินิก ต่างจาก POS ร้านค้าทั่วไปยังไง

POS ร้านค้ารู้แค่ว่าขายอะไร ราคาเท่าไหร่ ส่วน POS ของคลินิกต้องรู้ด้วยว่าบิลนี้เป็นของคนไข้คนไหน มาตรวจครั้งไหน และหมอคนไหนทำอะไร เพราะเงินที่รับแต่ละครั้งต้องไปเปลี่ยนตัวเลขอีกสามที่ คือยาในคลัง จำนวนครั้งที่เหลือในคอร์ส และค่ามือหมอ

คลินิกที่ใช้แอป POS ร้านค้าคู่กับบัตรคนไข้จึงทำงานซ้ำทุกบิล พนักงานอ่านสิ่งที่หมอสั่งแล้วกดรายการใหม่ในแอป หักคอร์สในสมุดอีกเล่ม สิ้นเดือนค่อยไล่บิลคิดค่ามือ จดซ้ำกี่ที่ ตัวเลขก็มีโอกาสไม่ตรงกันกี่ที่

02

บิลคลินิกหนึ่งใบมีรายการอะไรบ้าง และแต่ละรายการต้องไปเปลี่ยนอะไรต่อ

มีห้าแบบปนกัน คือค่าตรวจและหัตถการ ยา สินค้าหน้าร้าน ขายคอร์ส และใช้คอร์ส แต่ละแบบต้องไปเปลี่ยนตัวเลขคนละที่ ก่อนเลือกโปรแกรม ให้เอาบิลจริงของคลินิกสักใบมาไล่ดูทีละบรรทัด

บรรทัดที่หลุดบ่อยที่สุดคือการใช้คอร์ส เพราะวันนั้นไม่มีเงินเข้า ถ้าระบบดูแค่เงิน ครั้งที่คนไข้มาใช้คอร์สจะไม่เหลือร่องรอยในบิล และค่ามือของหมอที่ทำครั้งนั้นก็หายไปด้วย

ค่ามือแพทย์ คิดยังไง หัก ณ ที่จ่ายเท่าไหร่

03

รับเงินช่องทางไหนได้บ้าง และรับ PromptPay ต้องระวังอะไร

สี่ทาง คือเงินสด เงินโอน PromptPay และบัตร ระบบควรบันทึกได้ว่าบิลหนึ่งจ่ายมากี่ทาง ทางละเท่าไหร่ เพราะคอร์สราคาสูงมักจ่ายผสม บางส่วนเงินสด บางส่วนรูดบัตร หรือวางมัดจำก่อนแล้วจ่ายที่เหลือวันที่มาทำ

เรื่องที่ต้องระวังกับ PromptPay คือสลิป ภาพสลิปบนโทรศัพท์คนไข้ไม่ใช่หลักฐานว่าเงินเข้าแล้ว เพราะแต่งภาพได้ไม่ยาก ให้เปิดการแจ้งเตือนเงินเข้าของบัญชีคลินิก และให้คนรับเงินเห็นยอดเข้าจริงก่อนกดบันทึกว่ารับแล้ว ถ้าใช้ QR ที่มียอดของบิลอยู่แล้ว คนไข้ไม่ต้องพิมพ์ยอดเอง ก็ลดการโอนผิดยอดได้อีกทาง

ถ้ารับบัตรเครดิต คลินิกต้องมีเครื่องรูดบัตร (EDC) ของธนาคาร ถ้าโปรแกรมไม่ได้เชื่อมกับเครื่องรูดบัตรโดยตรง พนักงานจะบันทึกยอดและเลขอ้างอิงที่รูดไว้ในบิล แล้วเทียบกับสลิปสรุปยอดของเครื่องตอนปิดคลินิก

04

คลินิกต้องออกใบกำกับภาษีไหม หรือออกแค่ใบเสร็จรับเงิน

ค่ารักษาของคลินิกที่มีใบอนุญาตสถานพยาบาล ให้ออกใบเสร็จรับเงินเท่านั้น บริการนี้ได้รับยกเว้น VAT ตามประมวลรัษฎากรมาตรา 81(1)(ญ) คลินิกจึงไม่มีสิทธิจดทะเบียน VAT สำหรับการรักษา และไม่มีสิทธิออกใบกำกับภาษีให้คนไข้

พลาดแล้วเสียหายมาก ข้อหารือกรมสรรพากร กค 0702/6973 ลงวันที่ 7 กันยายน 2561 เป็นกรณีแพทย์ที่เปิดคลินิก จดทะเบียน VAT และออกใบกำกับภาษีให้คนไข้ทุกครั้งที่รักษา กรมสรรพากรตอบว่าแพทย์คนนี้ไม่มีสิทธิจดทะเบียนตั้งแต่แรก ต้องขอถอนทะเบียน และยังต้องรับผิดจากใบกำกับภาษีที่ออกไปโดยไม่มีสิทธิ ทั้งภาษีตามใบกำกับในส่วนที่เสียขาด เงินเพิ่ม เบี้ยปรับ และค่าปรับทางอาญา

ในทางปฏิบัติ ถ้าใช้แอป POS ร้านค้าที่ตั้งให้พิมพ์ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องปิดตัวเลือกนั้น และตั้งหัวเอกสารเป็นใบเสร็จรับเงิน

ส่วนที่ไม่ได้รับยกเว้นคือการขายของที่ไม่ใช่การรักษา เช่น เครื่องสำอางหรืออาหารเสริมที่ขายให้คนทั่วไป ถ้ารายรับส่วนนี้ถึงเกณฑ์ คลินิกต้องจดทะเบียน VAT สำหรับรายรับส่วนนั้น ระบบ POS จึงควรแยกรายการรักษากับสินค้าในบิลตั้งแต่วันแรก นักบัญชีจะได้แยกรายรับสองส่วนโดยไม่ต้องไล่ทีละบิล

ภาษีของคลินิก ทั้ง VAT และค่ามือหมอ

05

ขายคอร์สความงาม ใบเสร็จต้องเขียนอะไรตามประกาศ สคบ.

ต้องเป็นภาษาไทย มอบให้ลูกค้าทันทีที่รับเงิน และมี 8 รายการด้านล่าง สำหรับคอร์สที่ลูกค้ามาใช้ต่อเนื่องตามจำนวนครั้งหรือภายในระยะเวลาที่กำหนด กติกานี้มาจากประกาศคณะกรรมการว่าด้วยสัญญา เรื่องให้ธุรกิจการให้บริการเสริมความงามเป็นธุรกิจที่ควบคุมรายการในหลักฐานการรับเงิน พ.ศ. 2563 ประกาศนี้ครอบคลุมบริการเพื่อความสะอาด ความสวยงาม การดูแลผิว การลดน้ำหนัก และการดูแลสัดส่วน แต่ไม่รวมศัลยกรรม การดูดไขมัน การฟื้นฟูสุขภาพ และการรักษาโรคโดยผู้ประกอบโรคศิลปะ

ตัวอักษรบนใบเสร็จต้องสูงไม่ต่ำกว่า 2 มิลลิเมตร

• ชื่อและที่อยู่ของคลินิก
• ชื่อผู้มีอำนาจออกใบเสร็จ
• ชื่อและที่อยู่ของลูกค้า
• วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของคอร์สหรือการเป็นสมาชิก
• จำนวนเงินค่าบริการ
• ข้อความว่าถ้าลูกค้ายังไม่ได้ใช้บริการภายใน 7 วันนับจากวันที่จ่ายเงิน คลินิกต้องคืนเงินเต็มจำนวน ถ้าจ่ายด้วยบัตรเครดิต หักค่าธรรมเนียมบัตรได้
• ข้อความว่าคลินิกต้องคืนเงินตามสัดส่วนที่ยังไม่ได้ใช้ ถ้าคลินิกปิด ปิดปรับปรุง หรือย้ายจนลูกค้าไปใช้ที่อื่นไม่สะดวก ให้บริการตามที่ตกลงไม่ได้ หรือลูกค้ามีใบรับรองแพทย์ว่าทำต่อแล้วอาจเป็นอันตราย
• ลายมือชื่อของคลินิกหรือผู้มีอำนาจออกใบเสร็จ และลายมือชื่อผู้รับเงิน

06

ข้อความท้ายใบเสร็จคอร์สแบบไหนที่ใช้ไม่ได้

ข้อความที่ตัดสิทธิลูกค้าฝ่ายเดียวใช้ไม่ได้ ประกาศฉบับเดียวกันห้ามใบเสร็จเขียนทำนองว่าจะไม่คืนเงินไม่ว่ากรณีใด ห้ามลูกค้ายกเลิก ให้คลินิกเปลี่ยนบริการหรือราคาได้ฝ่ายเดียว หรือให้ลูกค้าต้องทำตามกติกาของคลินิกที่ลูกค้าไม่ได้ยินยอม คำว่า "ไม่รับคืนเงินทุกกรณี" ที่พิมพ์ท้ายใบเสร็จคอร์สกันมานานจึงใช้กับคอร์สที่เข้าข่ายไม่ได้

ต่อมา สคบ. ยังออกประกาศให้ธุรกิจการให้บริการเสริมความงามเป็นธุรกิจที่ควบคุมสัญญา ซึ่งกำหนดสัญญามาตรฐานของคอร์สเพิ่มเติม บริการไหนของคลินิกเข้าข่ายประกาศฉบับใด และฉบับไหนใช้บังคับอยู่ ให้ถามสายด่วน สคบ. 1166 หรือนักกฎหมาย ก่อนพิมพ์แบบฟอร์มใบเสร็จหรือสัญญาคอร์สชุดใหม่

07

ปิดคลินิกแต่ละวัน ต้องเช็กยอดอะไรบ้าง

เช็กว่ายอดที่ระบบบอกว่ารับมาแต่ละช่องทาง ตรงกับเงินที่มีอยู่จริง ไล่ตามลำดับนี้

ถ้าตัวเลขไม่ตรง ให้เริ่มหาจากบิลที่แบ่งจ่ายหลายช่องทาง กับบิลที่แก้ไขหลังรับเงิน สองกลุ่มนี้มักเป็นที่มาของยอดที่ไม่ตรง

• เงินสด นับเงินในลิ้นชัก หักเงินทอนตั้งต้นออก แล้วเทียบกับยอดเงินสดในรายงานของวัน
• เงินโอนและ PromptPay เทียบยอดรวมกับรายการเงินเข้าในแอปธนาคารของคลินิก
• บัตร เทียบกับสลิปสรุปยอดของเครื่องรูดบัตร
• บิลที่ยกเลิกหรือคืนเงิน ดูว่าใครทำ และมีเหตุผลกำกับไว้หรือไม่
• ยอดค้างชำระ ดูว่าคนไข้คนไหนยังจ่ายไม่ครบ และนัดเก็บส่วนที่เหลือ

08

ต้องซื้อเครื่อง POS หรือเครื่องพิมพ์ใบเสร็จไหม

ไม่ต้องซื้อเครื่อง POS โปรแกรมคลินิกบนคลาวด์ใช้กับคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตที่มีเบราว์เซอร์ได้ เครื่องรูดบัตรขอจากธนาคารที่คลินิกใช้อยู่ ก่อนซื้อเครื่องพิมพ์ ให้เช็กว่าโปรแกรมพิมพ์ใบเสร็จแบบไหนได้บ้าง

ใบเสร็จ A4 เหมาะกับบิลคอร์สราคาสูง หรือบิลที่คนไข้ต้องเอาไปเบิกประกัน เพราะมีที่ให้รายการยาวและลายมือชื่อ เครื่องพิมพ์แบบม้วนขนาด 80 หรือ 58 มม. แบบที่ใช้ในร้านค้า เหมาะกับคลินิกที่บิลส่วนใหญ่สั้นและคนไข้ต่อคิวจ่ายเงินเร็ว

09

SyncEdge Clinic รับเงินหน้าเคาน์เตอร์ยังไง และยังทำอะไรไม่ได้

พอหมอปิดการตรวจ บิลเกิดจากรายการที่บันทึกไว้ในการตรวจครั้งนั้นเลย ทั้งค่าบริการ ยา สมุนไพร สินค้า และคอร์ส พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ไม่ต้องกดรายการใหม่ ส่วนคนที่มาซื้อของหรือซื้อคอร์สโดยไม่ได้ตรวจ ขายผ่านหน้าสร้างใบแจ้งหนี้ (Counter Sale) ยาและสินค้าตัดสต๊อกเมื่อปิดการตรวจหรือเมื่อรับเงิน ครั้งที่ใช้คอร์สก็ตัดสต๊อกของที่ใช้ และถ้าคืนเงิน ยอดสต๊อกก็กลับคืน

รับเงินสดพร้อมคำนวณเงินทอน บัตร พร้อมเพย์ โอนธนาคาร และเครดิตที่คนไข้เติมไว้ บิลเดียวแบ่งจ่ายหลายช่องทางได้ ถ้าจ่ายไม่ครบ บิลขึ้นสถานะชำระบางส่วนพร้อมยอดค้างชำระ บิลที่ไม่มี VAT ตั้งผ่อนชำระพร้อมเงินมัดจำได้ ส่วนลดใส่ได้รายบรรทัดหรือทั้งบิล และแต่ละสาขาตั้งเพดานส่วนลดได้ ถ้าเกินเพดานต้องให้เจ้าของอนุมัติ

ใบเสร็จรับเงินรันเลขให้เองแยกตามสาขาและเดือน มีโลโก้ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเลขใบอนุญาตของคลินิก พิมพ์เป็นภาษาไทย อังกฤษ หรือสองภาษา บริการที่ยกเว้น VAT มีหมายเหตุมาตรา 81 พิมพ์ให้ ใบกำกับภาษีเต็มรูปออกได้เฉพาะเมื่อตั้งค่าว่าคลินิกจด VAT และบิลนั้นมี VAT ระบบไม่ออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ พิมพ์ได้ทั้งกระดาษ A4 และเครื่องพิมพ์แบบม้วน 80 หรือ 58 มม. ผ่านเบราว์เซอร์ หรือดาวน์โหลดเป็น PDF

พนักงานต้อนรับสร้างบิลและรับเงินได้ แต่ยกเลิกการชำระเงินหรือคืนเงินไม่ได้ ต้องเป็นผู้จัดการหรือฝ่ายบัญชี การคืนเงินที่เกินวงเงินที่สาขาตั้งไว้ต้องให้เจ้าของอนุมัติ และทุกครั้งที่ยกเลิก คืนเงิน หรือย้อนบิล ระบบเก็บไว้ในประวัติของบิล ตอนปิดคลินิก รายงานรายได้ประจำวันสรุปยอดแยกตามช่องทางชำระและแยกตามแพทย์ เห็นรายบิลว่าใครเป็นคนรับเงิน และส่งออกเป็น CSV Excel หรือ PDF ได้

ขายคอร์สแล้วคนไข้มีคอร์สทันที ระบบเก็บจำนวนครั้งที่เหลือ หักได้ตอนคนไข้มาทำ และมีรายงานคอร์สคงค้างกับคอร์สใกล้หมดอายุ ค่ามือหมอคิดจากบิลที่รับเงินแล้วตามกติกาของหมอแต่ละคน รวมถึงครั้งที่ใช้คอร์ส และถอนออกให้เมื่อคืนเงิน

สิ่งที่ยังทำไม่ได้มีห้าข้อ ข้อแรก ระบบไม่สร้าง QR พร้อมเพย์และไม่เช็กว่าเงินเข้าแล้ว คลินิกใช้ QR ของคลินิกเอง ดูยอดเข้าในแอปธนาคาร แล้วบันทึกว่าจ่ายด้วยพร้อมเพย์ ข้อสอง ไม่ได้เชื่อมกับเครื่องรูดบัตรหรือลิ้นชักเก็บเงิน และสแกนบาร์โค้ดสินค้าตอนขายไม่ได้ ข้อสาม ไม่มีหน้าปิดกะหรือปิดลิ้นชัก การนับเงินสดทำตามขั้นตอนในหัวข้อก่อนหน้า ข้อสี่ ส่งใบเสร็จให้คนไข้ทาง LINE หรืออีเมลจากระบบไม่ได้ ต้องพิมพ์หรือส่งไฟล์ PDF เอง ข้อห้า ใบเสร็จยังพิมพ์วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดของคอร์สกับข้อความเรื่องสิทธิคืนเงินตามประกาศ สคบ. ไม่ได้ และพิมพ์ที่อยู่คนไข้เฉพาะในใบกำกับภาษี คลินิกที่ขายคอร์สที่เข้าข่ายประกาศจึงต้องให้เอกสารแนบที่มีข้อความเหล่านี้พร้อมใบเสร็จ

ทุกอย่างในหัวข้อนี้มีตั้งแต่แพ็กเกจ Solo ฿990 ต่อเดือน รวม VAT แล้ว ส่วนการส่งออกข้อมูลบัญชีไป PEAK FlowAccount หรือ Express เริ่มที่ Starter ฿2,490 ต่อเดือน

ดูราคา SyncEdge Clinic ทุกแพ็กเกจ